公司章證管理辦法一、總則（一）目的為加強公司印章、證照的管理，維護公司的合法權益，規(guī)范印章、證照的使用行為，防范風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分公司、子公司。（三）定義1.印章：指公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章、部門章等各類具有法律效力的印章。2.證照：指公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、法定代表人身份證明書、資質證書、安全生產(chǎn)許可證等各類證件。（四）管理原則1.依法合規(guī)原則：印章、證照的管理和使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。2.專人負責原則：明確專人負責印章、證照的保管和使用，確保責任落實到人。3.審批規(guī)范原則：建立嚴格的審批流程，未經(jīng)審批不得擅自使用印章、證照。4.安全保密原則：采取有效措施確保印章、證照的安全，防止丟失、被盜用或濫用，對涉及的信息嚴格保密。二、印章管理（一）印章的刻制1.公司各類印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負責，根據(jù)工作需要填寫《印章刻制申請表》，經(jīng)公司法定代表人或授權代表審批后，到公安機關指定的刻章單位刻制。2.印章刻制完成后，行政部門應及時進行登記，并留存印章印模。（二）印章的保管1.公司公章、法定代表人章由公司辦公室主任保管；合同專用章由合同管理部門負責人保管；財務專用章由財務部門負責人保管；發(fā)票專用章由財務部門指定專人保管；部門章由各部門負責人保管。2.印章保管人員應妥善保管印章，不得隨意放置，確保印章安全。如因特殊原因需臨時委托他人保管，應辦理書面委托手續(xù)，并在委托期限屆滿后及時收回印章。3.印章保管人員應建立印章使用臺賬，詳細記錄印章使用日期、事由、批準人、使用人等信息。（三）印章的使用1.使用印章必須填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，并按照審批流程進行審批。2.審批流程：一般事項：由使用部門負責人審核，報分管領導批準。重要事項：由使用部門負責人審核，報分管領導審核后，再報公司法定代表人或授權代表批準。涉及合同簽訂等重大事項：按照公司合同管理辦法進行審批。3.印章保管人員應嚴格按照審批后的《印章使用申請表》用印，對不符合審批要求的，有權拒絕用印。4.用印時，印章保管人員應在印章使用臺賬上進行登記，并留存《印章使用申請表》原件。5.印章使用應在公司內(nèi)部進行，確需攜帶印章外出使用的，必須經(jīng)公司法定代表人或授權代表批準，并填寫《印章外出使用申請表》，注明外出事由、使用部門、使用人、預計使用時間等信息。印章外出期間，應由專人負責保管，使用完畢后及時帶回公司。（四）印章的停用與銷毀1.因機構變動、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，由印章保管部門填寫《印章停用申請表》，經(jīng)公司法定代表人或授權代表批準后，辦理停用手續(xù)。2.停用的印章應及時上繳公司辦公室，由辦公室統(tǒng)一封存保管。3.印章的銷毀由公司辦公室會同相關部門進行，填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)公司法定代表人或授權代表批準后，在兩人以上監(jiān)督下進行銷毀，并留存銷毀記錄。三、證照管理（一）證照的辦理1.公司各類證照的辦理由行政部門統(tǒng)一負責，根據(jù)工作需要填寫《證照辦理申請表》，經(jīng)公司法定代表人或授權代表審批后，按照相關規(guī)定辦理。2.證照辦理過程中，應及時跟蹤辦理進度，確保按時取得證照。（二）證照的保管1.公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證等重要證照由公司辦公室統(tǒng)一保管；法定代表人身份證明書、資質證書、安全生產(chǎn)許可證等其他證照由相關業(yè)務部門保管。2.證照保管人員應妥善保管證照，不得隨意出借、轉讓或丟失。如因特殊原因需臨時借用，應辦理書面借用手續(xù)，并在借用期限屆滿后及時歸還。3.證照保管人員應建立證照使用臺賬，詳細記錄證照使用日期、事由、批準人、使用人等信息。（三）證照的使用1.使用證照必須填寫《證照使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，并按照審批流程進行審批。2.審批流程：一般事項：由使用部門負責人審核，報分管領導批準。重要事項：由使用部門負責人審核，報分管領導審核后，再報公司法定代表人或授權代表批準。3.證照保管人員應嚴格按照審批后的《證照使用申請表》提供證照，并在證照使用臺賬上進行登記，留存《證照使用申請表》原件。4.證照使用應在公司內(nèi)部進行，確需攜帶證照外出使用的，必須經(jīng)公司法定代表人或授權代表批準，并填寫《證照外出使用申請表》，注明外出事由、使用部門、使用人、預計使用時間等信息。證照外出期間，應由專人負責保管，使用完畢后及時帶回公司。（四）證照的年檢與換證1.行政部門應及時關注各類證照的年檢與換證時間，提前做好準備工作，確保按時辦理年檢與換證手續(xù)。2.辦理年檢與換證手續(xù)時，應按照相關規(guī)定提交所需材料，確保手續(xù)齊全、合規(guī)。（五）證照的遺失與補辦1.如發(fā)現(xiàn)證照遺失，證照保管人員應立即向公司報告，并采取有效措施防止證照被冒用。2.公司應及時向相關部門掛失，并按照規(guī)定辦理補辦手續(xù)。補辦證照所需費用由責任人承擔。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查公司辦公室應定期對印章、證照的管理情況進行檢查，確保印章、證照的保管和使用符合規(guī)定。（二）不定期抽查公司領導或相關部門可根據(jù)工作需要對印章、證照的管理情況進行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（三）違規(guī)處理對違反本辦法規(guī)定，擅自使用印章、證照或因保管不善導致印章、證照遺