發(fā)票管理辦法實例一、總則（一）目的為加強本公司/組織發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、保管、使用等行為，保障公司/組織合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織及其所屬各部門、分支機構(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中涉及發(fā)票的相關(guān)事項。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家發(fā)票管理法律法規(guī)，確保發(fā)票管理活動合法、合規(guī)。2.準確規(guī)范原則：發(fā)票開具、取得、填寫等應準確無誤，符合規(guī)定格式和要求。3.安全保密原則：妥善保管發(fā)票及相關(guān)資料，防止發(fā)票遺失、被盜用等情況發(fā)生，確保信息安全。二、發(fā)票的種類及適用范圍（一）增值稅專用發(fā)票適用于本公司/組織作為增值稅一般納稅人銷售貨物、提供應稅勞務或者發(fā)生應稅行為時，開具給購買方用于抵扣進項稅額的發(fā)票。（二）增值稅普通發(fā)票1.折疊票：主要用于本公司/組織向增值稅小規(guī)模納稅人銷售貨物、提供應稅勞務或者發(fā)生應稅行為時開具；以及向消費者個人銷售貨物、提供應稅勞務或者發(fā)生應稅行為時開具。2.卷式發(fā)票：適用于本公司/組織在一些特定業(yè)務場景，如餐飲、住宿等行業(yè)，為消費者開具的發(fā)票。（三）機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票本公司/組織從事機動車銷售業(yè)務時，開具給購買方的發(fā)票。（四）通用機打發(fā)票在一些特定行業(yè)或業(yè)務中，根據(jù)稅務機關(guān)規(guī)定使用通用機打發(fā)票，如部分地區(qū)的生活服務業(yè)等。（五）其他發(fā)票根據(jù)國家稅收政策和本公司/組織實際業(yè)務需要，可能涉及使用的其他發(fā)票，如農(nóng)產(chǎn)品收購發(fā)票等。三、發(fā)票的開具（一）開具要求1.必須在發(fā)生經(jīng)營業(yè)務確認營業(yè)收入時開具發(fā)票。未發(fā)生經(jīng)營業(yè)務一律不準開具發(fā)票。2.開具發(fā)票應當按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。3.填寫發(fā)票時，項目齊全，內(nèi)容真實，字跡清楚，全部聯(lián)次一次打印，內(nèi)容完全一致。4.發(fā)票開具不得涂改、挖補。如發(fā)生銷貨退回需開紅字發(fā)票的，必須收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣或取得對方有效證明；發(fā)生銷售折讓的，在收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣后，重新開具銷售發(fā)票。（二）開具流程1.業(yè)務部門在與客戶簽訂合同或達成交易意向后，應及時將相關(guān)信息傳遞給財務部門。2.財務部門根據(jù)業(yè)務信息，確認發(fā)票開具內(nèi)容，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等。3.開票人員根據(jù)確認后的信息，通過公司/組織的開票系統(tǒng)或手工開具發(fā)票。開具完成后，對發(fā)票進行核對，確保發(fā)票內(nèi)容準確無誤。4.將開具好的發(fā)票交給業(yè)務部門，由業(yè)務部門負責送達客戶。（三）特殊情況開具1.匯總開具發(fā)票：如果銷售貨物品種較多，可匯總開具發(fā)票。匯總開具發(fā)票時，應同時使用防偽稅控系統(tǒng)開具《銷售貨物或者提供應稅勞務清單》，并加蓋發(fā)票專用章。2.差額征稅發(fā)票開具：對于適用差額征稅政策的業(yè)務，按照規(guī)定的方法計算銷售額和稅額后開具發(fā)票。發(fā)票備注欄應注明差額征稅相關(guān)信息。四、發(fā)票的取得（一）取得要求1.本公司/組織在購買貨物、接受服務以及從事其他經(jīng)營活動支付款項時，應當向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時，不得要求變更品名和金額。2.取得的發(fā)票應是由收款方合法取得并開具的有效發(fā)票，發(fā)票應加蓋收款方發(fā)票專用章。3.不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務報銷憑證，任何單位和個人有權(quán)拒收。（二）取得流程1.業(yè)務部門在采購貨物、接受服務等業(yè)務發(fā)生時，應主動向收款方索取發(fā)票。2.收到發(fā)票后，業(yè)務部門應及時對發(fā)票的真實性、完整性、合規(guī)性進行初步審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的開具日期、發(fā)票號碼、發(fā)票代碼、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、金額、稅額、發(fā)票專用章等。3.審核無誤后，業(yè)務部門將發(fā)票交給財務部門。財務部門在報銷環(huán)節(jié)對發(fā)票進行再次審核，審核通過后方可進行報銷處理。（三）特殊情況取得1.境外單位或者個人在境內(nèi)發(fā)生應稅行為，在境內(nèi)未設有經(jīng)營機構(gòu)的，以購買方為增值稅扣繳義務人。購買方扣繳增值稅稅款后，可憑解繳稅款的完稅憑證，向境外單位或者個人取得發(fā)票。2.對于一些確實無法取得發(fā)票的情況，如支付給個人的小額勞務報酬等，應取得收款方開具的收款憑證，并注明收款單位名稱、個人姓名及身份證號、支出項目、收款金額等相關(guān)信息，作為財務報銷的依據(jù)。五、發(fā)票的保管（一）保管責任1.公司/組織財務部門負責發(fā)票的統(tǒng)一保管工作。應指定專人負責發(fā)票的保管，確保發(fā)票安全。2.各部門、分支機構(gòu)應配合財務部門做好發(fā)票保管工作，不得擅自留存發(fā)票。（二）保管方式1.設立專門的發(fā)票存放場所，配備必要的保險柜等安全設施，確保發(fā)票存放安全。2.發(fā)票應按照發(fā)票種類、號碼順序進行存放，便于查找和管理。3.電子發(fā)票應定期進行備份，存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并妥善保管。（三）保管期限發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應保存5年。保存期滿，報經(jīng)稅務機關(guān)查驗后銷毀。（四）發(fā)票丟失處理1.發(fā)生發(fā)票丟失情形時，應當于發(fā)現(xiàn)丟失當日書面報告稅務機關(guān)，并登報聲明作廢。2.丟失專用發(fā)票的，應按照規(guī)定向稅務機關(guān)報告，并按照稅務機關(guān)要求提供相關(guān)資料進行處理。3.丟失普通發(fā)票的，應取得發(fā)票復印件等相關(guān)證明材料，并由經(jīng)辦人員簽字說明情況，經(jīng)部門負責人和財務負責人審批后，作為入賬依據(jù)。六、發(fā)票的使用（一）使用范圍發(fā)票僅限于本公司/組織在規(guī)定的經(jīng)營業(yè)務范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票；未經(jīng)稅務機關(guān)批準，不得拆本使用發(fā)票；不得自行擴大專業(yè)發(fā)票使用范圍。（二）使用登記建立發(fā)票使用登記制度，設置發(fā)票登記簿，詳細記錄發(fā)票的購買、開具、取得、保管、繳銷等情況。發(fā)票登記簿應保存5年。（三）作廢發(fā)票處理1.開具發(fā)票過程中，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，應在全部聯(lián)次注明“作廢”字樣，并妥善保管。2.作廢發(fā)票的所有聯(lián)次應完整保存，不得擅自銷毀。3.定期對作廢發(fā)票進行核對，確保作廢發(fā)票與發(fā)票登記簿記錄一致。（四）紅字發(fā)票開具1.發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，可以開具紅字發(fā)票。2.開具紅字發(fā)票應按照稅務機關(guān)規(guī)定的程序進行操作。一般情況下，由購買方在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》，銷售方根據(jù)稅務機關(guān)系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票。七、發(fā)票的檢查（一）內(nèi)部檢查1.財務部門應定期對發(fā)票管理情況進行自查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票開具、取得、保管、使用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.各部門、分支機構(gòu)應配合財務部門的自查工作，提供相關(guān)發(fā)票及資料。3.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并建立長效機制，防止類似問題再次發(fā)生。（二）稅務機關(guān)檢查配合1.接受稅務機關(guān)依法進行的發(fā)票檢查，如實提供發(fā)票及相關(guān)資料，不得拒絕、隱瞞。2.對于稅務機關(guān)提出的整改要求，應及時落實整改措施，并將整改情況書面報告稅務機關(guān)。八、罰則（一）違反發(fā)票管理規(guī)定的處罰1.本公司/組織及其所屬各部門、分支機構(gòu)違反本辦法規(guī)定，有下列情形之一的，由稅務機關(guān)責令改正，可以處1萬元以下的罰款；有違法所得的予以沒收：應當開具而未開具發(fā)票，或者未按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性開具發(fā)票，或者未加蓋發(fā)票專用章的；使用稅控裝置開具發(fā)票，未按期向主管稅務機關(guān)報送開具發(fā)票的數(shù)據(jù)的；使用非稅控電子器具開具發(fā)票，未將非稅控電子器具使用的軟件程序說明資料報主管稅務機關(guān)備案，或者未按照規(guī)定保存、報送開具發(fā)票的數(shù)據(jù)的；拆本使用發(fā)票的；擴大發(fā)票使用范圍的；以其他憑證代替發(fā)票使用的；跨規(guī)定區(qū)域開具發(fā)票的；未按照規(guī)定繳銷發(fā)票的；未按照規(guī)定存放和保管發(fā)票的。2.有下列情形之一的，由稅務機關(guān)處1萬元以上5萬元以下的罰款；情節(jié)嚴重的，處5萬元以上50萬元以下的罰款；有違法所得的予以沒收：轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、介紹他人轉(zhuǎn)讓發(fā)票、發(fā)票監(jiān)制章和發(fā)票防偽專用品的；知道或者應當知道是私自印制、偽造、變造、非法取得或者廢止的發(fā)票而受讓、開具、存放、攜帶、郵寄、運輸?shù)摹?.違反發(fā)票管理規(guī)定，導致其他單位或者個人未繳、少繳或者騙取稅款的，由稅務機關(guān)沒收違法所得，可以并處未繳、少繳或者騙取的稅款1倍以下的