內(nèi)部合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與子公司之間以及公司與關(guān)聯(lián)方之間簽訂的各類合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.公平公正原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，不得損害對(duì)方利益。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和防控，對(duì)合同履行過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前預(yù)警和應(yīng)對(duì)，確保公司利益不受損失。（四）職責(zé)分工1.合同管理部門：負(fù)責(zé)制定和完善合同管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合同管理工作，審核合同文本，參與重大合同的談判和簽訂，協(xié)調(diào)合同糾紛處理等。2.業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等工作，對(duì)合同的真實(shí)性、合法性、有效性負(fù)責(zé)，及時(shí)向合同管理部門報(bào)送合同相關(guān)信息。3.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付，協(xié)助合同管理部門進(jìn)行合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。4.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行法律審查，提供法律咨詢和建議，處理合同糾紛的法律事務(wù)。二、合同的簽訂（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的名稱、標(biāo)的、金額、履行期限、對(duì)方當(dāng)事人等基本情況，并附上相關(guān)背景資料。2.合同立項(xiàng)申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從業(yè)務(wù)合理性、風(fēng)險(xiǎn)可控性等方面進(jìn)行全面評(píng)估，做出審批決定。（二）合同起草1.合同一般由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。起草合同應(yīng)遵循本辦法規(guī)定的基本原則，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、清晰、準(zhǔn)確，避免模糊不清或歧義性表述。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，引用的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。涉及專業(yè)術(shù)語(yǔ)的，應(yīng)進(jìn)行必要的解釋說(shuō)明。3.合同文本應(yīng)包括以下主要條款：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息；合同標(biāo)的；數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等要求；價(jià)格及付款方式；履行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；爭(zhēng)議解決方式；其他需要約定的事項(xiàng)。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)從合同的合法性、合規(guī)性、完整性、嚴(yán)謹(jǐn)性等方面進(jìn)行全面審核，并提出審核意見。2.合同管理部門審核通過(guò)后，將合同文本送財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)條款，送法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。財(cái)務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核合同中的付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等財(cái)務(wù)條款是否符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同進(jìn)行審查，確保合同不存在法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)合同條款的合法性、有效性提出法律意見。3.各審核部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見反饋給業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，直至審核通過(guò)。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審核通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，合同文本應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章。2.簽訂合同的授權(quán)代表應(yīng)具有相應(yīng)的授權(quán)委托書，授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容。授權(quán)代表應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)權(quán)限。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門備案。備案的合同副本應(yīng)與原件一致，如有修改，應(yīng)注明修改情況。三、合同的履行（一）履行計(jì)劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等，并將履行計(jì)劃報(bào)送合同管理部門備案。2.履行計(jì)劃應(yīng)具有可操作性，能夠確保合同順利履行。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照履行計(jì)劃組織開展工作，及時(shí)解決履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（二）履行跟蹤與監(jiān)控1.合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤與監(jiān)控，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促業(yè)務(wù)部門采取措施解決。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同管理部門報(bào)送合同履行情況報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括合同履行進(jìn)度、存在的問(wèn)題及解決方案、下一步工作計(jì)劃等內(nèi)容。3.在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并會(huì)同合同管理部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門共同研究制定應(yīng)對(duì)措施。（三）款項(xiàng)收付管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)。付款前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交相關(guān)審批文件，如合同執(zhí)行情況報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，經(jīng)審核無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門方可付款。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)催收合同款項(xiàng)，對(duì)逾期未付款項(xiàng)應(yīng)采取有效措施進(jìn)行催討。如因?qū)Ψ皆驅(qū)е驴铐?xiàng)無(wú)法按時(shí)收回，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并會(huì)同相關(guān)部門采取法律手段維護(hù)公司權(quán)益。（四）變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出書面申請(qǐng)，填寫《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等，并附上相關(guān)證明材料。2.合同變更申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從業(yè)務(wù)合理性、風(fēng)險(xiǎn)可控性等方面進(jìn)行全面評(píng)估，做出審批決定。合同變更申請(qǐng)經(jīng)審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議，并按照本辦法規(guī)定的合同簽訂程序進(jìn)行審核、簽訂和備案。3.合同履行過(guò)程中，如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出書面申請(qǐng)，填寫《合同解除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明解除合同的原因、對(duì)合同履行的影響等，并附上相關(guān)證明材料。4.合同解除申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從業(yè)務(wù)合理性、風(fēng)險(xiǎn)可控性等方面進(jìn)行全面評(píng)估，做出審批決定。合同解除申請(qǐng)經(jīng)審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議，并按照本辦法規(guī)定的合同簽訂程序進(jìn)行審核、簽訂和備案。四、合同的歸檔與保管（一）歸檔范圍公司簽訂的各類合同及其相關(guān)文件資料，包括合同立項(xiàng)申請(qǐng)表、合同文本、審核意見、履行情況報(bào)告、變更協(xié)議、解除協(xié)議等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.合同歸檔應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.合同檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案盒或文件夾進(jìn)行存放，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明合同類別、年度、保管期限等信息。3.合同檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂時(shí)間、對(duì)方當(dāng)事人、合同金額、履行期限等內(nèi)容，便于查閱和管理。（三）保管期限合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定確定。一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年，重要合同檔案的保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可進(jìn)行銷毀。（四）查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)合同管理部門審批。合同管理部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)安排查閱，并做好查閱記錄。2.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)合同管理部門審批。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在合同檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同簽訂、履行過(guò)程的管理，督促各部門嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)充分了解對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、信用狀況、經(jīng)營(yíng)狀況等情況，對(duì)存在風(fēng)險(xiǎn)的合同應(yīng)采取必要的防范措施。3.在合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人溝通協(xié)調(diào)，妥善解決出現(xiàn)的問(wèn)題，避免矛盾激化引發(fā)合同糾紛。（二）糾紛處理程序1.合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并會(huì)同合同管理部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門共同研究分析糾紛原因，制定解決方案。2.對(duì)于一般性合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先嘗試與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商解決應(yīng)遵循平等、自愿、公平的原則，通過(guò)友好協(xié)商達(dá)成一致意見，簽訂和解協(xié)議。3.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門提出申請(qǐng)，填寫《合同糾紛處理申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明糾紛的情況、協(xié)商過(guò)程及處理建議等，并附上相關(guān)證明材料。合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行研究討論，制定糾紛處理方案，并報(bào)