公文郵件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文郵件管理，確保公文郵件的安全、高效傳遞，提高公司工作效率和管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間的公文郵件往來。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范：公文郵件的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，格式符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.及時高效：公文郵件應(yīng)及時處理，確保信息傳遞的及時性和有效性。3.安全保密：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保公文郵件的安全和保密。二、公文管理（一）公文種類1.決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。2.決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。3.命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。4.公報：適用于公布重要決定或者重大事項。5.公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。6.通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。7.意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8.通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。9.通報：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。10.報告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。11.請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。12.批復(fù)：適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項。13.議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。14.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。15.紀(jì)要：適用于記載會議主要情況和議定事項。（二）公文格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。2.份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。3.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。6.發(fā)文字號：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。7.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。8.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。9.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。10.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。11.附件說明：公文附件的順序號和名稱。12.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。13.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項。16.附件：公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。17.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。18.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。19.頁碼：公文頁數(shù)順序號。（三）公文擬制1.公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。2.起草：公文起草應(yīng)當(dāng)做到內(nèi)容簡潔、主題突出、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉。起草公文時，應(yīng)當(dāng)深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，起草部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，起草部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。3.審核：公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等用法是否規(guī)范。其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。需要發(fā)文機(jī)關(guān)審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行初核。4.簽發(fā)：公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。（四）公文辦理1.收文辦理：收文辦理主要程序是：簽收：對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。登記：對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。初審：對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。承辦：閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。催辦：及時了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。答復(fù)：公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。2.發(fā)文辦理：發(fā)文辦理主要程序是：復(fù)核：已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽批人復(fù)審。登記：對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。印制：公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。核發(fā)：公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。3.涉密公文的傳遞：涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。（五）公文歸檔1.需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。2.兩個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。（六）公文管理1.設(shè)立專人負(fù)責(zé)公文管理工作，建立健全公文管理制度，確保公文管理工作規(guī)范、有序。2.嚴(yán)格公文的收發(fā)、登記、傳遞、保管、借閱等環(huán)節(jié)的管理，防止公文丟失、損壞、泄密等情況的發(fā)生。3.定期對公文進(jìn)行清理、歸檔，對不需要繼續(xù)保存的公文，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。三、郵件管理（一）郵件分類1.內(nèi)部郵件：公司內(nèi)部各部門之間的郵件往來。2.外部郵件：公司與外部單位之間的郵件往來。（二）郵件格式1.郵件主題：應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括郵件的主要內(nèi)容，便于收件人快速了解郵件的主旨。2.郵件正文：應(yīng)當(dāng)條理清晰、語言簡潔、表達(dá)準(zhǔn)確，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的語言。3.郵件附件：如有附件，應(yīng)當(dāng)在郵件正文中明確說明附件的名稱和內(nèi)容，并確保附件格式正確、內(nèi)容完整。（三）郵件發(fā)送1.發(fā)送郵件前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對收件人地址、郵件主題、正文內(nèi)容和附件等信息，確保郵件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.根據(jù)郵件的性質(zhì)和緊急程度，合理選擇郵件的發(fā)送方式，如普通郵件、加急郵件、掛號郵件等。3.對于重要郵件，應(yīng)當(dāng)在發(fā)送后及時跟蹤?quán)]件的送達(dá)情況，確保收件人及時收到郵件。（四）郵件接收1.收件人應(yīng)當(dāng)及時接收郵件，對收到的郵件進(jìn)行認(rèn)真閱讀和處理。2.對于需要回復(fù)的郵件，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時間內(nèi)給予回復(fù)，確保郵件溝通的及時性和有效性。3.對于重要郵件，應(yīng)當(dāng)妥善保存，以備后續(xù)查閱和參考。（五）郵件存儲1.設(shè)立專門的郵件存儲服務(wù)器，對郵件進(jìn)行集中存儲和管理。2.定期對郵件進(jìn)行備份，防止郵件數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)郵件的性質(zhì)和保存期限，對郵件進(jìn)行分類存儲，便于查詢和檢索。（六）郵件安全1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保郵件內(nèi)容的安全和保密。2.對涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息的郵件，應(yīng)當(dāng)采取加密、限制訪問等安全措施。3.定期對郵件系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)對公文郵件管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保公文郵件管理工作符合本辦法的規(guī)定。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括公文郵件的擬制、辦理、管理等各個環(huán)節(jié)，重點(diǎn)檢查公文郵件的格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、傳遞及時、安全保密等情況。（二）考核評價1.建立公文郵件管理工作考核評價制度，對各部門和相關(guān)人員的公文郵件管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價的