單位收文管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)單位收文管理，確保文件傳遞及時、處理準(zhǔn)確、歸檔規(guī)范，提高工作效率和質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本單位各部門及下屬分支機(jī)構(gòu)收到的各類公文、函件、資料等文件的管理。（三）基本原則1.及時高效原則收文應(yīng)及時登記、傳遞、處理，避免延誤，確保文件精神迅速傳達(dá)和執(zhí)行。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則對收文的登記、分類、編號、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，保證文件處理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保收文在傳遞、處理和保管過程中的安全，防止文件丟失、泄密等情況發(fā)生。二、收文范圍（一）上級機(jī)關(guān)文件包括上級黨委、政府、主管部門等下發(fā)的各類政策性文件、指導(dǎo)性文件、指令性文件等。（二）平行機(jī)關(guān)文件與本單位平級的機(jī)關(guān)、單位發(fā)來的商洽工作、詢問事項、通知事宜等文件。（三）下級機(jī)關(guān)文件下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)上報的請示、報告、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件。（四）其他文件有關(guān)單位或個人發(fā)來的函件、介紹信、證明材料、會議通知、宣傳資料等。三、收文登記（一）登記方式采用紙質(zhì)登記與電子登記相結(jié)合的方式。紙質(zhì)登記本應(yīng)設(shè)立收文日期、來文單位、文號、標(biāo)題、密級、份數(shù)、承辦部門、簽收人等欄目；電子登記應(yīng)使用專門的收文管理軟件，詳細(xì)記錄文件的基本信息及處理情況。（二）登記要求1.收文人員收到文件后，應(yīng)立即進(jìn)行登記，確保登記信息準(zhǔn)確無誤。2.對于緊急文件，應(yīng)在登記時注明“緊急”字樣，并優(yōu)先處理。3.登記完畢后，收文人員應(yīng)在文件首頁加蓋收文章，并注明收文日期。四、收文分類（一）按文件性質(zhì)分類1.政策性文件如上級機(jī)關(guān)發(fā)布的政策法規(guī)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)性文件涉及本單位業(yè)務(wù)工作的通知、方案、計劃等。3.行政事務(wù)性文件關(guān)于單位內(nèi)部行政管理、人事、財務(wù)、后勤等方面的文件。4.會議文件會議通知、會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話等。（二）按文件密級分類1.絕密文件涉及國家核心機(jī)密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的文件。2.機(jī)密文件涉及國家重要機(jī)密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的文件。3.秘密文件涉及國家一般機(jī)密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的文件。4.內(nèi)部文件僅供本單位內(nèi)部使用，不對外公開的文件。（三）按文件緊急程度分類1.特急文件必須在最短時間內(nèi)處理的文件，一般要求隨到隨辦。2.加急文件需在較短時間內(nèi)處理的文件，應(yīng)優(yōu)先安排辦理。3.平急文件按正常程序處理的文件。五、收文編號（一）編號規(guī)則收文編號采用“年份+部門代碼+流水號”的形式。例如：202301001，其中“2023”表示年份，“01”表示部門代碼（可根據(jù)單位內(nèi)部部門設(shè)置進(jìn)行統(tǒng)一編碼），“001”表示流水號。（二）編號要求1.編號應(yīng)連續(xù)編排，不得重復(fù)。2.收文編號應(yīng)在收文登記時同時確定，并在文件首頁右上角標(biāo)注。六、收文擬辦（一）擬辦原則1.準(zhǔn)確把握文件精神，結(jié)合本單位實際情況，提出合理的處理意見。2.對于涉及多個部門的文件，應(yīng)明確主辦部門和協(xié)辦部門。3.擬辦意見應(yīng)具有可操作性，便于領(lǐng)導(dǎo)批辦和承辦部門執(zhí)行。（二）擬辦內(nèi)容1.簡要概括文件的主要內(nèi)容和要求。2.提出擬請哪位領(lǐng)導(dǎo)批辦的建議。3.明確承辦部門及辦理期限，并說明是否需要召開會議研究或與其他部門協(xié)商。4.對于需要傳達(dá)貫徹的文件，提出傳達(dá)范圍和方式的建議。（三）擬辦程序收文人員登記分類后，應(yīng)及時將文件送辦公室主任或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行擬辦。辦公室主任或相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)在一個工作日內(nèi)完成擬辦，并將擬辦意見填寫在《收文處理箋》上，連同文件一并送領(lǐng)導(dǎo)批辦。七、收文批辦（一）批辦原則1.領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)擬辦意見，結(jié)合工作實際，及時做出準(zhǔn)確的批辦意見。2.對于重要文件或涉及全局性工作的文件，應(yīng)由主要領(lǐng)導(dǎo)親自批辦。3.批辦意見應(yīng)明確、具體，具有權(quán)威性和指導(dǎo)性。（二）批辦內(nèi)容1.對擬辦意見表示同意、不同意或提出修改意見。2.明確文件的承辦部門、承辦人及辦理要求。3.對于需要緊急處理的文件，應(yīng)注明辦理時限。4.對于需要反饋結(jié)果的文件，應(yīng)要求承辦部門及時報告辦理情況。（三）批辦程序領(lǐng)導(dǎo)收到《收文處理箋》及文件后，應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，仔細(xì)研究擬辦意見，在一個工作日內(nèi)做出批辦決定，并簽署批辦意見。批辦意見應(yīng)簽署在《收文處理箋》的“領(lǐng)導(dǎo)批辦意見”欄內(nèi)。八、收文承辦（一）承辦原則1.承辦部門和承辦人應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)批辦意見，認(rèn)真負(fù)責(zé)地辦理文件。2.對于涉及多個部門的文件，主辦部門應(yīng)主動與協(xié)辦部門溝通協(xié)調(diào)，共同完成辦理任務(wù)。3.辦理文件應(yīng)注重時效，確保在規(guī)定期限內(nèi)完成。（二）承辦程序1.承辦部門收到批辦后的文件后，應(yīng)立即安排專人負(fù)責(zé)辦理。承辦人應(yīng)在文件首頁加蓋“承辦章”，并注明承辦日期。2.承辦人應(yīng)根據(jù)文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批辦意見，認(rèn)真研究處理措施，制定詳細(xì)的辦理計劃，并組織實施。3.在辦理過程中，承辦人應(yīng)及時與相關(guān)部門和人員溝通協(xié)調(diào)，收集所需資料，確保辦理工作順利進(jìn)行。4.對于需要起草文件、撰寫報告、制定方案等的承辦任務(wù)，承辦人應(yīng)按照公文寫作規(guī)范和要求，認(rèn)真起草文稿，確保文稿質(zhì)量。5.承辦人完成文件辦理后，應(yīng)及時將辦理結(jié)果反饋給領(lǐng)導(dǎo)，并將相關(guān)文件資料整理歸檔。（三）承辦要求1.承辦人應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和單位的各項規(guī)章制度，確保辦理工作合法合規(guī)。2.辦理文件應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，保證辦理結(jié)果準(zhǔn)確無誤。3.對于需要保密的文件，承辦人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止文件泄露。九、收文催辦（一）催辦原則1.對承辦部門的文件辦理情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保文件按時限要求辦理完畢。2.催辦工作應(yīng)及時、有效，避免文件積壓延誤。（二）催辦方式1.電話催辦對于緊急文件或辦理期限臨近的文件，通過電話與承辦部門或承辦人聯(lián)系，了解辦理進(jìn)展情況，督促其加快辦理。2.書面催辦對于一般性文件，采用發(fā)催辦函的方式，明確文件辦理的要求和期限，提醒承辦部門按時完成。催辦函應(yīng)一式兩份，一份送承辦部門，一份留存?zhèn)洳椤?.上門催辦對于重要文件或辦理難度較大的文件，必要時可派人上門催辦，直接與承辦部門負(fù)責(zé)人和承辦人溝通，了解辦理過程中存在的問題，協(xié)調(diào)解決困難，推動文件辦理工作。（三）催辦程序1.辦公室負(fù)責(zé)收文催辦工作。收文人員應(yīng)根據(jù)文件的辦理期限，定期對承辦部門的文件辦理情況進(jìn)行檢查。2.發(fā)現(xiàn)文件辦理超過規(guī)定期限或辦理進(jìn)度緩慢時，收文人員應(yīng)及時填寫《收文催辦單》，注明催辦事項、承辦部門、承辦人、催辦原因及要求完成期限等內(nèi)容，經(jīng)辦公室主任審核后送承辦部門。3.承辦部門收到催辦單后，應(yīng)及時查明原因，采取有效措施加快辦理，并在規(guī)定期限內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給辦公室。4.辦公室對承辦部門的反饋情況進(jìn)行跟蹤核實，直至文件辦理完畢。十、收文歸檔（一）歸檔范圍1.具有保存價值的收文，包括上級機(jī)關(guān)文件、平行機(jī)關(guān)文件、下級機(jī)關(guān)文件及其他文件。2.收文辦理過程中形成的相關(guān)材料，如擬辦意見、批辦意見、承辦結(jié)果、催辦記錄等。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.按照文件形成的時間順序或重要程度進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案名稱、年度、保管期限等信息；電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）歸檔程序1.承辦部門完成文件辦理后，應(yīng)及時將辦理結(jié)果及相關(guān)文件資料整理歸檔，并填寫《文件歸檔登記表》，注明文件名稱、文號、日期、歸檔部門等信息。2.辦公室定期對各部門的歸檔情況進(jìn)行檢查，對不符合歸檔要求的文件，退回承辦部門重新整理。3.辦公室將整理好的歸檔文件移交單位檔案室統(tǒng)一保管。檔案室應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對歸檔文件進(jìn)行分類上架、編目造冊，并建立檔案檢索系統(tǒng)，便于查詢利用。十一、保密管理（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對收文處理過程中涉及的國家秘密、商業(yè)秘密和工作秘密，實行嚴(yán)格的保密措施。2.設(shè)立專門的保密工作機(jī)構(gòu)或配備兼職保密人員，負(fù)責(zé)收文保密工作的監(jiān)督檢查。3.對收文處理場所進(jìn)行必要的安全保密設(shè)施建設(shè)，如安裝監(jiān)控設(shè)備、配備保險柜等，確保文件存放和處理安全。（二）保密措施1.收文人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自將文件帶出辦公場所，不得在非工作時間談?wù)撐募?nèi)容。2.對涉及秘密的文件，應(yīng)在專門的保密文件柜中存放，并設(shè)置專人管理。3.在文件傳遞過程中，應(yīng)采用加密傳輸、專人送達(dá)等方式，確保文件安全。4.對文件的查閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱秘密文件。查閱、借閱人員應(yīng)在指定地點閱讀文件，不得擅自摘抄、復(fù)印、拍照文件內(nèi)容。（三）保密監(jiān)督檢查1.定期對收文保密工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。十二、信息化管理（一）收文管理系統(tǒng)建立收文管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)收文登記、分類、編號、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等環(huán)節(jié)的信息化操作和管理。收文管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、下載、查詢、統(tǒng)計、提醒等功能，提高收文處理效率和管理水平。（二）數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)收文管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，