東莞檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)東莞地區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合東莞實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于東莞行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對本單位各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理本單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價值的文件材料，確保檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.安全性原則采取必要的安全防護(hù)措施，保障檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置1.各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門或指定綜合部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，并配備相應(yīng)數(shù)量的專職或兼職檔案管理人員。2.檔案管理部門應(yīng)保持相對穩(wěn)定，其負(fù)責(zé)人的任免應(yīng)征求上級檔案行政管理部門的意見。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位各類檔案，定期對檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計和編目，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)，編制檔案檢索工具和參考資料，開展檔案編研工作。4.對所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，做好檔案的接收、征集和捐贈工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體的材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.具體包括：行政管理文件、業(yè)務(wù)工作文件、財務(wù)會計文件、人事檔案材料、基建項(xiàng)目文件、設(shè)備儀器文件、科研項(xiàng)目文件、聲像檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對重要會議、重大活動、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)實(shí)行同步收集，確保檔案的時效性。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照一定的順序排列。（四）整理方法1.文書檔案整理按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，對歸檔文件進(jìn)行分類、裝訂、編頁、編號、編目、裝盒等操作，確保歸檔文件整理規(guī)范、有序。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，對科研項(xiàng)目、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器等檔案進(jìn)行編號、編目、組卷，編制項(xiàng)目檔案目錄和備考表，確保科技檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.會計檔案整理按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄，按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管。4.人事檔案整理按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對人事檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂、編目，建立人事檔案目錄和索引，確保人事檔案的規(guī)范管理。5.聲像檔案整理對照片、錄音、錄像等聲像檔案進(jìn)行分類整理，編寫文字說明，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，按照載體形式進(jìn)行編號、編目，裝盒保管。6.電子檔案整理按照電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對電子文件進(jìn)行分類、編號、存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時更換或維修。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.各單位應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，制定檔案保管期限表，明確各類檔案的保管期限。（四）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會同有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。（五）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，及時掌握檔案工作動態(tài)。2.檔案管理人員應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級檔案行政管理部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)報告檔案統(tǒng)計情況。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)為本原則以服務(wù)單位各項(xiàng)工作為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要，可查閱、借閱本單位的檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。（三）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向本單位檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員負(fù)責(zé)提供服務(wù)。3.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案，按時歸還檔案。（四）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具、參考資料和專題匯編等，為利用者提供便利。2.利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡(luò)化查詢，提高檔案利用效率和服務(wù)水平。六、檔案的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立覆蓋本單位的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理和利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.推動檔案信息資源共享，促進(jìn)檔案信息與其他業(yè)務(wù)信息的融合，為單位各項(xiàng)工作提供有力的信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對本單位重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)建立功能完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，具備檔案檢索、借閱管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲和共享利用。檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（三）建設(shè)要求1.遵循國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案信息化建設(shè)的科學(xué)性和規(guī)范性。2.加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的信息化業(yè)務(wù)水平，保障檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。3.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)字化加工、信息系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)安全管理等工作流程，確保檔案信息化建設(shè)的安全可靠。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.東莞市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各單位應(yīng)加強(qiáng)對所屬部門檔案管理工作的監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全防護(hù)措施落實(shí)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查東莞市檔案行政管理部門定期組織對各單位檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報。2.專項(xiàng)檢查針對檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.日常監(jiān)督通過現(xiàn)場查看、查閱資料、聽取匯報等方式，對各單位檔案管理工作進(jìn)行