國(guó)外合同管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司在國(guó)外開展業(yè)務(wù)時(shí)的合同管理行為，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)在國(guó)外市場(chǎng)的順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于公司與國(guó)外客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等簽訂的各類合同，包括但不限于銷售合同、采購(gòu)合同、服務(wù)合同、技術(shù)合作合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)、政策以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的簽訂、履行、變更和終止等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則充分識(shí)別、評(píng)估合同履行過(guò)程中可能面臨的各類風(fēng)險(xiǎn)，并采取有效的防控措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。3.公平公正原則在合同簽訂和履行過(guò)程中，遵循公平、公正的原則，保障雙方的合法權(quán)益，維護(hù)良好的合作關(guān)系。4.統(tǒng)一管理原則對(duì)公司國(guó)外合同實(shí)行統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，規(guī)范合同管理流程，提高合同管理效率和水平。二、合同簽訂前管理（一）合同項(xiàng)目審批1.業(yè)務(wù)部門在開展國(guó)外業(yè)務(wù)并擬簽訂合同前，應(yīng)填寫《國(guó)外合同項(xiàng)目審批表》，詳細(xì)說(shuō)明合同項(xiàng)目的背景、內(nèi)容、預(yù)計(jì)金額、合作方情況等信息。2.審批表依次提交業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。各部門應(yīng)根據(jù)職責(zé)對(duì)合同項(xiàng)目的可行性、合法性、風(fēng)險(xiǎn)性等進(jìn)行審核，并簽署意見。3.對(duì)于重大合同項(xiàng)目，需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過(guò)后方可簽訂。（二）合作方資格審查1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合作方的基本情況進(jìn)行調(diào)查，包括但不限于注冊(cè)地址、經(jīng)營(yíng)范圍、法定代表人、注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)狀況、信用記錄等。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合作方的主體資格、資質(zhì)證書、授權(quán)代表權(quán)限等進(jìn)行法律審查，確保合作方具有合法的簽約和履約能力。3.財(cái)務(wù)部門可根據(jù)需要對(duì)合作方的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行評(píng)估，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。4.對(duì)于新合作方或重要合作項(xiàng)目，可通過(guò)實(shí)地考察、委托第三方調(diào)查機(jī)構(gòu)等方式，進(jìn)一步了解合作方的實(shí)際情況。（三）合同文本起草與審核1.合同文本原則上由業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求起草。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同文本進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)審查合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性以及是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通并提出修改意見。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)合同中的價(jià)格、付款方式、結(jié)算條款等進(jìn)行審核，確保合同的財(cái)務(wù)條款符合公司利益和財(cái)務(wù)管理制度要求。4.合同文本經(jīng)各部門審核通過(guò)后，方可提交給合作方進(jìn)行協(xié)商簽訂。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.合同文本經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人具有合法的簽約資格，合同簽字蓋章手續(xù)齊全。2.合同一式多份，分別由公司業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等留存。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，并辦理合同交底手續(xù)。（二）合同印章管理1.公司設(shè)立專門的合同印章管理制度，明確合同印章的保管、使用流程。合同印章由專人負(fù)責(zé)保管，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。2.在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同用印審批表》，詳細(xì)說(shuō)明合同名稱、編號(hào)、簽訂日期、用印份數(shù)等信息，并提交法務(wù)部門審核。3.經(jīng)法務(wù)部門審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，方可在合同上加蓋合同印章。蓋章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體執(zhí)行，應(yīng)建立合同執(zhí)行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的履行情況，包括合同進(jìn)度、付款情況、交付情況等。2.定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于可能影響合同履行的重大事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施。（二）合同變更管理1.在合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合作方進(jìn)行溝通協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議的簽訂流程與原合同簽訂流程一致，需經(jīng)各部門審核通過(guò)后方可生效。變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將變更情況通知相關(guān)部門，并對(duì)合同執(zhí)行臺(tái)賬進(jìn)行更新。（三）合同付款管理1.財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間，審核業(yè)務(wù)部門提交的付款申請(qǐng)。付款申請(qǐng)應(yīng)附合同副本、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。2.對(duì)于不符合合同約定或付款審批流程的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，并及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤款項(xiàng)支付情況，確?？铐?xiàng)按時(shí)足額支付，維護(hù)公司的商業(yè)信譽(yù)。（四）合同驗(yàn)收管理1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織合同驗(yàn)收工作，按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式，對(duì)合同標(biāo)的進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告作為合同付款和后續(xù)結(jié)算的重要依據(jù)。3.如驗(yàn)收不合格，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合作方協(xié)商解決，要求合作方采取整改措施或承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。五、合同終止與結(jié)算管理（一）合同終止條件1.合同期滿且雙方均履行完畢合同約定的義務(wù)，合同自然終止。2.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行的，合同可以終止。3.經(jīng)雙方協(xié)商一致，提前解除合同的，合同終止。4.一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方有權(quán)解除合同，合同自解除通知送達(dá)對(duì)方時(shí)終止。（二）合同終止流程1.合同期滿或符合終止條件時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知合作方，并與合作方協(xié)商辦理合同終止手續(xù)。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)，填寫《合同終止情況報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明合同執(zhí)行情況、款項(xiàng)支付情況、遺留問(wèn)題等。3.合同終止報(bào)告經(jīng)各部門審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門與合作方簽訂合同終止協(xié)議，并辦理相關(guān)的交接手續(xù)。（三）合同結(jié)算管理1.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合作方進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算內(nèi)容包括合同價(jià)款、違約金、賠償金等。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核結(jié)算資料，按照合同約定和財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行結(jié)算付款。結(jié)算完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制合同結(jié)算報(bào)表，作為財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)分析的依據(jù)。3.對(duì)于合同履行過(guò)程中存在爭(zhēng)議的結(jié)算事項(xiàng)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與法務(wù)部門共同協(xié)商解決，必要時(shí)可通過(guò)法律途徑維護(hù)公司的合法權(quán)益。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.建立合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)公司國(guó)外合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排查。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)涵蓋合同簽訂、履行、變更、終止等各個(gè)環(huán)節(jié)，包括法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同項(xiàng)目，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、專項(xiàng)管理等措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.加強(qiáng)與合作方的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)了解合作方的經(jīng)營(yíng)狀況和信用情況，防范信用風(fēng)險(xiǎn)。3.建立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，以便采取相應(yīng)的措施進(jìn)行防范和控制。七、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同正本及相關(guān)附件、審批文件、往來(lái)函件等資料收集齊全，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)合同檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（二）檔案保管與查閱1.合同檔案應(yīng)妥善保管，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。檔案保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.因