印章痕跡管理辦法一、總則（一）目的為加強公司印章痕跡管理，規(guī)范印章使用行為，防范印章使用風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)、全資子公司、控股子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）印章痕跡的管理。（三）定義1.印章：指公司在對外活動和內(nèi)部管理中使用的各類公章、專用章、業(yè)務(wù)章、合同章、財務(wù)章、法人章等具有法律效力的印章。2.印章痕跡：指印章在文件、資料、票據(jù)、合同等載體上留下的印記，包括印章的文字、圖案、顏色、尺寸等特征。（四）基本原則1.依法合規(guī)原則：印章痕跡管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保印章使用合法合規(guī)。2.分級負(fù)責(zé)原則：實行分級管理，明確各級管理人員和使用人員的職責(zé)，確保印章痕跡管理責(zé)任落實到位。3.風(fēng)險防控原則：強化印章使用風(fēng)險防控意識，采取有效措施，防范印章使用過程中的各類風(fēng)險。4.留痕可查原則：印章使用應(yīng)全程留痕，確保印章使用過程可追溯、可查詢。二、印章的種類及管理職責(zé)（一）印章的種類1.公章：公司法定名稱章，用于公司對外正式文件、信函、合同、協(xié)議、報表等。2.專用章：包括財務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章等，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域。3.業(yè)務(wù)章：用于公司日常業(yè)務(wù)活動，如業(yè)務(wù)介紹信、授權(quán)委托書等。4.部門章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于本部門內(nèi)部文件、通知等。（二）管理職責(zé)1.董事會辦公室負(fù)責(zé)公司公章的統(tǒng)一管理，制定公章使用管理制度，審核公章使用申請，監(jiān)督公章使用情況。負(fù)責(zé)保管公司公章，并按照規(guī)定辦理公章的刻制、更換、注銷等手續(xù)。2.財務(wù)管理部門負(fù)責(zé)公司財務(wù)專用章的統(tǒng)一管理，制定財務(wù)專用章使用管理制度，審核財務(wù)專用章使用申請，監(jiān)督財務(wù)專用章使用情況。負(fù)責(zé)保管公司財務(wù)專用章，并按照規(guī)定辦理財務(wù)專用章的刻制、更換、注銷等手續(xù)。3.合同管理部門負(fù)責(zé)公司合同專用章的統(tǒng)一管理，制定合同專用章使用管理制度，審核合同專用章使用申請，監(jiān)督合同專用章使用情況。負(fù)責(zé)保管公司合同專用章，并按照規(guī)定辦理合同專用章的刻制、更換、注銷等手續(xù)。4.各部門負(fù)責(zé)本部門印章的管理，制定本部門印章使用管理制度，明確印章使用流程和審批權(quán)限，審核本部門印章使用申請，監(jiān)督本部門印章使用情況。負(fù)責(zé)保管本部門印章，并按照規(guī)定辦理本部門印章的刻制、更換、注銷等手續(xù)。三、印章的刻制、啟用、更換與注銷（一）印章的刻制1.各單位因工作需要刻制印章，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核后，報公司總部相關(guān)管理部門審批。2.公司總部相關(guān)管理部門根據(jù)職責(zé)分工，對印章刻制申請進行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，統(tǒng)一到公安機關(guān)指定的刻章單位刻制印章。3.印章刻制完成后，刻章單位應(yīng)將印章及印模交申請單位驗收，并提供印章刻制證明文件。申請單位應(yīng)及時將印章及印模報公司總部相關(guān)管理部門備案。（二）印章的啟用1.新刻制的印章啟用前，應(yīng)在公司內(nèi)部進行公示，公示期不少于[X]個工作日。公示內(nèi)容包括印章名稱、用途、啟用日期等。2.公示無異議后，由公司總部相關(guān)管理部門填寫《印章啟用申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，正式啟用印章。3.印章啟用后，應(yīng)及時將印章啟用情況通知相關(guān)部門和人員，并在公司印章管理臺賬中進行登記。（三）印章的更換1.印章因磨損、損壞、遺失等原因需要更換的，使用單位應(yīng)填寫《印章更換申請表》，詳細說明印章更換原因、新印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核后，報公司總部相關(guān)管理部門審批。2.公司總部相關(guān)管理部門根據(jù)職責(zé)分工，對印章更換申請進行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照印章刻制程序辦理印章更換手續(xù)。3.印章更換后，應(yīng)及時將舊印章交回公司總部相關(guān)管理部門，并在公司印章管理臺賬中進行登記。（四）印章的注銷1.印章因機構(gòu)撤銷、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章停用等原因需要注銷的，使用單位應(yīng)填寫《印章注銷申請表》，詳細說明印章注銷原因，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核后，報公司總部相關(guān)管理部門審批。2.公司總部相關(guān)管理部門根據(jù)職責(zé)分工，對印章注銷申請進行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理印章注銷手續(xù)。3.印章注銷后，應(yīng)及時將印章銷毀，并在公司印章管理臺賬中進行登記。印章銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式，確保印章無法恢復(fù)使用。四、印章的使用流程（一）申請1.使用印章前，使用人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期、用印人等信息，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核簽字。2.涉及公司重大事項、重要合同、協(xié)議等文件用印的，還應(yīng)經(jīng)公司總部相關(guān)管理部門審核，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）審核1.印章管理部門收到《印章使用申請表》后，應(yīng)按照規(guī)定的審批權(quán)限進行審核。審核內(nèi)容包括用印事項是否符合公司規(guī)定、用印文件是否合法合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全等。2.對于不符合規(guī)定的用印申請，印章管理部門應(yīng)及時退回，并說明理由。（三）用印1.經(jīng)審核同意用印的，印章管理部門應(yīng)按照規(guī)定的用印流程進行用印。用印時，應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜、倒置。2.用印后，印章管理部門應(yīng)在《印章使用申請表》上加蓋“已用印”章，并注明用印日期、用印人等信息。（四）登記1.印章管理部門應(yīng)建立健全印章使用登記制度，對印章使用情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括用印日期、用印文件名稱、份數(shù)、用印事項、用印人、審批人等信息。2.印章使用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，確保印章使用過程可追溯、可查詢。（五）歸檔1.用印完畢后，印章管理部門應(yīng)將《印章使用申請表》及用印文件等相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。2.歸檔資料應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。五、印章痕跡的留存與管理（一）印章痕跡的留存1.印章使用過程中，應(yīng)確保印章痕跡清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映印章的文字、圖案、顏色、尺寸等特征。2.對于重要文件、合同、協(xié)議等用印，應(yīng)采用復(fù)印、掃描等方式留存印章痕跡，并與原件一并歸檔保存。3.印章痕跡留存的載體應(yīng)符合檔案管理要求，確保長期保存。（二）印章痕跡的管理1.印章管理部門應(yīng)建立印章痕跡管理臺賬，對印章痕跡的留存情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括印章名稱、用印日期、用印文件名稱、份數(shù)、印章痕跡留存方式、保存地點等信息。2.印章痕跡管理臺賬應(yīng)定期進行核對和清理，確保臺賬信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.印章痕跡的保存期限應(yīng)按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保存期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照規(guī)定進行銷毀。六、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司總部相關(guān)管理部門應(yīng)定期對各單位印章使用情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查印章使用管理制度的執(zhí)行情況、印章使用審批手續(xù)的完備情況、印章痕跡的留存情況等。2.各單位應(yīng)加強對本部門印章使用情況的內(nèi)部監(jiān)督，定期開展自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和糾正印章使用過程中存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合外部審計、稅務(wù)、工商等部門的監(jiān)督檢查，如實提供印章使用情況及相關(guān)資料。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)及時整改，并將整改情況報告相關(guān)部門。（三）責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予