加強(qiáng)公文管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文管理，確保公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文質(zhì)量和辦理效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部單位之間的公文往來(lái)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，格式應(yīng)符合規(guī)定要求。2.及時(shí)高效原則：公文處理應(yīng)及時(shí)、迅速，確保信息傳遞順暢，不延誤工作。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保公文信息安全，防止泄露。（四）公文定義本辦法所稱公文，是指公司在管理活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，包括決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等。二、公文種類及格式（一）公文種類1.決議：適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。2.決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。3.命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。4.公報(bào)：適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。5.公告：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。6.通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。7.意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。8.通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。9.通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。10.報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。11.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。12.批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。13.議案：適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。14.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。15.紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。（二）公文格式1.一般格式：公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。2.特定格式：部分公文有特定格式要求，如命令（令）、紀(jì)要等，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。三、公文起草（一）起草要求1.公文內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和方針政策，體現(xiàn)公司意圖，真實(shí)準(zhǔn)確，觀點(diǎn)明確，條理清晰，文字精煉，篇幅力求簡(jiǎn)短。2.起草公文應(yīng)深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。涉及其他部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文。3.公文語(yǔ)言應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、平實(shí)，避免使用生僻字、模糊語(yǔ)言和口語(yǔ)化表述。（二）起草流程1.明確發(fā)文目的和主題，收集相關(guān)資料和信息。2.擬定公文提綱，確定公文結(jié)構(gòu)和主要內(nèi)容。3.撰寫公文初稿，確保內(nèi)容完整、邏輯嚴(yán)密。4.對(duì)公文初稿進(jìn)行審核修改，重點(diǎn)檢查內(nèi)容準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性、語(yǔ)言表達(dá)等方面。四、公文審核（一）審核內(nèi)容1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。2.內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和方針政策，是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)公司意圖，是否與公司現(xiàn)行規(guī)定相銜接。3.涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)。4.文字表述是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范，格式是否符合要求。5.其他需要審核的內(nèi)容。（二）審核流程1.公文起草部門完成初稿后，應(yīng)先由本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)。2.將修改后的公文送公司辦公室審核，辦公室審核人員應(yīng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容和格式，提出審核意見(jiàn)，必要時(shí)可征求其他部門意見(jiàn)。3.經(jīng)審核符合要求的公文，由辦公室送公司領(lǐng)導(dǎo)審批；不符合要求的公文，退回起草部門修改完善。五、公文審批（一）審批權(quán)限1.公司重要公文由公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.一般性公文根據(jù)其內(nèi)容和性質(zhì)，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)；涉及多個(gè)部門的公文，由相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽后，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。（二）審批流程1.公文審核通過(guò)后，由辦公室將公文呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，簽署審批意見(jiàn)。同意發(fā)文的，簽署簽發(fā)人姓名和日期；不同意發(fā)文的，應(yīng)明確提出意見(jiàn)，退回起草部門。六、公文印發(fā)（一）印發(fā)要求1.公文印發(fā)應(yīng)嚴(yán)格按照公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)進(jìn)行，不得擅自更改公文內(nèi)容和格式。2.公文印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)工作需要確定，避免浪費(fèi)。3.公文印發(fā)應(yīng)確保質(zhì)量，印刷清晰，裝訂整齊。（二）印發(fā)流程1.辦公室根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)，對(duì)公文進(jìn)行編號(hào)、排版、校對(duì)等工作。2.將排版后的公文送印刷廠印刷，印刷廠應(yīng)按照要求進(jìn)行印刷，確保公文質(zhì)量。3.印刷完成后，辦公室對(duì)公文進(jìn)行裝訂、分發(fā)，將公文分發(fā)給主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等相關(guān)單位和人員，并做好登記工作。七、公文辦理（一）收文辦理1.簽收登記：公司辦公室收到外來(lái)公文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收、登記，注明公文的收文日期、來(lái)文單位、文號(hào)、標(biāo)題等信息。2.初審：辦公室對(duì)收到的公文進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核公文的文種、格式、內(nèi)容等是否符合要求，是否應(yīng)由本公司辦理。3.承辦：對(duì)初審符合要求的公文，辦公室根據(jù)公文內(nèi)容和職責(zé)分工，及時(shí)將公文分送相關(guān)部門承辦。承辦部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限和要求辦理公文，不得推諉、延誤。4.傳閱：需要多個(gè)部門或人員傳閱的公文，辦公室應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱人員應(yīng)在公文傳閱單上簽字，注明傳閱日期。5.催辦：辦公室對(duì)承辦部門的公文辦理情況進(jìn)行催辦，及時(shí)了解公文辦理進(jìn)度，對(duì)延誤辦理的部門進(jìn)行督促。6.答復(fù)：承辦部門對(duì)公文辦理結(jié)果應(yīng)及時(shí)進(jìn)行答復(fù)，答復(fù)意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，符合公文要求。辦公室應(yīng)將承辦部門的答復(fù)意見(jiàn)及時(shí)反饋給來(lái)文單位。（二）發(fā)文辦理1.復(fù)核：公文印發(fā)前，辦公室應(yīng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、格式等進(jìn)行復(fù)核，確保公文質(zhì)量。2.登記：辦公室對(duì)發(fā)文進(jìn)行登記，注明發(fā)文日期、發(fā)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等信息。3.印制：辦公室按照規(guī)定的格式和要求對(duì)公文進(jìn)行印制，確保公文質(zhì)量。4.核發(fā)：公文印制完成后，辦公室對(duì)公文的文字、格式、印刷質(zhì)量等進(jìn)行檢查，無(wú)誤后核發(fā)公文。（三）公文歸檔1.公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將公文整理歸檔，確保公文資料的完整、準(zhǔn)確。2.公文歸檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，建立健全公文檔案管理制度。3.公司辦公室應(yīng)定期對(duì)公文檔案進(jìn)行檢查、整理，確保公文檔案的安全和有效利用。八、公文保密（一）保密措施1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的公文進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.公文的起草、審核、審批、印發(fā)、傳遞、使用、保管等環(huán)節(jié)應(yīng)采取必要的保密措施，防止公文信息泄露。3.對(duì)絕密級(jí)公文應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，實(shí)行專人專管、專柜存放、專機(jī)傳輸。（二）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公文保密規(guī)定，對(duì)因工作需要接觸到的公文信息負(fù)有保密責(zé)任。2.對(duì)違反公文保密規(guī)定，造成公文信息泄露的單位和個(gè)人，公司將依法依規(guī)追究其責(zé)任。九、公文信息化管理（一）信息化平臺(tái)建設(shè)1.建立公司公文信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公文的起草、審核、審批、印發(fā)、傳遞、歸檔等全過(guò)程信息化管理。2.公文信息化管理平臺(tái)應(yīng)具備公文起草、編輯、審核、審批、簽發(fā)、印發(fā)、查詢、統(tǒng)計(jì)、歸檔等功能，提高公文處理效率和