器材采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司器材采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證器材質(zhì)量，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門所需器材的采購活動，包括但不限于生產(chǎn)設備、辦公設備、實驗儀器、工具及耗材等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證器材質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本、使用成本等因素，實現(xiàn)采購效益最大化。3.公平競爭原則：通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式，引入競爭機制，確保采購過程公平公正，選擇最優(yōu)供應商。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購器材符合公司實際需求和質(zhì)量標準。5.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制制度，規(guī)范采購流程，加強對采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范采購風險。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司成立采購管理委員會，作為采購決策機構，負責審議和決策重大采購事項。采購管理委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成，其主要職責包括：1.制定和修訂公司采購戰(zhàn)略、政策和制度。2.審議年度采購計劃和預算。3.審批重大采購項目的采購方式、采購文件、評標標準等。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。5.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門公司設立采購部門，作為采購執(zhí)行機構，負責具體采購工作的組織實施。采購部門的主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行公司采購戰(zhàn)略、政策和制度。2.根據(jù)公司需求，編制采購計劃和預算，報采購管理委員會審批后組織實施。3.組織開展采購活動，包括供應商選擇、采購文件編制、采購談判、合同簽訂等。4.負責采購合同的履行和管理，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。5.建立供應商檔案，對供應商進行評價和管理。6.收集、整理采購信息，分析采購數(shù)據(jù)，為公司采購決策提供支持。7.配合公司內(nèi)部審計、監(jiān)察等部門對采購活動進行監(jiān)督檢查。（三）需求部門公司各需求部門負責提出器材采購需求，配合采購部門開展采購工作。需求部門的主要職責包括：1.根據(jù)本部門業(yè)務發(fā)展和工作需要，提出準確、詳細的器材采購需求。2.參與采購文件的編制和評審，提供技術支持和專業(yè)意見。3.協(xié)助采購部門進行供應商考察和評估。4.負責采購器材的驗收工作，對器材的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進行檢驗和確認。5.反饋采購器材的使用情況和問題，協(xié)助采購部門進行后續(xù)處理。（四）其他部門公司財務部門負責采購資金的預算安排、支付審核和財務核算；質(zhì)量部門負責對采購器材的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督；法務部門負責對采購合同進行合法性審查，提供法律咨詢和服務。各部門應各司其職，密切配合，共同做好采購工作。三、采購計劃與預算管理（一）采購計劃編制1.各需求部門應于每年年底前，根據(jù)本部門下一年度業(yè)務發(fā)展規(guī)劃和工作安排，編制本部門下一年度器材采購需求計劃，詳細列出所需器材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間等信息，并提交至采購部門。2.采購部門收到各需求部門的采購需求計劃后，進行匯總整理和分析，結合公司庫存情況、資金狀況等因素，編制公司年度采購計劃草案，報采購管理委員會審議。3.采購管理委員會對年度采購計劃草案進行審議，根據(jù)公司戰(zhàn)略目標和實際情況，對采購計劃進行調(diào)整和完善，最終確定公司年度采購計劃，并下達給采購部門組織實施。（二）采購預算編制1.采購部門根據(jù)年度采購計劃，結合市場價格行情和歷史采購數(shù)據(jù)，編制年度采購預算草案，明確各項采購項目的預算金額，并提交至財務部門。2.財務部門對采購預算草案進行審核，結合公司年度財務預算和資金狀況，對采購預算進行調(diào)整和平衡，形成公司年度采購預算方案，報公司管理層審批。3.公司管理層審批通過后的年度采購預算方案，作為公司采購活動的資金控制依據(jù)，采購部門應嚴格按照預算執(zhí)行采購任務。如遇特殊情況需要調(diào)整采購預算，應按照公司預算調(diào)整流程進行審批。四、采購方式與程序（一）采購方式1.公開招標：適用于采購金額較大、技術規(guī)格復雜、潛在供應商較多的采購項目。采購部門應通過法定媒體發(fā)布招標公告，邀請不特定的供應商參加投標，按照規(guī)定的評標標準進行評標，確定中標供應商。2.邀請招標：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。采購部門應向符合條件的特定供應商發(fā)出投標邀請書，邀請其參加投標，按照規(guī)定的評標標準進行評標，確定中標供應商。3.競爭性談判：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，不能事先計算出價格總額的項目。采購部門應與不少于三家的供應商進行談判，根據(jù)談判結果確定成交供應商。4.詢價：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購部門應向不少于三家的供應商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，根據(jù)報價情況確定成交供應商。5.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的項目，發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。采購部門應與單一供應商進行協(xié)商，簽訂采購合同。（二）采購程序1.采購申請：各需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購器材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、技術要求、預計采購時間等信息，并提交至采購部門。2.采購審批：采購部門收到《采購申請表》后，對采購申請進行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、必要性、合規(guī)性等。對于符合要求的采購申請，采購部門提交至相關領導進行審批；對于不符合要求的采購申請，采購部門應及時與需求部門溝通，說明原因，要求其修改或補充相關信息。3.采購實施：采購部門根據(jù)批準的采購申請，按照確定的采購方式組織采購活動。選擇供應商：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商庫，并對供應商進行評價和篩選。根據(jù)采購項目的特點和要求，從供應商庫中選擇合適的供應商參與采購活動。對于新的采購項目，采購部門應進行供應商考察，了解供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務等情況，確保供應商具備提供合格器材的能力。編制采購文件：采購部門根據(jù)采購項目的需求和特點，編制采購文件，包括招標文件、談判文件、詢價通知書等。采購文件應明確采購項目的技術規(guī)格、商務條款、評標標準、合同條款等內(nèi)容，確保采購文件的完整性、準確性和公正性。發(fā)布采購信息：采購部門按照規(guī)定的方式發(fā)布采購信息，邀請供應商參與采購活動。對于公開招標項目，應在法定媒體上發(fā)布招標公告；對于邀請招標、競爭性談判、詢價等項目，應向符合條件的供應商發(fā)出相應的采購文件。開標、評標或談判：采購部門按照采購文件規(guī)定的時間、地點組織開標、評標或談判活動。開標時，應邀請所有投標人參加，當眾宣布投標人名稱、投標價格、投標文件的主要內(nèi)容等信息；評標時，應按照評標標準對投標文件進行評審，推薦中標候選人；談判時，應與供應商進行充分溝通和協(xié)商，確定成交供應商。簽訂合同：采購部門根據(jù)評標或談判結果，與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括器材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務等內(nèi)容。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門。4.合同履行與驗收合同履行：采購合同簽訂后，采購部門應跟蹤合同履行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保供應商按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準等要求履行合同義務。供應商交貨前，采購部門應通知需求部門做好驗收準備工作。驗收：需求部門負責對采購器材進行驗收。驗收人員應按照合同要求和相關標準，對器材的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、型號等進行檢驗和確認。對于驗收合格的器材，驗收人員應簽署驗收報告；對于驗收不合格的器材，驗收人員應及時通知采購部門，采購部門應與供應商協(xié)商解決，要求供應商采取更換、退貨、補貨等措施，直至驗收合格為止。5.付款結算：采購器材驗收合格后，需求部門應及時填寫《付款申請表》，提交至財務部門。財務部門根據(jù)采購合同和驗收報告，對《付款申請表》進行審核，審核無誤后按照公司財務管理制度辦理付款手續(xù)。五、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立科學合理的供應商選擇標準，包括供應商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。2.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，并對收集到的供應商信息進行整理和分析。3.對于新的采購項目，采購部門應根據(jù)項目需求和供應商選擇標準，從供應商庫中篩選出若干家潛在供應商，并對其進行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設備、技術水平、人員素質(zhì)等方面。4.采購部門組織相關部門對考察合格的潛在供應商進行綜合評價，評價方式可以采用打分法、加權平均法等。根據(jù)評價結果，選擇得分較高的供應商作為中標候選人或成交供應商。（二）供應商評價與考核1.采購部門應建立供應商評價與考核機制，定期對供應商的表現(xiàn)進行評價和考核。評價與考核內(nèi)容包括供應商的交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務、價格水平、合作配合度等方面。2.采購部門根據(jù)供應商評價與考核結果，對供應商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵；對于表現(xiàn)較差的供應商，采取警告、減少采購份額、暫停合作、取消合作資格等措施。3.采購部門應及時將供應商評價與考核結果反饋給供應商，與供應商溝通改進措施，幫助供應商提高自身管理水平和服務質(zhì)量。（三）供應商檔案管理1.采購部門應為每個供應商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應商的基本信息、資質(zhì)證明文件、業(yè)績情況、評價與考核記錄、合作合同等方面。2.供應商檔案應實行動態(tài)管理，采購部門應及時更新供應商檔案信息，確保檔案內(nèi)容的準確性和完整性。3.采購部門應定期對供應商檔案進行整理和分析，為供應商選擇、評價與考核等工作提供參考依據(jù)。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應建立采購風險識別與評估機制，定期對采購活動中可能存在的風險進行識別和評估。風險識別應涵蓋采購計劃、采購方式選擇、供應商管理、合同簽訂、合同履行、驗收付款等各個環(huán)節(jié)。2.采購部門應根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。對于高風險等級的風險，應制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對：密切關注市場動態(tài)，及時了解市場價格變化、供求關系等信息，合理安排采購計劃，避免因市場波動導致采購成本增加或采購物資短缺。2.供應商風險應對：加強對供應商的管理和監(jiān)督，選擇資質(zhì)信譽良好、生產(chǎn)能力強、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應商，并與其簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務。同時，建立供應商評價與考核機制，定期對供應商進行評價和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商存在的問題。3.合同風險應對：在簽訂采購合同前，應組織法務部門等相關人員對合同條款進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、明確具體、公平合理。同時，加強對合同履行過程的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.驗收風險應對：建立嚴格的驗收制度，明確驗收標準和驗收流程，組織專業(yè)人員對采購物資進行驗收。對于驗收不合格的物資，應及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商采取更換、退貨、補貨等措施，直至驗收合格為止。5.付款風險應對：加強對付款環(huán)節(jié)的管理和監(jiān)督，嚴格按照采購合同和驗收報告辦理付款手續(xù)。同時，建立付款審批制度，明確付款審批流程和審批權限，防止出現(xiàn)付款失誤或付款風險。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計、監(jiān)察等部門應定期對采購活動進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購方式的選擇是否合規(guī)、采購文件的編制和評審是否公正、供應商的選擇和管理是否規(guī)范、合同的簽訂和履行是否嚴格等方面。2.內(nèi)部審計、監(jiān)察等部門在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)采購活動存在違規(guī)行為或風險隱患，應及