會點合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在生產(chǎn)經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應體現(xiàn)公平、公正的原則，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務。（四）職責分工1.合同管理部門：負責公司合同管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度制定、合同審查、監(jiān)督檢查等工作。2.業(yè)務部門：負責合同的洽談、起草、簽訂、履行、變更、終止等具體工作，并對合同的真實性、合法性、有效性負責。3.法務部門：負責對合同進行法律審查，提供法律意見和建議，處理合同糾紛等法律事務。4.財務部門：負責對合同的資金收付進行審核和監(jiān)督，確保資金安全。5.審計部門：負責對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行審計監(jiān)督。二、合同的簽訂（一）合同洽談1.業(yè)務部門在簽訂合同前，應進行充分的市場調(diào)研和業(yè)務洽談，了解對方的主體資格、經(jīng)營狀況、信譽情況等，確保合同的簽訂具有可行性和必要性。2.洽談過程中，業(yè)務部門應明確合同的主要條款和條件，如標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、履行地點、違約責任等，并與對方進行充分溝通和協(xié)商，達成一致意見。（二）合同起草1.合同一般由業(yè)務部門負責起草。起草合同應使用規(guī)范的合同文本，明確雙方的權(quán)利和義務，條款應具體、明確、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。2.合同文本應包括首部、正文、尾部三部分。首部應寫明合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等；正文應詳細約定合同的主要條款和條件；尾部應寫明合同的簽訂日期、地點、雙方簽字（蓋章）等。（三）合同審查1.合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本提交合同管理部門進行審查。合同管理部門應從合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等方面進行審查，并提出審查意見。2.合同管理部門審查通過后，將合同文本提交法務部門進行法律審查。法務部門應從法律角度對合同進行審查，確保合同的簽訂符合法律法規(guī)的規(guī)定，避免法律風險。3.合同管理部門和法務部門審查通過后，將合同文本提交財務部門進行資金收付審查。財務部門應從資金安全、資金流動等方面進行審查，確保合同的履行不會給公司帶來財務風險。4.業(yè)務部門應根據(jù)合同管理部門、法務部門和財務部門的審查意見，對合同文本進行修改和完善，確保合同的簽訂符合公司的利益和要求。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審查通過后，業(yè)務部門應按照公司的授權(quán)管理制度，辦理合同簽訂手續(xù)。合同簽訂人應具備相應的授權(quán)資格，在合同上簽字（蓋章）時應確保簽字（蓋章）的真實性和有效性。2.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本副本送合同管理部門、法務部門、財務部門等相關部門備案。合同管理部門應建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行詳細記錄。三、合同的履行（一）履行通知1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時向?qū)Ψ桨l(fā)出履行通知，明確合同的履行期限、履行地點、履行方式等要求，確保對方按時履行合同義務。2.履行通知應采用書面形式，如信函、傳真、電子郵件等，并留存相關憑證。（二）履行跟蹤1.業(yè)務部門應建立合同履行跟蹤制度，定期對合同的履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同的履行進度和存在的問題。2.對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題，業(yè)務部門應及時與對方溝通協(xié)商，采取有效措施加以解決，確保合同的順利履行。（三）履行變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務部門應及時與對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。業(yè)務部門應將變更協(xié)議副本送合同管理部門、法務部門、財務部門等相關部門備案。（四）履行終止1.合同履行完畢后，業(yè)務部門應及時辦理合同終止手續(xù)，并對合同的履行情況進行總結(jié)和評價。2.合同終止后，業(yè)務部門應將合同文本及相關資料整理歸檔，妥善保管。四、合同的變更與轉(zhuǎn)讓（一）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務部門應及時與對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等條款，并由雙方簽字（蓋章）確認。業(yè)務部門應將變更協(xié)議副本送合同管理部門、法務部門、財務部門等相關部門備案。（二）合同轉(zhuǎn)讓1.合同一方如需將合同權(quán)利義務轉(zhuǎn)讓給第三方的，應事先征得對方書面同意，并簽訂書面轉(zhuǎn)讓協(xié)議。2.轉(zhuǎn)讓協(xié)議應明確轉(zhuǎn)讓的內(nèi)容、轉(zhuǎn)讓方和受讓方的權(quán)利義務等條款，并由三方簽字（蓋章）確認。業(yè)務部門應將轉(zhuǎn)讓協(xié)議副本送合同管理部門、法務部門、財務部門等相關部門備案。五、合同的擔保與抵押（一）合同擔保1.公司在簽訂合同時，如認為有必要要求對方提供擔保的，應在合同中明確約定擔保條款，并要求對方提供相應的擔保措施。2.擔保措施可以包括保證、抵押、質(zhì)押、留置等方式。業(yè)務部門應根據(jù)合同的具體情況，選擇合適的擔保方式，并確保擔保措施的有效性和可執(zhí)行性。（二）合同抵押1.公司在簽訂合同時，如涉及不動產(chǎn)或其他重要資產(chǎn)抵押的，應按照國家法律法規(guī)的規(guī)定，辦理相關抵押登記手續(xù)，確保抵押的合法性和有效性。2.業(yè)務部門應在合同簽訂后，及時將抵押合同及相關資料送合同管理部門、法務部門、財務部門等相關部門備案，并跟蹤抵押登記手續(xù)的辦理情況。六、合同的糾紛處理（一）糾紛協(xié)商1.合同履行過程中，如發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應首先與對方進行協(xié)商，尋求解決方案。協(xié)商過程中，應保持冷靜、理智，尊重對方的意見和建議，避免情緒化的表達和行為。2.協(xié)商達成一致意見的，雙方應簽訂書面和解協(xié)議，并按照協(xié)議約定履行各自的義務。（二）糾紛調(diào)解1.如協(xié)商不成，業(yè)務部門可以根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商一致，申請第三方進行調(diào)解。調(diào)解可以由合同管理部門、法務部門等相關部門組織，也可以委托專業(yè)的調(diào)解機構(gòu)進行。2.調(diào)解過程中，調(diào)解人員應遵循公平、公正、合法的原則，充分聽取雙方的意見和訴求，提出合理的調(diào)解方案，促使雙方達成和解協(xié)議。（三）糾紛仲裁1.如調(diào)解不成，業(yè)務部門可以根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商一致，申請仲裁機構(gòu)進行仲裁。仲裁機構(gòu)應按照仲裁規(guī)則進行仲裁，作出的仲裁裁決具有終局性，雙方應按照仲裁裁決履行各自的義務。2.業(yè)務部門應在合同簽訂時，明確約定仲裁條款，包括仲裁機構(gòu)、仲裁地點、仲裁規(guī)則等內(nèi)容。仲裁條款應符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保仲裁的合法性和有效性。（四）糾紛訴訟1.如仲裁不成，業(yè)務部門可以根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商一致，向人民法院提起訴訟。人民法院應按照民事訴訟程序進行審理，作出的判決具有終局性，雙方應按照判決履行各自的義務。2.業(yè)務部門應在合同簽訂時，明確約定管轄法院，確保訴訟的順利進行。管轄法院應符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，具有管轄權(quán)。七、合同的檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本及相關資料整理歸檔，包括合同洽談記錄、合同起草文本、合同審查意見、合同簽訂文件、合同履行記錄、合同變更協(xié)議、合同轉(zhuǎn)讓協(xié)議、合同糾紛處理文件等。2.檔案收集應確保資料的完整性和準確性，不得遺漏重要信息。（二）檔案整理1.合同管理部門應定期對收集的合同檔案進行整理，按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類編號，建立合同檔案目錄。2.合同檔案應采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行管理，確保檔案的安全性和可查閱性。（三）檔案保管1.合同管理部門應指定專人負責合同檔案的保管工作，確保檔案的安全存放。檔案保管地點應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，防止檔案損壞或丟失。2.合同檔案的保管期限應按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行，一般為合同履行完畢后[X]年。保管期限屆滿后，如無特殊情況，可以按照公司檔案管理制度進行銷毀。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到合同管理部門查閱。2.查閱合同檔案時，應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復印、轉(zhuǎn)借檔案資料。如需復印檔案資料的，應經(jīng)合同管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案的，應持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司分管領導批準后，到合同管理部門查閱。查閱過程中，應安排專人陪同，確保檔案資料的安全。八、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門應定期對公司合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。2.監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。檢查內(nèi)容包括合同的簽訂程序是否合規(guī)、合同條款是否符合法律法規(guī)和公司要求、合同的履行情況是否良好、合同糾紛處理是否及時有效等。（二）考核評價1.公司應建立合同管理考核評價制度，對各部門的合同管理工作進行考核評價?？?/p>