發(fā)文管理辦法通知一、總則（一）目的為加強公司發(fā)文管理，規(guī)范發(fā)文流程，提高工作效率，確保公司文件的準確性、嚴肅性和權威性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間的各類發(fā)文，包括但不限于通知、通報、報告、請示、批復、函等。（三）基本原則1.準確規(guī)范：發(fā)文應符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的各項規(guī)章制度，內(nèi)容準確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效：遵循公文處理的時效性要求，確保文件及時起草、審核、印發(fā)，提高工作效率。3.安全保密：嚴格遵守公司的保密制度，妥善保管文件，防止文件泄露、丟失或被篡改。4.精簡實用：發(fā)文應注重實效，內(nèi)容簡潔明了，避免冗長繁瑣，切實解決實際問題。二、發(fā)文職責分工（一）發(fā)文部門1.負責文件的起草工作，確保文件內(nèi)容真實、準確、完整，符合公司的政策和要求。2.對文件進行初步審核，檢查文件格式、文字表述、邏輯結(jié)構(gòu)等是否符合規(guī)范。3.將起草好的文件提交給上級領導或相關部門審核，并根據(jù)審核意見進行修改完善。（二）審核部門1.對發(fā)文部門提交的文件進行全面審核，重點審查文件內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、準確性和可行性。2.檢查文件格式是否符合公司規(guī)定，文字表述是否清晰流暢，邏輯結(jié)構(gòu)是否嚴謹合理。3.提出審核意見，明確文件是否可以印發(fā)，以及需要修改的內(nèi)容和要求。（三）簽發(fā)領導1.對審核通過的文件進行最終簽發(fā)，決定文件是否印發(fā)以及印發(fā)的范圍和方式。2.對文件內(nèi)容負責，確保文件符合公司的整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略。（四）發(fā)文管理部門1.負責發(fā)文的登記、編號、排版、印制、分發(fā)、歸檔等工作，確保發(fā)文流程的順暢進行。2.對發(fā)文過程進行跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，保證文件按時、準確地傳達給相關部門和人員。3.定期對發(fā)文工作進行總結(jié)和分析，不斷完善發(fā)文管理辦法，提高發(fā)文工作質(zhì)量和效率。三、發(fā)文流程（一）起草1.發(fā)文部門根據(jù)工作需要，確定發(fā)文主題和內(nèi)容框架，組織相關人員進行文件起草。2.起草人員應深入調(diào)查研究，廣泛收集資料，確保文件內(nèi)容具有針對性和可操作性。3.文件起草完成后，起草人員應認真校對，確保文字表述準確、語法正確、標點符號使用規(guī)范。（二）審核1.發(fā)文部門將起草好的文件提交給本部門負責人進行初步審核。本部門負責人應重點審查文件內(nèi)容是否符合本部門的工作實際和職責范圍，是否與公司的其他文件和政策相協(xié)調(diào)。2.初步審核通過后，發(fā)文部門將文件提交給審核部門進行全面審核。審核部門應按照審核職責分工，對文件進行嚴格審查，并提出審核意見。3.發(fā)文部門根據(jù)審核意見對文件進行修改完善，直至審核部門認可。（三）簽發(fā)1.審核通過的文件，由發(fā)文部門提交給簽發(fā)領導進行最終簽發(fā)。簽發(fā)領導應認真審閱文件內(nèi)容，對文件的準確性、嚴肅性和權威性負責。2.簽發(fā)領導根據(jù)文件內(nèi)容和實際情況，簽署簽發(fā)意見，決定文件是否印發(fā)以及印發(fā)的范圍和方式。（四）編號1.發(fā)文管理部門對簽發(fā)后的文件進行編號，編號應遵循唯一性和系統(tǒng)性原則，確保文件編號的準確性和連續(xù)性。2.文件編號格式為：[公司簡稱][年份][序號]，例如：[XX公司][20XX][001]。（五）排版1.發(fā)文管理部門按照公司規(guī)定的文件格式模板，對文件進行排版。排版應做到頁面布局合理、字體字號規(guī)范、段落格式統(tǒng)一。2.文件排版完成后，發(fā)文管理部門應進行仔細校對，確保排版無誤。（六）印制1.發(fā)文管理部門根據(jù)文件印發(fā)數(shù)量和要求，安排文件印制工作。印制應選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的印刷單位，確保文件印刷質(zhì)量。2.文件印制過程中，發(fā)文管理部門應加強對印刷質(zhì)量的監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（七）分發(fā)1.發(fā)文管理部門按照文件簽發(fā)領導確定的印發(fā)范圍，將印制好的文件分發(fā)給相關部門和人員。分發(fā)應做到及時、準確、無遺漏。2.對于重要文件或機密文件，發(fā)文管理部門應采取專人送達、機要傳遞等方式進行分發(fā)，確保文件安全。（八）歸檔1.文件分發(fā)完畢后，發(fā)文管理部門應及時將文件原稿、審核意見、簽發(fā)稿、印刷清樣等相關資料進行整理歸檔。歸檔應按照公司檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.歸檔后的文件應妥善保管，便于查閱和利用。同時，發(fā)文管理部門應定期對檔案資料進行清查和盤點，確保檔案資料的安全。四、發(fā)文格式規(guī)范（一）頁面設置1.公文用紙采用A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。2.頁邊距：上白邊（天頭）為37mm±1mm，下白邊（地腳）為35mm±1mm，左白邊（訂口）為28mm±1mm，右白邊（翻口）為26mm±1mm。（二）字體字號1.標題：一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。2.主送機關：一般用3號仿宋體字，編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。3.正文：一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。4.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.[附件名稱1]”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機關署名、成文日期和印章：單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。6.附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。7.附件：附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。（三）排版要求1.行距：一般為固定值28磅，以保證頁面布局合理、文字閱讀清晰。2.頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。五、發(fā)文密級與保密管理（一）密級劃分公司發(fā)文根據(jù)內(nèi)容的敏感程度和重要性，分為絕密、機密、秘密三個密級。1.絕密：涉及公司核心商業(yè)機密、重大戰(zhàn)略決策、關鍵技術信息等，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損失。2.機密：涉及公司重要業(yè)務信息、客戶資料、財務數(shù)據(jù)等，泄露后可能對公司的正常運營和發(fā)展產(chǎn)生較大影響。3.秘密：涉及公司一般性業(yè)務信息、內(nèi)部管理文件等，泄露后可能對公司造成一定的不利影響。（二）保密措施1.發(fā)文部門在起草文件時，應根據(jù)文件內(nèi)容確定密級，并在文件首頁左上角標注相應的密級標識。2.對涉及密級的文件，發(fā)文部門應嚴格控制知悉范圍，按照規(guī)定的審批程序進行發(fā)放和傳遞。3.涉密文件的印刷、復制、傳遞、存儲等環(huán)節(jié)，應嚴格遵守公司的保密制度，采取必要的保密措施，防止文件泄露。4.閱讀和使用涉密文件的人員，應妥善保管文件，不得擅自復制、摘抄、轉(zhuǎn)借他人，不得在非保密場所談論涉密文件內(nèi)容。5.涉密文件使用完畢后，應及時歸還發(fā)文管理部門，由發(fā)文管理部門按照規(guī)定進行歸檔或銷毀。（三）解密與變更1.密級文件的保密期限根據(jù)文件內(nèi)容和實際情況確定，保密期限屆滿后，文件自動解密。2.在保密期限內(nèi)，如因工作需要或情況變化，認為某份文件不再需要保密的，發(fā)文部門應及時提出解密申請，報原確定密級的領導審批后，進行解密處理。3.密級文件的密級如需變更，發(fā)文部門應及時提出變更申請，說明變更理由和依據(jù)，報原確定密級的領導審批后，按照新的密級進行管理。六、發(fā)文監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對發(fā)文工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查發(fā)文流程是否規(guī)范、文件格式是否符合要求、文件內(nèi)容是否準確無誤等。2.發(fā)文管理部門應建立發(fā)文臺賬，記錄發(fā)文的編號、日期、標題、發(fā)文部門、簽發(fā)領導、印發(fā)范圍、發(fā)放時間等信息，以便于查詢和統(tǒng)計分析。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，發(fā)文管理部門應及時向相關部門和人員反饋，并督促其限期整改。（二）考核評價1.公司將發(fā)文工作納入各部門的績效考核體系，對發(fā)文工作質(zhì)量高、效率快的部門和個人