保全公證管理辦法一、總則（一）目的為加強保全公證管理，規(guī)范保全公證業(yè)務(wù)操作，提高保全公證質(zhì)量，保障公證當事人合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國公證法》及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司開展的各類保全公證業(yè)務(wù)，包括但不限于證據(jù)保全、財產(chǎn)保全、行為保全等公證事項。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：保全公證業(yè)務(wù)應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保公證行為的合法性和有效性。2.真實客觀原則：公證人員應(yīng)秉持客觀、公正的態(tài)度，對保全事項的真實性、合法性進行全面、細致的審查核實，如實記錄和反映實際情況。3.保密原則：公證機構(gòu)及其工作人員應(yīng)對在辦理保全公證業(yè)務(wù)過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。4.便民高效原則：優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，為當事人提供優(yōu)質(zhì)、便捷的公證服務(wù)，最大限度滿足當事人的需求。二、保全公證業(yè)務(wù)流程（一）申請與受理1.當事人申請：當事人向本公司提出保全公證申請，應(yīng)提交書面申請，并提供相關(guān)證明材料，如身份證明、需要保全的證據(jù)或財產(chǎn)線索、與保全事項相關(guān)的合同、協(xié)議等。2.申請審查：公證人員對當事人提交的申請及證明材料進行初步審查，核實當事人身份、申請事項的真實性和合法性、證明材料的完整性和關(guān)聯(lián)性等。對于符合受理條件的申請，予以受理；對于不符合受理條件的申請，應(yīng)告知當事人不予受理的理由，并退還申請材料。3.受理登記：對受理的保全公證申請進行登記，記錄申請時間、申請人、申請事項、證明材料等基本信息，建立業(yè)務(wù)檔案。（二）公證人員指派根據(jù)保全公證事項的復(fù)雜程度、工作量等因素，合理指派具有相應(yīng)業(yè)務(wù)能力和經(jīng)驗的公證人員承辦該業(yè)務(wù)。承辦公證人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程。（三）調(diào)查核實1.制定調(diào)查方案：承辦公證人員根據(jù)申請事項和當事人提供的線索，制定詳細的調(diào)查方案，明確調(diào)查內(nèi)容、方法、步驟和時間安排等。2.實施調(diào)查：公證人員按照調(diào)查方案開展調(diào)查工作，通過詢問當事人、證人，查閱相關(guān)文件、資料，現(xiàn)場勘查、拍照、錄像等方式，對保全事項的真實性、合法性進行全面核實。調(diào)查過程中，應(yīng)制作詳細的調(diào)查筆錄，記錄調(diào)查情況，并由被調(diào)查人簽字確認。3.證據(jù)收集與固定：對于與保全事項相關(guān)的證據(jù)，公證人員應(yīng)及時收集、固定，確保證據(jù)的真實性、合法性和關(guān)聯(lián)性。證據(jù)收集方式包括但不限于提取原件、復(fù)制、拍照、錄像、錄音等。收集的證據(jù)應(yīng)妥善保管，作為公證卷宗的重要組成部分。（四）公證文書制作1.撰寫公證文書初稿：承辦公證人員根據(jù)調(diào)查核實情況，按照公證文書格式要求，撰寫公證文書初稿，內(nèi)容應(yīng)包括當事人基本情況、申請事項、調(diào)查核實情況、公證結(jié)論等。2.審核修改：公證文書初稿完成后，由承辦公證人員所在的業(yè)務(wù)部門負責人進行審核，提出修改意見。承辦公證人員根據(jù)審核意見對公證文書進行修改完善，確保公證文書內(nèi)容準確、表述清晰、邏輯嚴謹。3.審批簽發(fā)：修改后的公證文書經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人審核通過后，報本公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對公證文書的內(nèi)容、格式、質(zhì)量等進行全面審查，簽署審批意見。審批通過的公證文書方可加蓋本公司公章。（五）送達與歸檔1.送達公證文書：公證文書制作完成后，應(yīng)及時送達當事人。送達方式可根據(jù)當事人的要求和實際情況選擇直接送達、郵寄送達、留置送達等。送達時，應(yīng)要求當事人在送達回執(zhí)上簽字確認。2.歸檔管理：保全公證業(yè)務(wù)辦理完畢后，承辦公證人員應(yīng)及時將業(yè)務(wù)檔案整理歸檔。業(yè)務(wù)檔案應(yīng)包括申請材料、調(diào)查筆錄、證據(jù)材料、公證文書等相關(guān)資料，按照檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂，妥善保管。檔案保管期限應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定和本公司檔案管理制度要求。三、保全公證質(zhì)量控制（一）質(zhì)量控制體系建設(shè)1.建立質(zhì)量管理制度：本公司制定完善的保全公證質(zhì)量管理制度，明確質(zhì)量控制目標、標準、流程和責任，確保質(zhì)量控制工作有章可循。2.設(shè)立質(zhì)量監(jiān)督崗位：設(shè)立專門的質(zhì)量監(jiān)督崗位，配備具有豐富業(yè)務(wù)經(jīng)驗和較強責任心的人員，負責對保全公證業(yè)務(wù)質(zhì)量進行全程監(jiān)督檢查。3.定期開展質(zhì)量培訓(xùn)：定期組織公證人員參加質(zhì)量培訓(xùn)，提高公證人員的質(zhì)量意識和業(yè)務(wù)水平，使其熟悉質(zhì)量控制要求和方法，確保公證業(yè)務(wù)質(zhì)量。（二）質(zhì)量監(jiān)督檢查1.日常檢查：質(zhì)量監(jiān)督人員定期對正在辦理的保全公證業(yè)務(wù)進行日常檢查，檢查內(nèi)容包括公證人員的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)操作規(guī)范執(zhí)行情況、調(diào)查核實工作開展情況、公證文書制作質(zhì)量等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，督促承辦公證人員進行整改。2.定期抽查：定期對已辦結(jié)的保全公證業(yè)務(wù)檔案進行抽查，檢查檔案資料的完整性、準確性、規(guī)范性以及公證業(yè)務(wù)辦理是否符合質(zhì)量控制要求。對抽查中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，進行分析總結(jié)，采取相應(yīng)的改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。3.投訴處理：認真對待當事人對保全公證業(yè)務(wù)質(zhì)量的投訴，及時進行調(diào)查核實。對于確實存在質(zhì)量問題的，按照規(guī)定進行處理，并向當事人反饋處理結(jié)果，妥善解決糾紛，維護本公司的良好形象。（三）質(zhì)量考核評價1.制定考核評價標準：制定科學(xué)合理的保全公證質(zhì)量考核評價標準，從公證業(yè)務(wù)辦理的各個環(huán)節(jié)入手，對公證人員的工作質(zhì)量進行量化考核。考核評價標準應(yīng)包括工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、質(zhì)量控制執(zhí)行情況、當事人滿意度等方面。2.定期考核評價：定期對公證人員的保全公證業(yè)務(wù)質(zhì)量進行考核評價，考核評價結(jié)果與公證人員的績效獎金、晉升晉級等掛鉤，激勵公證人員提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平。3.結(jié)果反饋與改進：及時向公證人員反饋質(zhì)量考核評價結(jié)果，針對存在的問題提出改進建議和措施，幫助公證人員不斷提高業(yè)務(wù)能力和質(zhì)量意識，持續(xù)改進保全公證業(yè)務(wù)質(zhì)量。四、保全公證人員管理（一）人員資質(zhì)要求1.專業(yè)資格：從事保全公證業(yè)務(wù)的人員應(yīng)具備國家公證員資格證書，經(jīng)過司法行政部門核準登記，取得公證員執(zhí)業(yè)證書。2.業(yè)務(wù)能力：公證人員應(yīng)具備扎實的法律專業(yè)知識和豐富的公證業(yè)務(wù)經(jīng)驗，熟悉保全公證業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)，能夠熟練運用調(diào)查核實方法和公證文書制作技巧，準確、高效地辦理保全公證業(yè)務(wù)。3.職業(yè)道德：公證人員應(yīng)遵守職業(yè)道德規(guī)范，誠實守信、廉潔奉公、保守秘密，自覺維護公證行業(yè)的良好形象。（二）培訓(xùn)與發(fā)展1.定期培訓(xùn)計劃：制定年度培訓(xùn)計劃，定期組織公證人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、行業(yè)標準、業(yè)務(wù)技能、職業(yè)道德等方面。2.業(yè)務(wù)研討與交流：定期組織業(yè)務(wù)研討活動，鼓勵公證人員分享工作經(jīng)驗和案例，探討業(yè)務(wù)中遇到的問題及解決方案。積極參加行業(yè)內(nèi)的交流活動，學(xué)習借鑒先進的管理經(jīng)驗和業(yè)務(wù)做法，促進本公司保全公證業(yè)務(wù)的發(fā)展。3.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：為公證人員制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，根據(jù)其個人特點和業(yè)務(wù)能力，提供晉升機會和崗位輪換機會，激勵公證人員不斷提升自身能力，為公司發(fā)展貢獻力量。（三）監(jiān)督與獎懲1.工作監(jiān)督：加強對保全公證人員工作的日常監(jiān)督，建立健全工作臺賬，記錄公證人員的工作任務(wù)完成情況、質(zhì)量控制情況等。對公證人員的工作表現(xiàn)進行定期評估，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.獎勵制度：對在保全公證工作中表現(xiàn)突出、業(yè)務(wù)質(zhì)量高、當事人滿意度高的公證人員，給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、獎金、晉升晉級等，激勵公證人員積極進取，提高工作質(zhì)量和效率。3.懲戒制度：對違反法律法規(guī)、職業(yè)道德和本公司管理制度的公證人員，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的懲戒，如批評教育、警告、罰款、暫停執(zhí)業(yè)、吊銷執(zhí)業(yè)證書等。通過懲戒制度，規(guī)范公證人員的執(zhí)業(yè)行為，維護公證行業(yè)的正常秩序。五、保全公證檔案管理（一）檔案整理1.分類標準：保全公證檔案按照公證事項類別、年度、保管期限等進行分類整理。同一公證事項的檔案材料應(yīng)集中存放，便于查閱和管理。2.編號規(guī)則：為每一份保全公證檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)體現(xiàn)公證事項類別、年度、順序號等信息，確保檔案編號的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.裝訂要求：檔案材料應(yīng)按照一定的順序進行裝訂，一般包括申請材料、受理登記表、調(diào)查筆錄、證據(jù)材料、公證文書正本及副本、送達回執(zhí)等。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保管。（二）檔案保管1.保管場所：設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.保管期限：保全公證檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本公司檔案管理制度確定。一般情況下，短期檔案保管期限為[X]年，長期檔案保管期限為[X]年，永久檔案應(yīng)長期妥善保管。3.定期檢查：定期對檔案保管情況進行檢查，查看檔案是否完好無損、是否存在霉變、蟲蛀等問題。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取相應(yīng)的措施進行處理，確保檔案的安全。（三）檔案查閱與利用1.查閱權(quán)限：嚴格限定檔案查閱權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員方可查閱保全公證檔案。查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)相關(guān)負責人批準后方可查閱。2.查閱登記：建立檔案查閱登記制度，對查閱檔案的人員、時間、內(nèi)容等進行詳細記