口頭訂單管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司口頭訂單的管理，確保訂單信息準(zhǔn)確傳達(dá)、有效執(zhí)行，維護(hù)公司的合法權(quán)益，提高運(yùn)營效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及口頭訂單的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于銷售、采購、生產(chǎn)等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：口頭訂單的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：訂單信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄和傳達(dá)，避免因信息錯誤導(dǎo)致的糾紛和損失。3.及時性原則：相關(guān)人員應(yīng)及時處理口頭訂單，確保訂單的順利執(zhí)行。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)人員在口頭訂單管理中的職責(zé)，避免推諉扯皮現(xiàn)象。二、口頭訂單的定義與識別（一）定義口頭訂單是指交易雙方通過口頭溝通達(dá)成的關(guān)于產(chǎn)品或服務(wù)的買賣協(xié)議，不具備書面合同的形式。（二）識別要點1.訂單內(nèi)容明確：包括產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等關(guān)鍵信息。2.雙方達(dá)成一致：買賣雙方就訂單內(nèi)容進(jìn)行了明確的溝通，并達(dá)成了共識。3.存在交易意向：雙方有進(jìn)行交易的意愿，且訂單信息具有一定的確定性。三、口頭訂單的接收與記錄（一）接收人員公司指定專人負(fù)責(zé)接收口頭訂單，一般為銷售部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門的工作人員。（二）接收要求1.接收人員應(yīng)保持電話暢通，及時接聽客戶的口頭訂單。2.在接收訂單時，應(yīng)主動詢問訂單的詳細(xì)信息，并進(jìn)行認(rèn)真記錄。3.對于重要信息，應(yīng)進(jìn)行重復(fù)確認(rèn)，確保記錄準(zhǔn)確無誤。（三）記錄內(nèi)容1.客戶信息：包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。2.訂單內(nèi)容：如前所述的產(chǎn)品或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等。3.訂單來源：記錄訂單是通過電話、面談還是其他方式接收的。4.接收時間：準(zhǔn)確記錄訂單的接收時間。（四）記錄方式1.可采用紙質(zhì)記錄，也可使用電子表格或?qū)ｉT的訂單管理軟件進(jìn)行記錄。2.記錄應(yīng)清晰、完整，便于后續(xù)查詢和追溯。四、口頭訂單的審核與確認(rèn)（一）審核人員接收口頭訂單后，應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員進(jìn)行審核。（二）審核內(nèi)容1.訂單內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，確保關(guān)鍵信息無遺漏。2.訂單的可行性，包括公司的生產(chǎn)能力、庫存情況等是否能夠滿足訂單需求。3.客戶的信用狀況，評估客戶是否有能力按時支付貨款。（三）確認(rèn)方式1.審核人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并與客戶進(jìn)行電話或其他方式的確認(rèn)。2.確認(rèn)訂單內(nèi)容無誤后，應(yīng)向客戶明確表示訂單已被接受，并告知預(yù)計的處理流程和時間節(jié)點。五、口頭訂單的執(zhí)行與跟蹤（一）執(zhí)行部門根據(jù)訂單的性質(zhì)和業(yè)務(wù)流程，由相應(yīng)的部門負(fù)責(zé)口頭訂單的執(zhí)行，如生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)產(chǎn)品生產(chǎn)，采購部門負(fù)責(zé)原材料采購等。（二）執(zhí)行要求1.執(zhí)行部門應(yīng)按照訂單要求制定詳細(xì)的工作計劃，并確保各項工作按時、按質(zhì)完成。2.在執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)訂單存在問題或需要變更訂單內(nèi)容，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。（三）跟蹤措施1.建立訂單跟蹤機(jī)制，由專人負(fù)責(zé)對口頭訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。2.定期與執(zhí)行部門溝通，了解訂單的進(jìn)展情況，及時解決出現(xiàn)的問題。3.對于重要訂單或可能影響交貨期的訂單，應(yīng)加強(qiáng)跟蹤頻率，確保訂單按時完成。六、口頭訂單的變更管理（一）變更申請客戶如需變更口頭訂單內(nèi)容，應(yīng)提前向公司提出變更申請，并說明變更的原因和具體內(nèi)容。（二）變更審核公司收到變更申請后，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員進(jìn)行審核，評估變更對訂單執(zhí)行、成本、交貨期等方面的影響。（三）變更確認(rèn)審核通過后，公司應(yīng)與客戶進(jìn)行變更確認(rèn)，明確變更后的訂單內(nèi)容，并重新評估訂單的可行性和風(fēng)險。（四）變更執(zhí)行根據(jù)變更確認(rèn)結(jié)果，執(zhí)行部門應(yīng)及時調(diào)整工作計劃，確保變更后的訂單能夠順利執(zhí)行。七、口頭訂單的交付與驗收（一）交付要求1.執(zhí)行部門應(yīng)按照訂單要求的時間、地點和方式進(jìn)行產(chǎn)品或服務(wù)的交付。2.在交付前，應(yīng)對產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗，確保符合訂單要求。（二）交付方式1.可采用直接交付、郵寄、快遞等方式進(jìn)行交付，具體方式應(yīng)根據(jù)訂單要求和實際情況確定。2.交付時，應(yīng)向客戶提供相關(guān)的交付憑證，如送貨單、發(fā)票等。（三）驗收標(biāo)準(zhǔn)1.明確產(chǎn)品或服務(wù)的驗收標(biāo)準(zhǔn)，一般應(yīng)符合訂單要求、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的標(biāo)準(zhǔn)。2.客戶應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對交付的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知公司。（四）驗收結(jié)果處理1.如驗收合格，客戶應(yīng)簽署驗收文件；如驗收不合格，公司應(yīng)根據(jù)客戶反饋的問題及時進(jìn)行處理，直至客戶滿意為止。2.對于因產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量問題導(dǎo)致的客戶投訴或糾紛，公司應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、口頭訂單的付款管理（一）付款方式1.明確口頭訂單的付款方式，如現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。2.對于信用良好的客戶，可根據(jù)公司的信用政策給予一定的信用期。（二）付款提醒1.在訂單約定的付款期限前，財務(wù)部門應(yīng)向客戶發(fā)送付款提醒通知，提醒客戶按時付款。2.對于逾期未付款的客戶，應(yīng)加強(qiáng)催款力度，采取多種方式進(jìn)行催款。（三）付款記錄與核對1.財務(wù)部門應(yīng)及時記錄客戶的付款情況，并與訂單金額進(jìn)行核對，確保賬目清晰。2.定期與客戶進(jìn)行賬目核對，如有差異應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。九、口頭訂單的檔案管理（一）檔案內(nèi)容口頭訂單的檔案應(yīng)包括訂單記錄、審核文件、變更記錄、交付憑證、驗收文件、付款記錄等相關(guān)資料。（二）檔案整理1.按照時間順序或訂單編號對檔案資料進(jìn)行整理，確保資料的完整性和系統(tǒng)性。2.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查詢和檢索。（三）檔案保存期限根據(jù)公司的檔案管理制度，確定口頭訂單檔案的保存期限，一般為[X]年。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員如需查閱或借閱口頭訂單檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱或借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、復(fù)印或帶出檔案資料。十、口頭訂單的風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.分析口頭訂單管理過程中可能存在的風(fēng)險，如信息不準(zhǔn)確、訂單變更頻繁、客戶信用風(fēng)險、交貨延遲風(fēng)險等。2.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同的風(fēng)險，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，如加強(qiáng)信息溝通與確認(rèn)、規(guī)范訂單變更流程、建立客戶信用評估體系、優(yōu)化生產(chǎn)計劃與供應(yīng)鏈管理等。2.定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時調(diào)整和完善應(yīng)對措施。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的監(jiān)督部門或指定專人負(fù)責(zé)對口頭訂單管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督內(nèi)容1.訂單接收、審核、執(zhí)行、跟蹤、變更、交付、驗收、付款等環(huán)節(jié)的工作是否符合本辦法的規(guī)定。2.各部門之間的溝通協(xié)調(diào)是否順暢，是否存在推諉扯皮現(xiàn)象。3.口頭訂單管理過程中的風(fēng)險防控措施是否有效執(zhí)行。（三）考核機(jī)制1.建立口頭訂單管理工作的考核機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵。2.對違反本辦法規(guī)定的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告