會議電視管理辦法一、總則（一）目的為加強公司會議電視系統(tǒng)的管理，規(guī)范會議電視的使用流程，提高會議效率，確保會議電視系統(tǒng)的正常運行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部使用會議電視系統(tǒng)召開的各類會議、培訓、研討等活動。（三）基本原則1.合法性原則：會議電視系統(tǒng)的使用應符合國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準要求。2.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的流程和操作規(guī)范使用會議電視系統(tǒng)，確保會議質(zhì)量和效果。3.安全性原則：保障會議電視系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全、信息安全，防止信息泄露和系統(tǒng)故障。4.高效性原則：充分利用會議電視系統(tǒng)的功能，提高會議效率，降低會議成本。二、管理職責（一）公司辦公室1.負責會議電視系統(tǒng)的整體規(guī)劃、建設和升級工作。2.制定會議電視系統(tǒng)的管理制度和操作規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。3.協(xié)調(diào)各部門之間的會議電視使用需求，安排會議電視系統(tǒng)的使用計劃。4.負責會議電視系統(tǒng)設備的日常維護和管理，確保設備正常運行。（二）使用部門1.根據(jù)工作需要，提前向公司辦公室提交會議電視使用申請。2.負責本部門會議電視設備的日常保管和簡單維護，發(fā)現(xiàn)問題及時報告公司辦公室。3.按照規(guī)定的操作流程使用會議電視系統(tǒng)，確保會議順利進行。4.會議結(jié)束后，及時清理會議現(xiàn)場，關閉會議電視設備。（三）信息中心1.負責會議電視系統(tǒng)的技術支持和網(wǎng)絡保障工作，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.對會議電視系統(tǒng)的故障進行及時處理和修復，保障會議的正常進行。3.定期對會議電視系統(tǒng)進行安全檢查和維護，防范網(wǎng)絡安全風險。三、會議電視系統(tǒng)建設與維護（一）系統(tǒng)建設1.公司辦公室應根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務需求，制定會議電視系統(tǒng)建設規(guī)劃，明確系統(tǒng)的功能、性能、規(guī)模等要求。2.會議電視系統(tǒng)建設應遵循國家相關標準和規(guī)范，采用先進、成熟、可靠的技術和設備，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和兼容性。3.在系統(tǒng)建設過程中，應嚴格按照項目管理的要求，進行項目立項、招標、采購、安裝調(diào)試、驗收等工作，確保項目質(zhì)量和進度。（二）系統(tǒng)維護1.信息中心應建立會議電視系統(tǒng)維護管理制度，明確維護人員的職責和工作流程。2.定期對會議電視系統(tǒng)設備進行巡檢，檢查設備的運行狀態(tài)、性能指標等，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。3.對會議電視系統(tǒng)的軟件進行定期升級和維護，確保系統(tǒng)功能的完整性和安全性。4.建立會議電視系統(tǒng)故障應急預案，當系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，能夠迅速響應，采取有效的措施進行恢復，確保會議的正常進行。四、會議電視使用流程（一）使用申請1.使用部門如需使用會議電視系統(tǒng)召開會議，應提前[X]個工作日填寫《會議電視使用申請表》，詳細說明會議的主題、時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容等信息。2.《會議電視使用申請表》經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至公司辦公室。（二）申請審批1.公司辦公室收到《會議電視使用申請表》后，應在[X]個工作日內(nèi)進行審核。審核內(nèi)容包括會議的必要性、使用時間是否沖突、設備是否可用等。2.如申請通過審核，公司辦公室將安排會議電視系統(tǒng)的使用，并通知使用部門；如申請未通過審核，公司辦公室應向使用部門說明原因。（三）會前準備1.使用部門應在會議前[X]小時到達會議現(xiàn)場，檢查會議電視設備的運行情況，確保設備正常。2.按照會議的要求，布置會議現(xiàn)場，調(diào)整攝像頭、麥克風、音響等設備的位置和角度，確保圖像清晰、聲音正常。3.提前測試會議電視系統(tǒng)的連接情況，與參會地點進行視頻通話，確保通信暢通。（四）會議召開1.會議開始前，主持人應再次檢查會議電視系統(tǒng)的運行情況，確認參會人員是否全部接入。2.在會議過程中，參會人員應遵守會議紀律，保持良好的會議秩序，不得隨意走動、大聲喧嘩。3.會議主持人應合理控制會議時間，確保會議按照預定議程進行。如需調(diào)整會議議程或延長會議時間，應提前通知參會人員。（五）會議結(jié)束1.會議結(jié)束后，主持人應宣布會議結(jié)束，并感謝參會人員的參與。2.使用部門應及時清理會議現(xiàn)場，關閉會議電視設備，并將設備恢復至初始狀態(tài)。3.如會議過程中出現(xiàn)設備故障或其他問題，使用部門應及時向公司辦公室報告，由信息中心進行處理。五、會議電視系統(tǒng)安全管理（一）網(wǎng)絡安全1.信息中心應采取有效的網(wǎng)絡安全防護措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術等，防止外部網(wǎng)絡攻擊和信息泄露。2.定期對會議電視系統(tǒng)的網(wǎng)絡進行安全掃描和漏洞檢測，及時發(fā)現(xiàn)并修復安全隱患。3.加強對會議電視系統(tǒng)網(wǎng)絡賬號和密碼的管理，定期更換密碼，嚴禁使用弱密碼。（二）信息安全1.嚴格控制會議電視系統(tǒng)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能使用會議電視系統(tǒng)。2.在會議過程中，嚴禁傳輸涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的信息。如需傳輸敏感信息，應采取加密措施，并確保接收方具備相應的安全接收能力。3.對會議電視系統(tǒng)產(chǎn)生的信息進行備份，定期存儲在安全的介質(zhì)上，并異地保存，防止信息丟失。（三）設備安全1.加強對會議電視系統(tǒng)設備的保管，防止設備被盜、損壞或丟失。2.定期對設備進行清潔和保養(yǎng)，延長設備使用壽命。3.在設備使用過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應立即停止使用，并及時報告信息中心進行處理。六、培訓與考核（一）培訓1.公司辦公室應定期組織會議電視系統(tǒng)使用培訓，提高使用人員的操作技能和業(yè)務水平。2.培訓內(nèi)容包括會議電視系統(tǒng)的基本原理、操作方法、日常維護、安全注意事項等。3.培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、在線學習等多種形式，確保培訓效果。（二）考核1.公司辦公室應對使用人員的會議電視系統(tǒng)使用情況進行考核，考核內(nèi)容包括操作技能、會議組織能力、設備維護情況等。2.考核結(jié)果將作為使用人員績效評估的重要依據(jù)之一，對表現(xiàn)優(yōu)秀的使用人員給予表彰和獎勵，對不遵守規(guī)定的使用人員進行批評教育或相應的處罰。七、附則（一