會計擋案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.會計檔案管理：是指對會計檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等一系列工作的總稱。（四）管理職責(zé)1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)會計檔案的整理、裝訂、保管等日常工作。按照規(guī)定定期將會計檔案移交公司檔案管理部門。配合檔案管理部門做好會計檔案的查閱、借閱等工作。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)接收財務(wù)部門移交的會計檔案，并進(jìn)行統(tǒng)一保管。建立會計檔案管理制度，對會計檔案的保管、利用、鑒定、銷毀等進(jìn)行規(guī)范管理。為會計檔案的查閱、借閱等提供必要的條件和服務(wù)。3.其他部門各部門應(yīng)妥善保管本部門形成的與會計核算相關(guān)的文件資料，并按照規(guī)定及時移交財務(wù)部門。在工作中需要查閱會計檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、銀行回單等。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計分錄憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目分類登記的，總括反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目分類登記的，詳細(xì)反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序逐日逐筆登記。4.其他輔助性賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)會計報告1.月度財務(wù)會計報告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財務(wù)會計報告：在月度財務(wù)會計報告的基礎(chǔ)上，增加附注等內(nèi)容。3.年度財務(wù)會計報告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表、附注等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：定期核對銀行存款日記賬與銀行對賬單，編制的調(diào)節(jié)表。2.銀行對賬單：銀行提供的公司銀行賬戶的收支明細(xì)清單。3.納稅申報表：公司按照稅法規(guī)定向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報繳納稅款的報表。4.會計檔案保管清冊：記錄會計檔案的種類、數(shù)量、保管期限等信息的清冊。5.會計檔案銷毀清冊：記錄會計檔案銷毀情況的清冊。6.會計檔案鑒定意見書：對超過保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，形成的意見書。三、會計檔案的整理（一）整理原則1.遵循會計檔案的形成規(guī)律和特點，保持會計檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.便于保管、查閱和利用。（二）整理方法1.會計憑證的整理按照記賬憑證的編號順序排列，檢查憑證是否齊全，附件是否完整。將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，粘貼應(yīng)整齊、牢固，不得覆蓋原始憑證的內(nèi)容。對記賬憑證進(jìn)行編號，編號應(yīng)連續(xù)，不得跳號、重號。按照月份和憑證種類，將記賬憑證裝訂成冊，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號碼、憑證張數(shù)等信息，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿的整理將賬簿中的空白頁、空白行劃紅線注銷，并加蓋“此頁空白”“此行空白”戳記。在賬簿的扉頁上填寫“賬簿啟用表”，注明單位名稱、賬簿名稱、啟用日期、賬簿頁數(shù)、記賬人員和會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員姓名，并加蓋單位公章和個人名章。按照賬簿的種類和編號順序，將賬簿整理成冊，在封面上注明單位名稱、年度、賬簿名稱等信息，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。3.財務(wù)會計報告的整理按照月度、季度、年度分別整理，將財務(wù)會計報告的封面、目錄、報表、附注等資料依次排列。在財務(wù)會計報告的封面上注明單位名稱、年度、月份、季度、報表名稱等信息，并加蓋單位公章。將財務(wù)會計報告裝訂成冊，在裝訂線封簽處簽名或蓋章。4.其他會計資料的整理按照資料的種類和時間順序，將銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等其他會計資料進(jìn)行整理。在資料的首頁注明資料名稱、年度、月份等信息，并加蓋單位公章。將整理好的其他會計資料裝訂成冊或裝入檔案盒，并在檔案盒上注明資料名稱、年度、月份等信息。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：保管期限為30年。3.財務(wù)會計報告：月度、季度財務(wù)會計報告保管期限為10年，年度財務(wù)會計報告保管期限為永久。4.其他會計資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書保管期限為永久。（二）保管要求1.存放地點公司應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保會計檔案的安全。會計檔案保管庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.存放方式會計檔案應(yīng)按照保管期限和類別進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等應(yīng)分別存放于不同的檔案柜或檔案架上，并在檔案柜或檔案架上標(biāo)明檔案的類別、年度、月份等信息。電子會計檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，并按照規(guī)定進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)與原存儲設(shè)備分開存放。3.保管人員公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的保管工作，保管人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉會計業(yè)務(wù)。保管人員應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行檢查和盤點，確保會計檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施。五、會計檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱的檔案名稱、查閱日期、查閱理由等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，由保管人員按照申請表的要求提供會計檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將會計檔案歸還保管人員，并在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司外部單位因工作需要借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱的檔案名稱、借閱日期、借閱理由、歸還日期等信息，經(jīng)公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向財務(wù)部門提出申請，并經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管會計檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄會計檔案內(nèi)容，不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。如因保管不善造成會計檔案損壞、丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還會計檔案時，保管人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向借閱人員查詢。借閱人員歸還檔案后，應(yīng)在《會計檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。六、會計檔案的鑒定（一）鑒定機(jī)構(gòu)公司成立會計檔案鑒定工作小組，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)人員、審計人員等。會計檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對超過保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定方法1.會計檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)會計檔案的保管期限、重要性、相關(guān)性等因素，對超過保管期限的會計檔案進(jìn)行全面審查和分析。2.對于涉及未了事項的會計檔案，如債權(quán)債務(wù)尚未結(jié)清的原始憑證、正在進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的相關(guān)會計資料等，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案管理部門保管到未了事項完結(jié)時為止。3.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。（三）鑒定程序1.每年年初，財務(wù)部門應(yīng)將上一年度到期的會計檔案清單提交給會計檔案鑒定工作小組。2.會計檔案鑒定工作小組對提交的會計檔案清單進(jìn)行審核，并組織成員對超過保管期限的會計檔案進(jìn)行逐卷鑒定。3.會計檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定結(jié)果，填寫《會計檔案鑒定意見書》，注明會計檔案的名稱、保管期限、鑒定意見等信息，并由鑒定工作小組成員簽字確認(rèn)。4.財務(wù)部門根據(jù)《會計檔案鑒定意見書》，對需要銷毀的會計檔案進(jìn)行整理和登記，編制《會計檔案銷毀清冊》。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀程序1.公司銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案管理部門會同財務(wù)部門提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報上級主管部門備案。3.公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的銷毀工作，銷毀時應(yīng)由檔案管理部門、財務(wù)部門和審計部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；在銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。（二）銷毀要求1.會計檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行