萬(wàn)科會(huì)議管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范萬(wàn)科各類(lèi)會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，充分發(fā)揮會(huì)議在溝通信息、協(xié)調(diào)工作、決策支持等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于萬(wàn)科集團(tuán)總部及各下屬公司、分支機(jī)構(gòu)召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于公司級(jí)會(huì)議、部門(mén)級(jí)會(huì)議、項(xiàng)目專項(xiàng)會(huì)議等。（三）會(huì)議原則1.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會(huì)議效率，避免形式主義，確保會(huì)議達(dá)到預(yù)期目的。2.充分準(zhǔn)備原則：會(huì)前應(yīng)明確會(huì)議主題、目的、議程、參會(huì)人員等，做好充分準(zhǔn)備工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.民主集中原則：會(huì)議討論應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)表意見(jiàn)和建議，同時(shí)要堅(jiān)持集中決策，確保決策的科學(xué)性和有效性。4.嚴(yán)格執(zhí)行原則：會(huì)議形成的決議和決定應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保工作落實(shí)到位。二、會(huì)議分類(lèi)及組織（一）公司級(jí)會(huì)議1.年度經(jīng)營(yíng)工作會(huì)議召開(kāi)時(shí)間：每年年初召開(kāi)。參會(huì)人員：集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各下屬公司及分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、總部各部門(mén)負(fù)責(zé)人等。會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)上一年度公司經(jīng)營(yíng)工作情況，分析當(dāng)前形勢(shì)，部署本年度經(jīng)營(yíng)工作任務(wù)，明確工作目標(biāo)和重點(diǎn)。組織部門(mén)：總裁辦公室2.季度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議召開(kāi)時(shí)間：每季度末召開(kāi)。參會(huì)人員：集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各下屬公司及分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、總部各部門(mén)負(fù)責(zé)人等。會(huì)議內(nèi)容：分析本季度公司經(jīng)營(yíng)指標(biāo)完成情況，查找存在的問(wèn)題和不足，研究制定改進(jìn)措施，部署下一季度經(jīng)營(yíng)工作重點(diǎn)。組織部門(mén)：總裁辦公室3.月度工作例會(huì)召開(kāi)時(shí)間：每月初召開(kāi)。參會(huì)人員：集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)班子成員、總部各部門(mén)負(fù)責(zé)人等。會(huì)議內(nèi)容：匯報(bào)上月工作進(jìn)展情況，交流工作經(jīng)驗(yàn)，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問(wèn)題，部署本月重點(diǎn)工作任務(wù)。組織部門(mén)：總裁辦公室4.專題會(huì)議召開(kāi)時(shí)間：根據(jù)工作需要適時(shí)召開(kāi)。參會(huì)人員：相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人及專業(yè)人員等。會(huì)議內(nèi)容：針對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理中的某一專項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行深入研究和討論，提出解決方案和措施。組織部門(mén)：相關(guān)職能部門(mén)（二）部門(mén)級(jí)會(huì)議1.部門(mén)周例會(huì)召開(kāi)時(shí)間：每周固定時(shí)間召開(kāi)。參會(huì)人員：部門(mén)全體員工。會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)上周工作完成情況，安排本周工作任務(wù)，明確工作重點(diǎn)和責(zé)任人，溝通工作進(jìn)展和存在的問(wèn)題。組織部門(mén)：各部門(mén)2.部門(mén)工作會(huì)議召開(kāi)時(shí)間：根據(jù)工作需要適時(shí)召開(kāi)。參會(huì)人員：部門(mén)相關(guān)人員。會(huì)議內(nèi)容：研究部署部門(mén)階段性工作任務(wù)，協(xié)調(diào)解決部門(mén)內(nèi)部工作矛盾和問(wèn)題，推動(dòng)部門(mén)工作順利開(kāi)展。組織部門(mén)：各部門(mén)（三）項(xiàng)目專項(xiàng)會(huì)議1.項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議召開(kāi)時(shí)間：項(xiàng)目立項(xiàng)后，正式啟動(dòng)前召開(kāi)。參會(huì)人員：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人等。會(huì)議內(nèi)容：介紹項(xiàng)目背景、目標(biāo)、任務(wù)和要求，明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)分工，制定項(xiàng)目工作計(jì)劃和時(shí)間表。組織部門(mén)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門(mén)2.項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)議召開(kāi)時(shí)間：定期召開(kāi)，一般每周或每?jī)芍苷匍_(kāi)一次。參會(huì)人員：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人等。會(huì)議內(nèi)容：匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度情況，分析項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中存在的問(wèn)題，研究制定解決措施，協(xié)調(diào)各方資源，確保項(xiàng)目按計(jì)劃推進(jìn)。組織部門(mén)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門(mén)3.項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)議召開(kāi)時(shí)間：根據(jù)項(xiàng)目需要適時(shí)召開(kāi)。參會(huì)人員：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、涉及的相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等。會(huì)議內(nèi)容：協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中涉及的跨部門(mén)問(wèn)題，加強(qiáng)部門(mén)之間的溝通與協(xié)作，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。組織部門(mén)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門(mén)4.項(xiàng)目總結(jié)會(huì)議召開(kāi)時(shí)間：項(xiàng)目結(jié)束后召開(kāi)。參會(huì)人員：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人等。會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)項(xiàng)目實(shí)施情況，評(píng)估項(xiàng)目目標(biāo)完成情況，分析項(xiàng)目成功經(jīng)驗(yàn)和不足之處，提出改進(jìn)建議和措施，對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)。組織部門(mén)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門(mén)三、會(huì)議流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備1.確定會(huì)議主題和目的：由會(huì)議發(fā)起部門(mén)或負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要，明確會(huì)議要討論的核心問(wèn)題和預(yù)期達(dá)到的目標(biāo)。2.制定會(huì)議議程：會(huì)議議程應(yīng)詳細(xì)列出會(huì)議的各項(xiàng)議題、討論順序和時(shí)間安排，確保會(huì)議有序進(jìn)行。議程制定后，應(yīng)提前發(fā)送給參會(huì)人員，以便其做好準(zhǔn)備。3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和目的，確定需要參加會(huì)議的人員名單。參會(huì)人員應(yīng)具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，能夠?yàn)闀?huì)議討論提供有價(jià)值的意見(jiàn)和建議。4.準(zhǔn)備會(huì)議資料：會(huì)議資料包括會(huì)議通知、議程、相關(guān)文件、報(bào)告、數(shù)據(jù)等。資料應(yīng)提前整理、打印或電子歸檔，并確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。5.安排會(huì)議場(chǎng)地：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和參會(huì)人數(shù)，選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地。會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)具備良好的設(shè)施設(shè)備，如音響、投影儀、麥克風(fēng)等，以滿足會(huì)議的需要。6.通知參會(huì)人員：會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會(huì)人員，通知內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、所需準(zhǔn)備的資料等。通知應(yīng)確保參會(huì)人員能夠及時(shí)收到，并明確回復(fù)是否參加會(huì)議。（二）會(huì)中組織1.簽到入場(chǎng)：會(huì)議開(kāi)始前，安排專人負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會(huì)人員按時(shí)入場(chǎng)。簽到表應(yīng)記錄參會(huì)人員的姓名、部門(mén)、職務(wù)等信息。2.會(huì)議開(kāi)場(chǎng)：會(huì)議主持人應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、目的、議程和參會(huì)人員，宣布會(huì)議開(kāi)始。3.議題討論：按照會(huì)議議程，依次對(duì)各項(xiàng)議題進(jìn)行討論。參會(huì)人員應(yīng)積極發(fā)言，充分發(fā)表自己的意見(jiàn)和建議。主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議討論方向，確保討論圍繞主題進(jìn)行，避免偏離議題或出現(xiàn)爭(zhēng)吵等情況。4.記錄與決策：安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議討論的主要內(nèi)容、形成的決議和決定等。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，能夠真實(shí)反映會(huì)議情況。對(duì)于會(huì)議形成的決議和決定，應(yīng)明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保工作落實(shí)到位。5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束前，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，回顧會(huì)議討論的主要內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)會(huì)議形成的決議和決定，明確下一步工作方向和要求。（三）會(huì)后跟進(jìn)1.整理會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息、會(huì)議主要內(nèi)容、形成的決議和決定、責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。2.執(zhí)行會(huì)議決議：各部門(mén)和責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議決議和決定，認(rèn)真落實(shí)工作任務(wù)，按時(shí)完成工作目標(biāo)。對(duì)于工作執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和困難，應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)，以便協(xié)調(diào)解決。3.監(jiān)督檢查：相關(guān)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決議和決定的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保工作落實(shí)到位。對(duì)于未按時(shí)完成工作任務(wù)或執(zhí)行不到位的部門(mén)和責(zé)任人，應(yīng)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并追究相應(yīng)責(zé)任。四、會(huì)議紀(jì)律（一）參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或無(wú)故缺席。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假，并安排合適的人員代為參會(huì)。（二）參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備會(huì)議資料，積極參與會(huì)議討論，充分發(fā)表自己的意見(jiàn)和建議。不得在會(huì)議期間交頭接耳、玩手機(jī)、打瞌睡等，影響會(huì)議秩序。（三）會(huì)議期間應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，如有緊急情況需要接聽(tīng)電話，應(yīng)到會(huì)議室外接聽(tīng)，避免影響會(huì)議進(jìn)行。（四）會(huì)議形成的決議和決定，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得擅自更改或拒絕執(zhí)行。如有不同意見(jiàn)，應(yīng)在會(huì)議上提出，經(jīng)討論后仍不能達(dá)成一致的，可向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映。（五）會(huì)議組織者應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議議程組織會(huì)議，確保會(huì)議順利進(jìn)行。不得隨意延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間或增加會(huì)議議題，如有特殊情況需要調(diào)整，應(yīng)提前征求參會(huì)人員的意見(jiàn)。五、會(huì)議費(fèi)用管理（一）會(huì)議費(fèi)用預(yù)算會(huì)議發(fā)起部門(mén)或負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)等因素，提前編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算。會(huì)議費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括場(chǎng)地租賃、餐飲、交通、資料印刷、設(shè)備租賃等各項(xiàng)費(fèi)用。預(yù)算編制應(yīng)合理、準(zhǔn)確，不得虛報(bào)、多報(bào)費(fèi)用。（二）費(fèi)用審批會(huì)議費(fèi)用預(yù)算編制完成后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，方可按照預(yù)算安排會(huì)議費(fèi)用支出。（三