臨時費用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司臨時費用的管理，規(guī)范臨時費用的支出行為，提高資金使用效益，確保公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在日常經(jīng)營活動中發(fā)生的各類臨時費用支出。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則臨時費用的支出應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，嚴格按照預(yù)算額度和用途進行控制，確保費用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.審批規(guī)范原則臨時費用的支出必須按照規(guī)定的審批流程進行審批，未經(jīng)審批不得支出。審批過程應(yīng)嚴格、公正、透明，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。3.據(jù)實列支原則臨時費用應(yīng)根據(jù)實際發(fā)生的業(yè)務(wù)內(nèi)容和金額進行列支，不得虛列、多列或重復(fù)列支費用。4.效益優(yōu)先原則在控制臨時費用支出的同時，應(yīng)注重費用支出的效益，確保費用支出能夠為公司帶來相應(yīng)的經(jīng)濟效益或社會效益。二、臨時費用的分類及定義（一）業(yè)務(wù)招待費指公司為開展業(yè)務(wù)活動需要而發(fā)生的宴請、禮品、娛樂等費用支出。（二）差旅費指公司員工因公務(wù)出差而發(fā)生的交通、住宿、餐飲、市內(nèi)交通等費用支出。（三）會議費指公司召開各類會議而發(fā)生的場地租賃、會議設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲、住宿等費用支出。（四）培訓(xùn)費指公司為提高員工業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平而組織的各類培訓(xùn)活動所發(fā)生的培訓(xùn)師資費用、培訓(xùn)教材費用、培訓(xùn)場地租賃費用、學(xué)員食宿費用等支出。（五）辦公用品及低值易耗品購置費用指公司購置日常辦公所需的文具、紙張、電腦耗材、辦公家具、低值設(shè)備等費用支出。（六）通訊費指公司員工因工作需要而發(fā)生的手機通訊費用、固定電話通訊費用等支出。（七）車輛費用指公司車輛在使用過程中發(fā)生的燃油費、過路過橋費、停車費、車輛維修保養(yǎng)費、車輛保險費等支出。（八）其他臨時費用指除上述七類費用以外，公司在日常經(jīng)營活動中因特殊情況臨時發(fā)生的其他費用支出，如臨時聘請外部專家費用、臨時場地布置費用等。三、臨時費用的預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門年度工作計劃和業(yè)務(wù)需求，在每年年末編制下一年度臨時費用預(yù)算。預(yù)算編制應(yīng)詳細列出各項臨時費用的名稱、金額、用途及預(yù)計發(fā)生時間等信息。2.臨時費用預(yù)算應(yīng)與公司年度預(yù)算相銜接，納入公司整體預(yù)算管理體系。各部門在編制臨時費用預(yù)算時，應(yīng)充分考慮公司的財務(wù)狀況和經(jīng)營目標，確保預(yù)算的合理性和可行性。3.財務(wù)部門負責(zé)對各部門提交的臨時費用預(yù)算進行匯總、審核和平衡，并報公司管理層審批。經(jīng)公司管理層審批后的臨時費用預(yù)算作為公司年度預(yù)算的重要組成部分，下達各部門執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴格按照經(jīng)審批后的臨時費用預(yù)算執(zhí)行，不得擅自調(diào)整預(yù)算額度和用途。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進行申請和審批。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對臨時費用預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控和分析，定期向公司管理層匯報預(yù)算執(zhí)行情況。對預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差，應(yīng)及時查找原因，并采取有效措施進行糾正。3.各部門應(yīng)建立臨時費用預(yù)算執(zhí)行臺賬，詳細記錄各項臨時費用的實際支出情況，包括支出時間、金額、用途、審批人等信息。臺賬應(yīng)定期與財務(wù)部門進行核對，確保賬實相符。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因政策調(diào)整、市場變化、業(yè)務(wù)拓展等原因?qū)е屡R時費用預(yù)算無法滿足實際工作需要的，各部門可提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細說明調(diào)整的原因、調(diào)整的項目、調(diào)整的金額及調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容，并附相關(guān)證明材料。3.預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，報公司管理層審批。經(jīng)公司管理層審批后的預(yù)算調(diào)整申請作為預(yù)算執(zhí)行的依據(jù)，下達各部門執(zhí)行。四、臨時費用的審批管理（一）審批流程1.業(yè)務(wù)招待費經(jīng)辦人填寫《業(yè)務(wù)招待費申請表》，詳細說明招待對象、招待事由、預(yù)計金額等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較大的業(yè)務(wù)招待費還需報公司總經(jīng)理審批。2.差旅費經(jīng)辦人填寫《差旅費報銷單》，附出差審批單、機票、車票、住宿發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較大的差旅費還需報公司總經(jīng)理審批。3.會議費經(jīng)辦人填寫《會議費申請表》，詳細說明會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員、會議內(nèi)容、預(yù)計費用等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較大的會議費還需報公司總經(jīng)理審批。會議結(jié)束后，經(jīng)辦人應(yīng)及時辦理會議費報銷手續(xù)，附會議通知、會議簽到表、會議費用發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較大的會議費還需報公司總經(jīng)理審批。4.培訓(xùn)費經(jīng)辦人填寫《培訓(xùn)費申請表》，詳細說明培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)師資、預(yù)計費用等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較大的培訓(xùn)費還需報公司總經(jīng)理審批。培訓(xùn)結(jié)束后，經(jīng)辦人應(yīng)及時辦理培訓(xùn)費報銷手續(xù)，附培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)費用發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較大的培訓(xùn)費還需報公司總經(jīng)理審批。5.辦公用品及低值易耗品購置費用經(jīng)辦人填寫《辦公用品及低值易耗品購置申請表》，詳細說明購置物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計金額等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較大的辦公用品及低值易耗品購置費用還需報公司總經(jīng)理審批。購置物品到貨后，經(jīng)辦人應(yīng)及時辦理報銷手續(xù)，附購置發(fā)票、驗收單等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較大的辦公用品及低值易耗品購置費用還需報公司總經(jīng)理審批。6.通訊費經(jīng)辦人填寫《通訊費報銷申請表》，附通訊費發(fā)票，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。7.車輛費用經(jīng)辦人填寫《車輛費用報銷單》，附車輛維修保養(yǎng)發(fā)票、加油發(fā)票、過路過橋費發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較大的車輛費用還需報公司總經(jīng)理審批。8.其他臨時費用經(jīng)辦人填寫《其他臨時費用申請表》，詳細說明費用名稱、費用金額、費用用途等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較大的其他臨時費用還需報公司總經(jīng)理審批。費用發(fā)生后，經(jīng)辦人應(yīng)及時辦理報銷手續(xù)，附相關(guān)發(fā)票、合同等憑證，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較大的其他臨時費用還需報公司總經(jīng)理審批。（二）審批權(quán)限1.業(yè)務(wù)招待費、差旅費、會議費、培訓(xùn)費、辦公用品及低值易耗品購置費用、通訊費、車輛費用、其他臨時費用等單項支出金額在[X]元以下的，由部門負責(zé)人審批；金額在[X]元以上至[X]元的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。2.對于涉及重大項目、重要活動或特殊情況的臨時費用支出，無論金額大小，均需報公司總經(jīng)理審批，并經(jīng)公司董事會或相關(guān)決策機構(gòu)審議通過。（三）審批要求1.審批人應(yīng)認真審核臨時費用支出的真實性、合理性和合規(guī)性，對不符合規(guī)定的支出不得審批通過。2.審批人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審批工作，不得拖延或推諉。如因特殊情況無法及時審批的，應(yīng)向經(jīng)辦人說明原因，并告知預(yù)計審批時間。3.經(jīng)辦人應(yīng)按照審批意見辦理臨時費用支出手續(xù)，不得擅自更改審批內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)審批意見有誤或存在其他問題的，應(yīng)及時與審批人溝通協(xié)調(diào)，重新辦理審批手續(xù)。五、臨時費用的報銷管理（一）報銷憑證要求1.臨時費用的報銷必須取得合法有效的發(fā)票或其他相關(guān)憑證。發(fā)票應(yīng)符合國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，內(nèi)容真實、完整、準確，加蓋發(fā)票專用章。2.除發(fā)票外，報銷還應(yīng)附相關(guān)的審批單、合同、協(xié)議、清單等證明材料。證明材料應(yīng)與發(fā)票內(nèi)容相符，能夠充分證明費用支出的真實性和合理性。3.報銷憑證應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定進行粘貼和整理，確保憑證整齊、美觀、便于審核。（二）報銷流程1.經(jīng)辦人在臨時費用支出發(fā)生后，應(yīng)及時收集整理報銷憑證，并按照規(guī)定的格式填寫報銷單。報銷單應(yīng)注明費用名稱、金額、用途、報銷日期等信息，并簽字確認。2.經(jīng)辦人將填寫好的報銷單及相關(guān)憑證提交給部門負責(zé)人進行審核。部門負責(zé)人應(yīng)認真審核報銷憑證的真實性、合理性和合規(guī)性，對不符合規(guī)定的報銷憑證應(yīng)予以退回，并要求經(jīng)辦人補充或更正。3.部門負責(zé)人審核通過后，將報銷單及相關(guān)憑證提交給財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定對報銷憑證進行審核，重點審核報銷憑證的合法性、完整性、準確性以及費用支出是否符合預(yù)算和審批要求。對不符合規(guī)定的報銷憑證應(yīng)予以退回，并向經(jīng)辦人說明原因。4.財務(wù)部門審核通過后，將報銷單及相關(guān)憑證提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)審批權(quán)限對報銷憑證進行審批，對不符合規(guī)定的報銷憑證應(yīng)予以退回，并向經(jīng)辦人說明原因。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，報銷單及相關(guān)憑證提交給公司總經(jīng)理進行審批（如需要）。公司總經(jīng)理應(yīng)根據(jù)審批權(quán)限對報銷憑證進行審批，對不符合規(guī)定的報銷憑證應(yīng)予以退回，并向經(jīng)辦人說明原因。6.經(jīng)公司總經(jīng)理審批通過后（如需要），報銷單及相關(guān)憑證交財務(wù)部門進行報銷處理。財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定，將報銷款項支付給經(jīng)辦人或相關(guān)供應(yīng)商。（三）報銷時間要求1.經(jīng)辦人應(yīng)在臨時費用支出發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。如因特殊情況無法及時辦理報銷手續(xù)的，應(yīng)向財務(wù)部門說明原因，并在規(guī)定的時間內(nèi)補辦報銷手續(xù)。2.財務(wù)部門應(yīng)在收到報銷單及相關(guān)憑證后的[X]個工作日內(nèi)完成審核工作。如因特殊情況無法及時完成審核工作的，應(yīng)向經(jīng)辦人說明原因，并告知預(yù)計審核時間。3.分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到報銷單及相關(guān)憑證后的[X]個工作日內(nèi)完成審批工作。如因特殊情況無法及時完成審批工作的，應(yīng)向經(jīng)辦人說明原因，并告知預(yù)計審批時間。4.公司總經(jīng)理應(yīng)在收到報銷單及相關(guān)憑證后的[X]個工作日內(nèi)完成審批工作（如需要）。如因特殊情況無法及時完成審批工作的，應(yīng)向經(jīng)辦人說明原因，并告知預(yù)計審批時間。六、臨時費用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對臨時費用的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查臨時費用的預(yù)算執(zhí)行情況、審批流程的合規(guī)性、報銷憑證的真實性和完整性等。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務(wù)部門監(jiān)督財務(wù)部門應(yīng)加強對臨時費用的日常核算和管理，定期對臨時費用的支出情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正費用支出中的