it采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司IT采購(gòu)行為，加強(qiáng)IT采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)IT資源的需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有IT設(shè)備、軟件、服務(wù)等采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于計(jì)算機(jī)硬件、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、云計(jì)算服務(wù)、信息安全服務(wù)等。（三）基本原則1.合法性原則：IT采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，充分考慮采購(gòu)成本、使用效益和投資回報(bào)率，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。3.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會(huì)，杜絕不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、技術(shù)先進(jìn)的IT產(chǎn)品和服務(wù)，以保障公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。5.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：對(duì)IT采購(gòu)過(guò)程中的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和控制，確保采購(gòu)項(xiàng)目順利實(shí)施，避免出現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)事件。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立IT采購(gòu)決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)重大IT采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購(gòu)決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)如下：1.審議IT采購(gòu)戰(zhàn)略規(guī)劃和年度采購(gòu)計(jì)劃。2.審批重大IT采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)方案、預(yù)算、合同等。3.協(xié)調(diào)解決IT采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題和爭(zhēng)議。4.監(jiān)督IT采購(gòu)工作的執(zhí)行情況。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)公司指定[采購(gòu)部門(mén)名稱(chēng)]為IT采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)，負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)操作。其職責(zé)如下：1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和采購(gòu)決策委員會(huì)的決策，制定IT采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃。2.組織開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫(kù)。3.按照采購(gòu)流程，進(jìn)行采購(gòu)項(xiàng)目的招標(biāo)、談判、詢(xún)價(jià)等采購(gòu)活動(dòng)。4.起草采購(gòu)合同，組織合同評(píng)審和簽訂。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，確保采購(gòu)產(chǎn)品和服務(wù)符合要求。6.整理和歸檔采購(gòu)文件，建立采購(gòu)檔案。（三）需求部門(mén)各業(yè)務(wù)部門(mén)作為IT采購(gòu)的需求部門(mén)，負(fù)責(zé)提出IT采購(gòu)需求，配合采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)開(kāi)展采購(gòu)工作。其職責(zé)如下：1.根據(jù)本部門(mén)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，準(zhǔn)確提出IT采購(gòu)需求，包括功能要求、性能指標(biāo)、數(shù)量、預(yù)算等。2.參與采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)方案評(píng)審、供應(yīng)商選型等工作。3.協(xié)助采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。（四）其他部門(mén)1.財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)審核IT采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用，參與采購(gòu)合同的評(píng)審。2.法務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)審查采購(gòu)合同的合法性和合規(guī)性，提供法律咨詢(xún)和支持。3.審計(jì)部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)IT采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性和效益性。三、采購(gòu)流程（一）需求提出1.各需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《IT采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)。2.采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)對(duì)需求申請(qǐng)表進(jìn)行初步審核，對(duì)于需求不明確或不合理的，及時(shí)與需求部門(mén)溝通，要求其進(jìn)行補(bǔ)充或調(diào)整。（二）采購(gòu)預(yù)算編制1.采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)根據(jù)需求部門(mén)提交的采購(gòu)需求申請(qǐng)表，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格情況，編制IT采購(gòu)預(yù)算草案，明確采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算金額。2.預(yù)算草案提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和預(yù)算安排，對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核，并提出審核意見(jiàn)。3.采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)，對(duì)采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行調(diào)整，形成最終的采購(gòu)預(yù)算方案，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。（三）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)根據(jù)采購(gòu)決策委員會(huì)批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算方案，制定IT采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃，明確采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)方式、時(shí)間進(jìn)度、責(zé)任人等內(nèi)容。2.采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，下發(fā)至相關(guān)人員執(zhí)行，并抄送需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商信息收集：采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)通過(guò)多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并建立供應(yīng)商信息庫(kù)。2.供應(yīng)商篩選與評(píng)估：根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的需求和特點(diǎn)，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)實(shí)力、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。3.供應(yīng)商入圍：采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，確定入圍供應(yīng)商名單，并報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。4.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商定期評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)入圍供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行跟蹤評(píng)價(jià)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。（五）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)方式選擇：根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的金額、性質(zhì)、需求特點(diǎn)等因素，選擇合適的采購(gòu)方式，包括公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢(xún)價(jià)采購(gòu)等。2.采購(gòu)文件編制：采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)根據(jù)選定的采購(gòu)方式，編制采購(gòu)文件，明確采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。3.發(fā)布采購(gòu)信息：對(duì)于公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等采購(gòu)方式，采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)通過(guò)指定的媒體或平臺(tái)發(fā)布采購(gòu)信息，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。4.開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)與定標(biāo)：按照采購(gòu)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)活動(dòng)。評(píng)標(biāo)委員會(huì)根據(jù)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人。采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)的推薦意見(jiàn)，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并發(fā)布中標(biāo)公告。5.合同簽訂：采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門(mén)審查合同的合法性和合規(guī)性。（六）采購(gòu)驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購(gòu)項(xiàng)目到貨前，采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)通知需求部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，并制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.到貨驗(yàn)收：采購(gòu)項(xiàng)目到貨后，驗(yàn)收小組按照驗(yàn)收方案對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、質(zhì)量、性能等方面。對(duì)于軟件產(chǎn)品，還需進(jìn)行功能測(cè)試和試運(yùn)行。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收小組出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，經(jīng)參與驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后存檔。對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或退換貨，直至驗(yàn)收合格為止。（七）采購(gòu)付款1.采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商提交付款申請(qǐng)，采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括合同執(zhí)行情況、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等。2.審核通過(guò)后，采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)填寫(xiě)《IT采購(gòu)付款審批表》，按照公司財(cái)務(wù)審批流程提交審批。3.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的付款審批表，辦理付款手續(xù)，支付采購(gòu)款項(xiàng)。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商壟斷、新技術(shù)替代等因素可能導(dǎo)致采購(gòu)成本增加、供應(yīng)中斷等風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量不符合要求，可能影響公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行，帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失和聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：合同條款不明確、合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)糾紛等，可能導(dǎo)致公司權(quán)益受損。4.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)活動(dòng)違反法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，可能面臨法律責(zé)任和行政處罰。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)市場(chǎng)監(jiān)測(cè)和分析，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，優(yōu)化采購(gòu)渠道，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于可能出現(xiàn)的供應(yīng)商壟斷情況，提前制定應(yīng)對(duì)策略，尋找替代供應(yīng)商。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商質(zhì)量管理，建立嚴(yán)格的供應(yīng)商篩選和評(píng)估機(jī)制，增加產(chǎn)品檢驗(yàn)環(huán)節(jié)，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務(wù)承諾，確保采購(gòu)產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同簽訂流程，明確合同條款，加強(qiáng)合同執(zhí)行過(guò)程中的監(jiān)督和跟蹤，及時(shí)解決合同糾紛。4.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)法律法規(guī)培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的法律意識(shí)，確保采購(gòu)活動(dòng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。建立內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。五、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程的自我監(jiān)督和管理，確保采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性和公正性。2.定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行自查，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)文件的編制和歸檔情況、合同的簽訂和履行情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）審計(jì)監(jiān)督1.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)IT采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和效益性。2.審計(jì)內(nèi)容包