辦公公章管理辦法總則目的為加強公司辦公公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益和形象，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司辦公公章的管理。定義本辦法所稱辦公公章是指公司在對外交往、對內(nèi)管理等活動中使用的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。管理原則辦公公章的管理遵循“嚴格審批、規(guī)范使用、妥善保管、責任追究”的原則。公章的刻制與啟用公章的刻制1.公司公章、合同專用章、財務專用章等重要公章的刻制，須由公司法定代表人書面批準，并指定專人負責辦理。2.刻制公章必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印章質(zhì)量符合國家標準。3.新刻制的公章應在公安機關備案，并留存印模。公章的啟用1.新刻制的公章啟用前，須由公司辦公室統(tǒng)一登記，并填寫《公章啟用登記表》，注明公章名稱、啟用日期、發(fā)放部門、保管人等信息。2.公章啟用時，應同時在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確公章的使用范圍和管理要求。公章的使用使用范圍1.公司公章適用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等正式公文，以及辦理各類資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等相關手續(xù)。2.合同專用章適用于公司對外簽訂各類經(jīng)濟合同、協(xié)議。3.財務專用章適用于公司財務收支、資金結(jié)算、稅務申報等相關業(yè)務。4.法定代表人章適用于公司法定代表人授權辦理的相關業(yè)務。使用流程1.用章申請各部門或個人需要使用公章時，應填寫《公章使用申請表》，注明用章事由、用章文件名稱、用章時間、用章份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。涉及重大事項或金額較大的合同用章，須經(jīng)公司法定代表人或其授權人批準。2.用章審批《公章使用申請表》提交至公司辦公室，由辦公室主任進行審核。審核內(nèi)容包括用章事由是否符合公司規(guī)定、用章文件是否規(guī)范、簽字審批是否齊全等。經(jīng)審核同意后，辦公室主任在《公章使用申請表》上簽字，并注明用章時間和用章要求。3.用章登記用章申請人憑審核通過的《公章使用申請表》到公章保管人處辦理用章手續(xù)。公章保管人應認真核對申請表內(nèi)容，確認無誤后，在《公章使用登記表》上登記用章信息，包括用章時間、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章人等。4.蓋章操作公章保管人在用章時，應嚴格按照用章審批要求進行操作，確保印章使用的準確性和規(guī)范性。蓋章后，應在文件上加蓋騎縫章，以防止文件被更換或篡改。5.用章歸還用章完畢后，用章人應及時將公章歸還保管人。公章保管人應認真檢查歸還的公章是否完好無損，如有損壞或丟失，應及時報告并采取相應措施。使用要求1.公章使用必須嚴格按照規(guī)定的使用范圍和流程進行，不得擅自擴大使用范圍或簡化使用流程。2.用章文件必須內(nèi)容真實、合法、有效，不得使用公章簽訂虛假合同或協(xié)議。3.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公章。如因工作需要確需在空白文件上加蓋公章的，須經(jīng)公司法定代表人或其授權人批準，并在使用前注明用途和有效期限。4.公章使用后，應及時將用章文件歸檔保存，以備查閱。公章的保管保管人員1.公司公章由辦公室指定專人負責保管，合同專用章由合同管理部門指定專人負責保管，財務專用章由財務部門指定專人負責保管，法定代表人章由法定代表人或其授權人負責保管。2.公章保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守公章管理規(guī)定，確保公章安全。保管要求1.公章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。2.公章保管人員應妥善保管公章，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或帶出辦公區(qū)域。如因工作需要確需帶出辦公區(qū)域的，須經(jīng)公司辦公室主任批準，并辦理相關手續(xù)。3.公章保管人員應定期對公章進行檢查，確保公章完好無損。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或丟失，應及時報告并采取相應措施。4.公章保管人員離職或調(diào)動工作時，應及時辦理公章交接手續(xù)，交接雙方應在《公章交接登記表》上簽字確認。公章的停用與銷毀停用1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務終止等原因，需要停用公章的，由公司辦公室提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準后，辦理公章停用手續(xù)。2.公章停用后，應及時在公司內(nèi)部發(fā)布停用通知，明確公章停用日期和后續(xù)處理要求。銷毀1.停用的公章應及時進行銷毀，以防止公章被非法使用。2.公章銷毀須由公司辦公室會同相關部門共同進行，并填寫《公章銷毀登記表》，注明銷毀公章名稱、銷毀日期、銷毀方式等信息。3.公章銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保公章無法恢復使用。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司辦公室負責對辦公公章的管理情況進行監(jiān)督檢查，確保公章管理規(guī)定的有效執(zhí)行。檢查內(nèi)容1.公章的刻制、啟用、使用、保管、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.公章使用申請表、登記表等相關文件是否齊全、規(guī)范。3.公章保管人員是否嚴格履行職責，確保公章安全。檢查頻率公司辦公室定期對辦公公章的管理情況進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。對于重點部門或關鍵崗位，可適當增加檢查頻率。問題處理1.檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并責令相關部門或人員限期整改。2.對于違反公章管理規(guī)定的行為，應視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。責任追究責任界定1.因公章保管人員失職導致公章丟失、被盜用或濫用的，由保管人員承擔相應的責任。2.因用章申請人提供虛假信息或未經(jīng)審批擅自使用公章的，由用章申請人承擔相應的責任。3.因其他部門或人員違反公章管理規(guī)定，給公司造成損失的，由相關責任人承擔相應的責任。責任追究方式1.對于違反公章管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的責任追究，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.對于因公