圖檔存儲(chǔ)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司圖檔的科學(xué)管理，確保圖檔的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高圖檔的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有與圖檔存儲(chǔ)管理相關(guān)的部門和人員，包括但不限于設(shè)計(jì)部門、工程部門、技術(shù)部門、檔案管理部門等。（三）定義1.圖檔：指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的各類圖紙、文檔、資料等，包括紙質(zhì)圖檔和電子圖檔。2.存儲(chǔ)管理：涵蓋圖檔的收集、整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索、借閱、歸還、保管、鑒定、銷毀等一系列活動(dòng)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)圖檔進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保圖檔管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：圖檔應(yīng)如實(shí)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：確保圖檔的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：根據(jù)圖檔的密級(jí)，采取相應(yīng)的保密措施，防止圖檔泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檢索系統(tǒng)，便于圖檔的快速查詢和利用。二、圖檔的收集（一）收集范圍1.公司內(nèi)部各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類圖檔，如設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程變更通知、項(xiàng)目文檔等。2.外部單位提供的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的圖檔，如供應(yīng)商提供的產(chǎn)品圖紙、合作方提供的技術(shù)資料等。3.公司引進(jìn)的新技術(shù)、新設(shè)備所附帶的圖檔資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)圖檔的收集工作，確保圖檔及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的圖檔應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子圖檔，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的通用性和兼容性，便于后續(xù)管理和利用。（三）收集流程1.業(yè)務(wù)活動(dòng)完成后，相關(guān)部門的圖檔收集責(zé)任人應(yīng)及時(shí)對(duì)圖檔進(jìn)行整理，填寫《圖檔收集清單》，詳細(xì)記錄圖檔的名稱、編號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間、來(lái)源等信息。2.將整理好的圖檔及《圖檔收集清單》一并提交給本部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后，在《圖檔收集清單》上簽字確認(rèn)，并將圖檔及清單移交至檔案管理部門。三、圖檔的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照公司的業(yè)務(wù)領(lǐng)域和圖檔的性質(zhì)，將圖檔分為設(shè)計(jì)圖紙類、工藝文件類、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類、工程文檔類、項(xiàng)目管理類、設(shè)備資料類等大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容和用途進(jìn)行細(xì)分，形成二級(jí)、三級(jí)分類目錄。例如，設(shè)計(jì)圖紙類可細(xì)分為產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工裝設(shè)計(jì)圖紙、建筑設(shè)計(jì)圖紙等；工藝文件類可細(xì)分為加工工藝文件、裝配工藝文件、檢驗(yàn)工藝文件等。（二）編號(hào)規(guī)則1.為每類圖檔編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性、邏輯性和擴(kuò)展性。2.編號(hào)由字母和數(shù)字組成，字母表示圖檔的類別，數(shù)字表示該類別下的順序號(hào)。例如，“SJ001”表示設(shè)計(jì)圖紙類中的第1份圖紙。3.對(duì)于同一項(xiàng)目或產(chǎn)品的相關(guān)圖檔，應(yīng)在編號(hào)中體現(xiàn)其關(guān)聯(lián)性，如“XM01SJ001”表示項(xiàng)目編號(hào)為XM01的設(shè)計(jì)圖紙類中的第1份圖紙。（三）整理步驟1.檔案管理部門接收?qǐng)D檔后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)圖檔進(jìn)行分類。2.根據(jù)編號(hào)規(guī)則為每一份圖檔編制編號(hào)，并在圖檔上加蓋編號(hào)章。3.對(duì)圖檔進(jìn)行排序，確保同一類圖檔按照一定的邏輯順序排列，如按照時(shí)間先后順序、重要程度等。4.填寫圖檔目錄，目錄應(yīng)包括圖檔編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。四、圖檔的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)圖檔應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置不同的存儲(chǔ)區(qū)域，按照?qǐng)D檔的類別、保管期限等進(jìn)行分區(qū)存放，便于查找和管理。3.電子圖檔應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，避免陽(yáng)光直射和有害氣體侵蝕。3.存儲(chǔ)電子圖檔的服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，數(shù)據(jù)安全可靠。（三）存儲(chǔ)標(biāo)識(shí)1.在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明各類圖檔的存儲(chǔ)區(qū)域、類別、保管期限等信息。2.對(duì)于每一份圖檔，應(yīng)在其存儲(chǔ)位置附近設(shè)置標(biāo)識(shí)標(biāo)簽，注明圖檔編號(hào)、名稱等信息，便于快速查找。五、圖檔的檢索（一）檢索工具1.建立紙質(zhì)圖檔目錄索引和電子圖檔檢索系統(tǒng)，方便用戶快速查找所需圖檔。2.紙質(zhì)圖檔目錄索引應(yīng)包括圖檔編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等詳細(xì)信息，并按照分類順序進(jìn)行編排。3.電子圖檔檢索系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的檢索功能，支持按照?qǐng)D檔編號(hào)、名稱、關(guān)鍵詞、日期等多種條件進(jìn)行檢索。（二）檢索流程1.用戶如需查找圖檔，應(yīng)首先向檔案管理部門提交《圖檔檢索申請(qǐng)表》，注明所需圖檔的編號(hào)、名稱、類別、形成時(shí)間等相關(guān)信息。2.檔案管理人員根據(jù)用戶提供的信息，在紙質(zhì)圖檔目錄索引或電子圖檔檢索系統(tǒng)中進(jìn)行查找。3.找到所需圖檔后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)與用戶溝通，確認(rèn)圖檔的具體信息，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。六、圖檔的借閱（一）借閱權(quán)限1.根據(jù)圖檔的密級(jí)和重要程度，設(shè)定不同的借閱權(quán)限。一般情況下，絕密級(jí)圖檔僅限公司高層管理人員借閱，機(jī)密級(jí)圖檔僅限相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人借閱，秘密級(jí)圖檔僅限業(yè)務(wù)人員借閱。2.借閱人員應(yīng)具備相應(yīng)的借閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)不得借閱超出其權(quán)限范圍的圖檔。（二）借閱手續(xù)1.借閱人員填寫《圖檔借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱圖檔的編號(hào)、名稱、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.將《圖檔借閱申請(qǐng)表》提交給本部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.審核通過(guò)后，借閱人員持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)借閱人員身份和權(quán)限后，按照規(guī)定提供圖檔，并在《圖檔借閱登記冊(cè)》上進(jìn)行登記。（三）借閱期限1.借閱期限應(yīng)根據(jù)圖檔的性質(zhì)和使用需求合理確定，一般情況下，短期借閱期限不超過(guò)15個(gè)工作日，長(zhǎng)期借閱期限不超過(guò)30個(gè)工作日。2.如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人員應(yīng)在到期前5個(gè)工作日向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（四）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還圖檔，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還圖檔時(shí)，借閱人員應(yīng)確保圖檔的完整性和準(zhǔn)確性，不得在圖檔上進(jìn)行涂改、損壞等行為。3.檔案管理人員對(duì)歸還的圖檔進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后在《圖檔借閱登記冊(cè)》上注銷登記。七、圖檔的保管（一）日常保管1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)圖檔進(jìn)行檢查，查看圖檔是否有損壞、丟失等情況，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.對(duì)于紙質(zhì)圖檔，應(yīng)定期進(jìn)行除塵、消毒等維護(hù)工作，防止霉變、蟲蛀等。3.對(duì)于電子圖檔，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和病毒查殺，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管期限1.根據(jù)圖檔的重要性和使用價(jià)值，確定不同的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（10年以上）、短期（10年以下）。2.具體保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：涉及公司核心技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、重大決策等重要圖檔，應(yīng)永久保管。與公司長(zhǎng)期發(fā)展相關(guān)的圖檔，如項(xiàng)目規(guī)劃、技術(shù)研發(fā)資料等，保管期限為長(zhǎng)期。一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的圖檔，如日常工作文件、普通工藝文件等，保管期限為短期。（三）到期鑒定與處置1.圖檔保管期限屆滿前，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)圖檔進(jìn)行鑒定。鑒定內(nèi)容包括圖檔的完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性、價(jià)值等。2.根據(jù)鑒定結(jié)果，對(duì)失去保存價(jià)值的圖檔填寫《圖檔銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.圖檔銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。八、圖檔的保密（一）保密制度1.建立健全圖檔保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施，確保圖檔信息的安全。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等機(jī)密信息的圖檔，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制知悉范圍。（二）保密措施1.對(duì)檔案庫(kù)房設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.對(duì)借閱人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.在圖檔存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中，采取加密等技術(shù)手段，防止信息泄露。4.對(duì)涉及機(jī)密信息的圖檔，應(yīng)單獨(dú)存放，并進(jìn)