外辦涉外管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范本公司/組織（以下簡稱“公司/組織”）與境外機(jī)構(gòu)、個(gè)人的交往活動（以下簡稱“涉外活動”），加強(qiáng)涉外管理，保障公司/組織的合法權(quán)益，維護(hù)國家主權(quán)、安全和社會公共利益，促進(jìn)公司/組織的健康發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織及其所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)與境外機(jī)構(gòu)、個(gè)人開展的各類涉外活動，包括但不限于商務(wù)合作、技術(shù)交流、人員往來、文化交流等。（三）基本原則1.遵守法律法規(guī)：涉外活動必須遵守中華人民共和國法律法規(guī)以及相關(guān)國際條約和慣例。2.維護(hù)國家利益：在涉外活動中，始終將維護(hù)國家主權(quán)、安全和社會公共利益放在首位。3.誠實(shí)守信：秉持誠實(shí)守信的原則，履行合同義務(wù)，樹立良好的國際形象。4.風(fēng)險(xiǎn)防控：加強(qiáng)對涉外活動的風(fēng)險(xiǎn)評估和防控，確?；顒拥陌踩?、穩(wěn)定進(jìn)行。二、涉外活動審批管理（一）審批機(jī)構(gòu)設(shè)立公司/組織涉外活動審批小組，成員包括公司/組織高層管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。審批小組負(fù)責(zé)對涉外活動進(jìn)行全面審查和決策。（二）審批流程1.申請：開展涉外活動的部門或個(gè)人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向?qū)徟〗M提交《涉外活動申請表》，詳細(xì)說明活動的背景、目的、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等信息。2.初審：審批小組收到申請后，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對活動的業(yè)務(wù)可行性進(jìn)行初審，提出初審意見。3.會審：初審?fù)ㄟ^后，審批小組召開會審會議，對活動進(jìn)行全面審查。法務(wù)部門負(fù)責(zé)人對活動是否符合法律法規(guī)進(jìn)行審查，提出法律意見；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算進(jìn)行審核，提出財(cái)務(wù)意見。審批小組根據(jù)各成員的意見進(jìn)行綜合決策。4.批準(zhǔn)：經(jīng)審批小組批準(zhǔn)的涉外活動，由公司/組織負(fù)責(zé)人簽署《涉外活動批準(zhǔn)書》。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自開展涉外活動。（三）審批內(nèi)容1.合法性審查：審查活動是否符合中華人民共和國法律法規(guī)以及相關(guān)國際條約和慣例，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。2.業(yè)務(wù)可行性審查：審查活動的業(yè)務(wù)內(nèi)容是否與公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略相符，是否具有實(shí)際意義和可操作性。3.風(fēng)險(xiǎn)評估：對活動可能面臨的政治風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行評估，提出風(fēng)險(xiǎn)防控措施。4.經(jīng)費(fèi)預(yù)算審查：審查活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算是否合理，是否符合公司/組織的財(cái)務(wù)管理制度。三、涉外人員管理（一）人員選派1.根據(jù)涉外活動的需要，選派政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、外語水平好、熟悉國際規(guī)則和外事禮儀的人員參與涉外活動。2.選派人員應(yīng)填寫《涉外人員選派申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)審批小組批準(zhǔn)。（二）培訓(xùn)與教育1.定期組織涉外人員參加政治理論、法律法規(guī)、外事禮儀、國際形勢等方面的培訓(xùn)，提高涉外人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。2.加強(qiáng)對涉外人員的保密教育，增強(qiáng)保密意識，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（三）行為規(guī)范1.涉外人員在涉外活動中應(yīng)遵守中華人民共和國法律法規(guī)以及相關(guān)國際條約和慣例，尊重駐在國的風(fēng)俗習(xí)慣和宗教信仰。2.嚴(yán)格遵守外事紀(jì)律，不得擅自與境外機(jī)構(gòu)、個(gè)人簽訂協(xié)議或作出承諾，不得泄露國家機(jī)密和公司/組織的商業(yè)秘密。3.注重個(gè)人形象，言行舉止得體，展現(xiàn)公司/組織的良好形象。（四）考核與獎懲1.建立涉外人員考核制度，對涉外人員在涉外活動中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評價(jià)?？己藘?nèi)容包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績、遵守紀(jì)律等方面。2.對表現(xiàn)優(yōu)秀的涉外人員給予表彰和獎勵(lì)；對違反外事紀(jì)律和相關(guān)規(guī)定的涉外人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、降職、撤職等處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。四、涉外活動安全管理（一）安全責(zé)任1.公司/組織法定代表人是涉外活動安全管理的第一責(zé)任人，對涉外活動的安全工作全面負(fù)責(zé)。2.參與涉外活動的部門和個(gè)人應(yīng)按照“誰主辦、誰負(fù)責(zé)”的原則，承擔(dān)相應(yīng)的安全責(zé)任。（二）安全措施1.加強(qiáng)對涉外活動場所的安全保衛(wèi)工作，確保活動場所的安全。2.對參與涉外活動的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識和自我防范能力。3.制定應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的突發(fā)事件進(jìn)行預(yù)防和處置。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括突發(fā)事件的類型、應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急保障措施等內(nèi)容。4.加強(qiáng)與駐在國使領(lǐng)館、當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)部門以及相關(guān)機(jī)構(gòu)的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)了解當(dāng)?shù)氐陌踩蝿莺驼叻ㄒ?guī)，確保涉外活動的安全進(jìn)行。（三）突發(fā)事件處置1.發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，組織人員進(jìn)行應(yīng)急處置，并及時(shí)向公司/組織報(bào)告。2.公司/組織應(yīng)及時(shí)向上級主管部門、外事部門和相關(guān)部門報(bào)告突發(fā)事件的情況，并積極配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。3.對突發(fā)事件的處置情況進(jìn)行總結(jié)評估，針對存在的問題及時(shí)完善應(yīng)急預(yù)案和安全措施。五、涉外活動經(jīng)費(fèi)管理（一）預(yù)算編制1.開展涉外活動的部門或個(gè)人應(yīng)根據(jù)活動的實(shí)際需要，編制詳細(xì)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包括活動費(fèi)用、人員費(fèi)用、交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、禮品費(fèi)用等各項(xiàng)開支。2.經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門審核，經(jīng)審批小組批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）經(jīng)費(fèi)使用1.涉外活動經(jīng)費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大開支范圍和提高開支標(biāo)準(zhǔn)。2.經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)符合國家財(cái)務(wù)管理制度和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，做到?？顚Ｓ茫~目清晰。3.涉外活動經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷應(yīng)提供合法有效的票據(jù)，并按照公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)銷程序進(jìn)行審批。（三）經(jīng)費(fèi)監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對涉外活動經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保經(jīng)費(fèi)使用的合規(guī)性和合理性。2.審計(jì)部門應(yīng)定期對涉外活動經(jīng)費(fèi)進(jìn)行審計(jì)，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、涉外活動檔案管理（一）檔案收集1.參與涉外活動的部門或個(gè)人應(yīng)及時(shí)將活動過程中形成的各類文件、資料、合同、協(xié)議等檔案材料收集整理，并移交公司/組織檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)包括活動申請文件、審批文件、活動方案、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、往來信函、照片、音像資料等。（二）檔案整理與歸檔1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理、編目編號，并及時(shí)歸檔。2.檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。（三）檔案查閱與利用1.因工作需要查閱涉外活動檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門批準(zhǔn)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3