外包公司管理辦法總則目的為了加強對外包公司的管理，規(guī)范外包業(yè)務(wù)流程，確保外包服務(wù)質(zhì)量，保障公司利益，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于與本公司簽訂外包服務(wù)合同的所有外包公司及其提供的各類外包服務(wù)?；驹瓌t1.合法合規(guī)原則：外包業(yè)務(wù)的開展必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項活動合法、合規(guī)。2.質(zhì)量保障原則：明確外包服務(wù)質(zhì)量要求，建立質(zhì)量監(jiān)控機制，確保外包服務(wù)能夠滿足公司業(yè)務(wù)需求。3.合作共贏原則：與外包公司建立良好的合作關(guān)系，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，共同發(fā)展，達到合作共贏的目標(biāo)。4.風(fēng)險可控原則：對外包業(yè)務(wù)進行全面風(fēng)險評估，采取有效措施控制風(fēng)險，避免因外包業(yè)務(wù)導(dǎo)致公司利益受損。外包公司的選擇與準(zhǔn)入外包需求評估1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出外包服務(wù)需求，填寫《外包服務(wù)需求申請表》，詳細(xì)說明外包服務(wù)的內(nèi)容、要求、預(yù)算、期限等信息。2.公司對外包服務(wù)需求進行綜合評估，包括必要性、可行性、成本效益等方面，確定是否進行外包以及外包的具體范圍和要求。外包公司篩選1.通過多種渠道收集外包公司信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商名錄等，建立外包公司資源庫。2.根據(jù)外包服務(wù)需求，從資源庫中篩選出若干符合基本條件的外包公司，向其發(fā)送《外包服務(wù)邀請書》，邀請其參與外包項目投標(biāo)。3.要求外包公司提供公司簡介、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、服務(wù)方案、報價清單等相關(guān)資料，對其進行初步審查。實地考察與評估1.對于初步審查合格的外包公司，安排實地考察，了解其公司規(guī)模、人員配備、設(shè)備設(shè)施、管理水平、服務(wù)能力等實際情況。2.與外包公司管理層、技術(shù)人員、服務(wù)人員等進行交流，考察其團隊素質(zhì)、溝通能力、服務(wù)意識等。3.根據(jù)實地考察情況，對外包公司進行綜合評估，填寫《外包公司評估表》，評估內(nèi)容包括公司實力、服務(wù)質(zhì)量、價格水平、信譽口碑、合作意愿等方面。合同簽訂1.根據(jù)評估結(jié)果，選擇綜合表現(xiàn)最優(yōu)的外包公司作為合作對象，與其簽訂《外包服務(wù)合同》。2.《外包服務(wù)合同》應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容和要求、服務(wù)期限和費用、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收方式、保密條款、違約責(zé)任等主要條款，確保合同條款清晰、明確、合法、有效。3.在簽訂合同前，應(yīng)將合同文本提交公司法律顧問進行審核，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險。準(zhǔn)入管理1.建立外包公司準(zhǔn)入檔案，記錄外包公司的基本信息、評估情況、合同簽訂情況等。2.對外包公司進行定期復(fù)審，如發(fā)現(xiàn)外包公司存在不符合合作要求的情況，及時采取措施，如警告、整改、暫停合作、終止合同等，確保外包公司始終符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。外包業(yè)務(wù)流程管理項目啟動1.外包項目確定后，由公司相關(guān)部門指定項目負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)與外包公司進行溝通協(xié)調(diào)，確保項目順利啟動。2.項目負(fù)責(zé)人組織召開項目啟動會議，向外包公司介紹項目背景、目標(biāo)、要求、進度安排等信息，明確雙方的工作界面和職責(zé)分工。3.外包公司應(yīng)根據(jù)項目要求，制定詳細(xì)的項目工作計劃和實施方案，提交給公司項目負(fù)責(zé)人審核。服務(wù)提供1.外包公司按照合同約定和項目工作計劃，組織人員、設(shè)備、物資等資源，開展外包服務(wù)工作。2.公司項目負(fù)責(zé)人定期對外包服務(wù)工作進行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促外包公司整改。3.外包公司應(yīng)建立服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控機制，對服務(wù)過程進行全程監(jiān)控，確保服務(wù)質(zhì)量符合合同要求。溝通協(xié)調(diào)1.建立定期溝通會議制度，公司項目負(fù)責(zé)人與外包公司項目經(jīng)理每周至少召開一次溝通會議，通報項目進展情況，協(xié)調(diào)解決項目中出現(xiàn)的問題。2.雙方應(yīng)保持密切的日常溝通，及時反饋工作信息，確保信息傳遞暢通無阻。3.對于重大問題或突發(fā)事件，雙方應(yīng)及時召開專題會議進行研究解決，必要時成立專項工作小組負(fù)責(zé)處理。變更管理1.如因業(yè)務(wù)需求變化或其他原因需要對外包服務(wù)內(nèi)容、要求、期限等進行變更，應(yīng)填寫《外包服務(wù)變更申請表》，經(jīng)公司相關(guān)部門審批后，與外包公司簽訂《外包服務(wù)變更協(xié)議》。2.《外包服務(wù)變更協(xié)議》應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、對服務(wù)費用和期限的影響等條款，確保變更后的服務(wù)能夠順利實施。3.外包公司應(yīng)根據(jù)變更協(xié)議，及時調(diào)整項目工作計劃和實施方案，確保服務(wù)質(zhì)量不受影響。驗收管理1.外包服務(wù)完成后，外包公司應(yīng)提交《外包服務(wù)驗收申請報告》，申請公司進行驗收。2.公司項目負(fù)責(zé)人組織相關(guān)部門和人員組成驗收小組，按照合同約定和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對外包服務(wù)進行驗收。3.驗收小組應(yīng)認(rèn)真審查外包公司提交的驗收資料，如服務(wù)報告、測試報告、質(zhì)量檢驗報告等，進行實地檢查和測試，確保服務(wù)質(zhì)量符合要求。4.如驗收合格，驗收小組應(yīng)簽署《外包服務(wù)驗收報告》；如驗收不合格，應(yīng)明確指出存在的問題，要求外包公司限期整改，整改完成后重新進行驗收，直至驗收合格為止。外包服務(wù)質(zhì)量管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.根據(jù)外包服務(wù)內(nèi)容和要求，制定詳細(xì)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范，明確各項服務(wù)指標(biāo)和質(zhì)量要求。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范應(yīng)具有可操作性和可衡量性，便于對外包服務(wù)質(zhì)量進行評估和監(jiān)控。質(zhì)量監(jiān)控措施1.建立質(zhì)量監(jiān)控體系，對外包服務(wù)過程進行全程監(jiān)控。公司項目負(fù)責(zé)人定期對外包服務(wù)工作進行檢查和抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促外包公司整改。2.要求外包公司建立內(nèi)部質(zhì)量管理制度，加強對服務(wù)人員的培訓(xùn)和管理，確保服務(wù)質(zhì)量符合要求。3.定期對外包服務(wù)質(zhì)量進行評估，通過客戶反饋、滿意度調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等方式，了解外包服務(wù)質(zhì)量狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施改進。質(zhì)量問題處理1.對于發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，公司項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時與外包公司溝通，要求其分析原因，制定整改措施，并限期整改。2.外包公司應(yīng)將整改情況及時反饋給公司項目負(fù)責(zé)人，公司項目負(fù)責(zé)人對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。3.對于因質(zhì)量問題給公司造成損失的，按照合同約定追究外包公司的違約責(zé)任。外包服務(wù)費用管理費用預(yù)算與核算1.在簽訂外包服務(wù)合同前，應(yīng)根據(jù)外包服務(wù)內(nèi)容和要求，進行費用預(yù)算，明確服務(wù)費用的構(gòu)成和金額。2.建立外包服務(wù)費用核算制度，定期對外包服務(wù)費用進行核算，確保費用支出合理、合規(guī)。3.要求外包公司定期提交費用結(jié)算清單，詳細(xì)說明各項費用的支出情況，公司項目負(fù)責(zé)人對費用結(jié)算清單進行審核。費用支付1.根據(jù)合同約定和費用核算結(jié)果，及時向外包公司支付服務(wù)費用。2.費用支付應(yīng)嚴(yán)格按照公司財務(wù)管理制度執(zhí)行，履行審批手續(xù)，確保支付流程規(guī)范、安全。3.如因外包服務(wù)質(zhì)量問題或其他原因需要扣除外包公司服務(wù)費用的，應(yīng)按照合同約定和相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并及時通知外包公司。外包公司人員管理人員資質(zhì)與培訓(xùn)1.要求外包公司提供參與外包服務(wù)人員的資質(zhì)證明和簡歷，確保人員具備相應(yīng)的專業(yè)技能和工作經(jīng)驗。2.督促外包公司加強對服務(wù)人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識，滿足公司業(yè)務(wù)需求。3.對于涉及公司機密信息的外包服務(wù)人員，要求外包公司與其簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。人員考核與獎懲1.建立外包公司服務(wù)人員考核制度，定期對服務(wù)人員的工作表現(xiàn)進行考核，考核內(nèi)容包括工作質(zhì)量、工作效率、工作態(tài)度、團隊協(xié)作等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對外包公司服務(wù)人員進行獎懲，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予表彰和獎勵，對于表現(xiàn)不佳的人員要求外包公司進行培訓(xùn)或調(diào)整。3.如外包公司服務(wù)人員違反公司規(guī)章制度或合同約定，給公司造成損失的，按照合同約定追究外包公司的違約責(zé)任。保密管理保密協(xié)議簽訂1.在簽訂外包服務(wù)合同前，與外包公司簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。2.保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等主要條款，確保保密協(xié)議具有法律效力。保密措施要求1.要求外包公司建立健全保密管理制度，采取有效的保密措施，如物理隔離、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等，防止公司機密信息泄露。2.對外包公司服務(wù)人員進行保密培訓(xùn)，提高其保密意識，使其了解保密工作的重要性和相關(guān)規(guī)定。3.定期對外包公司保密工作進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促外包公司整改。泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)外包公司或其服務(wù)人員存在泄密行為，應(yīng)立即采取措施，如停止相關(guān)工作、封存資料、調(diào)查原因等，防止損失進一步擴大。2.按照保密協(xié)議和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，追究外包公司的違約責(zé)任，要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.對因泄密給公司造成的損失進行評估，要求外包公司賠償公司的經(jīng)濟損失。風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.建立外包業(yè)務(wù)風(fēng)險識別與評估機制，定期對外包業(yè)務(wù)進行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如質(zhì)量風(fēng)險、安全風(fēng)險、法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險等。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。風(fēng)險應(yīng)對措施1.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。2.對于高風(fēng)險的外包業(yè)務(wù)，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，如終止外包合同、更換外包公司等；對于中風(fēng)險的外包業(yè)務(wù)，應(yīng)采取風(fēng)險降低措施，如加強質(zhì)量監(jiān)控、完善合同條款等；對于低風(fēng)險的外包業(yè)務(wù)，可采取風(fēng)險接受措施，但應(yīng)密切關(guān)注風(fēng)險變化情況，及時調(diào)整應(yīng)對措施。風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.建立風(fēng)險監(jiān)控機制，對外包業(yè)務(wù)風(fēng)險進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門和人員采取措施應(yīng)對風(fēng)險。3.定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的實施效果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善風(fēng)險管理體系。合同管理合同簽訂1.外包服務(wù)合同的簽訂應(yīng)嚴(yán)格按照公司合同管理制度執(zhí)行，履行審批手續(xù)，確保合同合法、合規(guī)、有效。2.合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容和要求、服務(wù)期限和費用、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收方式、保密條款、違約責(zé)任等主要條款，避免合同糾紛。合同履行1.雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保外包服務(wù)項目順利實施。2.公司項目負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查外包公司合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促其整改。3.如因不可抗力或其他原因?qū)е潞贤瑹o法履行或需要變更合同的，應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，及時簽訂補充協(xié)議或變更