外包用房管理辦法總則目的為規(guī)范公司外包用房的管理，提高用房使用效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司所有外包用房的管理，包括但不限于租賃的辦公場地、生產(chǎn)廠房、倉儲用房等?；驹瓌t1.合法合規(guī)原則：外包用房的管理必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.合理使用原則：確保用房資源得到合理配置和有效利用，避免浪費(fèi)。3.安全保障原則：保障外包用房的使用安全，防止發(fā)生安全事故。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在用房管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。外包用房的規(guī)劃與審批用房需求規(guī)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提前制定年度外包用房需求計(jì)劃，詳細(xì)說明用房的用途、面積、使用期限等。2.需求計(jì)劃應(yīng)提交至公司行政部門，行政部門進(jìn)行匯總和初步審核后，提交公司管理層審批。用房審批流程1.部門提交用房申請，填寫《外包用房申請表》，注明申請用房的詳細(xì)信息及用途說明。2.行政部門對申請進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括用房需求的合理性、是否符合公司規(guī)劃等，初審?fù)ㄟ^后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況及發(fā)展戰(zhàn)略，對用房申請進(jìn)行審批，審批通過后由行政部門負(fù)責(zé)安排落實(shí)。外包用房的租賃與合同管理租賃信息收集1.行政部門負(fù)責(zé)收集市場上符合公司需求的外包用房租賃信息，包括房源位置、面積、租金、配套設(shè)施等。2.對收集到的租賃信息進(jìn)行整理和分析，篩選出合適的房源供公司領(lǐng)導(dǎo)決策。租賃合同簽訂1.確定意向房源后，行政部門代表公司與出租方進(jìn)行租賃合同談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同條款應(yīng)包括租賃期限、租金及支付方式、房屋用途、維修責(zé)任、違約責(zé)任等重要內(nèi)容，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。3.租賃合同初稿經(jīng)公司法律顧問審核后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后正式簽訂租賃合同。合同執(zhí)行與跟蹤1.行政部門負(fù)責(zé)租賃合同的執(zhí)行，按照合同約定及時支付租金及相關(guān)費(fèi)用。2.定期對租賃合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保公司權(quán)益得到保障，如發(fā)現(xiàn)問題及時與出租方溝通協(xié)商解決。3.合同執(zhí)行過程中如有變更或續(xù)簽需求，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行申請和審批，重新簽訂或修訂租賃合同。外包用房的使用管理用房分配與交接1.行政部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見，將租賃的外包用房分配給相關(guān)部門使用，并辦理交接手續(xù)。2.交接內(nèi)容包括房屋鑰匙、門禁卡、相關(guān)設(shè)施設(shè)備清單等，雙方應(yīng)簽字確認(rèn)。使用規(guī)范1.各部門應(yīng)按照租賃合同約定的用途使用外包用房，不得擅自改變房屋用途。2.保持用房內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生，愛護(hù)房屋及附屬設(shè)施設(shè)備，如有損壞應(yīng)及時通知行政部門進(jìn)行維修。3.遵守安全規(guī)定，不得在用房內(nèi)從事違法違規(guī)活動，確保用房使用安全。安全管理1.行政部門負(fù)責(zé)制定外包用房的安全管理制度，明確安全責(zé)任和防范措施。2.各部門應(yīng)加強(qiáng)對用房內(nèi)人員的安全教育，提高安全意識，定期進(jìn)行安全檢查，及時消除安全隱患。3.配備必要的消防器材和安全設(shè)施設(shè)備，并確保其正常運(yùn)行。外包用房的維護(hù)與維修管理維護(hù)責(zé)任劃分1.租賃合同中應(yīng)明確房屋及附屬設(shè)施設(shè)備的維護(hù)責(zé)任，屬于出租方維護(hù)范圍的，由行政部門及時通知出租方進(jìn)行維修。2.屬于公司使用過程中造成的損壞，由使用部門負(fù)責(zé)維修或承擔(dān)相應(yīng)維修費(fèi)用。維修申請與審批1.使用部門發(fā)現(xiàn)用房需要維修時，應(yīng)填寫《外包用房維修申請表》，詳細(xì)說明維修內(nèi)容和原因。2.行政部門對維修申請進(jìn)行審核，根據(jù)維修情況確定維修方式（自行維修或委托外部維修），并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.維修費(fèi)用在規(guī)定額度內(nèi)的，由行政部門按照公司相關(guān)財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審批支付；超出規(guī)定額度的，需報(bào)公司管理層專項(xiàng)審批。維修跟蹤與驗(yàn)收1.行政部門負(fù)責(zé)維修工作的跟蹤協(xié)調(diào)，確保維修工作按時完成。2.維修完成后，使用部門應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后在《外包用房維修申請表》上簽字確認(rèn)。外包用房的費(fèi)用管理租金及相關(guān)費(fèi)用支付1.行政部門按照租賃合同約定的租金及支付方式，及時準(zhǔn)確地向出租方支付租金及其他相關(guān)費(fèi)用。2.支付前應(yīng)進(jìn)行費(fèi)用核算和審批，確保支付金額準(zhǔn)確無誤。費(fèi)用報(bào)銷管理1.公司內(nèi)部使用外包用房產(chǎn)生的費(fèi)用，如水電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)等，由使用部門按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。2.報(bào)銷時應(yīng)提供相關(guān)費(fèi)用發(fā)票及使用記錄，經(jīng)行政部門審核后提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。外包用房的檔案管理檔案內(nèi)容1.外包用房管理過程中產(chǎn)生的各類文件資料，包括租賃合同、申請表、維修記錄、費(fèi)用清單等，均應(yīng)作為檔案進(jìn)行管理。2.檔案應(yīng)按照時間順序和類別進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。檔案保管與查閱1.行政部門負(fù)責(zé)外包用房檔案的保管，指定專人負(fù)責(zé)檔案的整理、歸檔和保管工作。2.建立檔案查閱制度，因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審批后，在指定地點(diǎn)查閱，查閱人員不得擅自復(fù)印、涂改或帶走檔案資料。外包用房的退出管理合同到期退出1.租賃合同到期前，行政部門應(yīng)提前通知相關(guān)部門和出租方，做好用房退出準(zhǔn)備工作。2.到期后，使用部門應(yīng)及時清理用房內(nèi)的物品，將房屋及附屬設(shè)施設(shè)備完好地交還給出租方，并辦理交接手續(xù)。提前解約退出1.如因特殊原因需要提前解除租賃合同的，行政部門應(yīng)按照合同約定提前通知出租方，并與出租方協(xié)商解除合同的相關(guān)事宜。2.經(jīng)協(xié)商一致后，辦理合同解除手續(xù)，按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，并完成用房的退出交接工作。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司行政部門定期對各部門外包用房的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括用房使用規(guī)范、安全管理、維護(hù)維修等方面。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況?？己藱C(jī)制1.建立外包用房管理考核機(jī)制，將用房管理情況納入各部門績效考核體系。2.