如何印發(fā)管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司各類文件的印發(fā)流程，確保文件的準(zhǔn)確傳達(dá)、有效執(zhí)行，提高公司運(yùn)營效率，維護(hù)公司正常工作秩序，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有部門及員工在文件印發(fā)過程中的管理活動(dòng)，包括但不限于各類規(guī)章制度、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要等正式文件以及臨時(shí)性工作文件的印發(fā)。（三）基本原則1.合法性原則：文件印發(fā)必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保公司運(yùn)營活動(dòng)在合法合規(guī)的框架內(nèi)進(jìn)行。2.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，邏輯清晰，避免出現(xiàn)歧義、錯(cuò)誤或模糊表述，以保證文件傳達(dá)的信息真實(shí)可靠，便于執(zhí)行。3.規(guī)范性原則：文件格式、排版、編號(hào)等應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，確保文件的嚴(yán)肅性和一致性，便于文件的存檔、查閱和管理。4.及時(shí)性原則：根據(jù)工作需要，及時(shí)印發(fā)文件，確保信息傳遞的時(shí)效性，避免因文件印發(fā)不及時(shí)而影響工作進(jìn)展。5.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，確保信息安全。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.規(guī)章制度類：包括公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等，用于規(guī)范公司內(nèi)部管理流程和員工行為準(zhǔn)則。2.行政公文類：如通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等，用于公司內(nèi)部行政事務(wù)的溝通、協(xié)調(diào)和決策。3.業(yè)務(wù)文件類：與公司具體業(yè)務(wù)相關(guān)的文件，如項(xiàng)目方案、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)規(guī)范、合同文本等。4.會(huì)議文件類：會(huì)議紀(jì)要、議程、決議等，記錄公司各類會(huì)議的主要內(nèi)容和決策事項(xiàng)。5.其他文件類：上述類別以外的其他文件，如臨時(shí)性工作安排、宣傳資料、培訓(xùn)教材等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則公司文件編號(hào)采用統(tǒng)一格式，由公司簡(jiǎn)稱、文件類別代碼、年份、序號(hào)組成。公司簡(jiǎn)稱：取公司名稱的首字母縮寫，如“XX公司”簡(jiǎn)稱為“XX”。文件類別代碼：根據(jù)文件分類設(shè)置相應(yīng)代碼，如規(guī)章制度類為“GZ”，行政公文類為“XG”，業(yè)務(wù)文件類為“YW”，會(huì)議文件類為“HY”，其他文件類為“QT”。年份：取文件印發(fā)年份的后兩位數(shù)字，如2023年印發(fā)的文件標(biāo)注為“23”。序號(hào)：按照文件印發(fā)順序依次編排，從001開始。2.編號(hào)示例一份2023年印發(fā)的規(guī)章制度類文件，編號(hào)為“XXGZ23001”。一份2023年的行政公文類通知，編號(hào)為“XXXG23002”。三、文件起草與審核（一）起草要求1.責(zé)任部門：文件起草由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或職能部門負(fù)責(zé)，根據(jù)工作實(shí)際需求和公司管理要求，確定文件主題、內(nèi)容框架和具體條款。2.內(nèi)容要求起草人員應(yīng)深入調(diào)研，廣泛收集相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容具有針對(duì)性、實(shí)用性和可操作性。文件內(nèi)容應(yīng)明確目標(biāo)、任務(wù)、措施、責(zé)任等要素，語言表達(dá)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、準(zhǔn)確規(guī)范，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。對(duì)于涉及多個(gè)部門職責(zé)的文件，起草部門應(yīng)充分征求相關(guān)部門意見，確保文件內(nèi)容全面、協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)職責(zé)不清、相互推諉的情況。3.格式要求文件起草應(yīng)按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式進(jìn)行排版，包括字體、字號(hào)、行距、頁邊距等。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確概括文件主旨，一般采用二號(hào)宋體加粗，居中排列；正文一般采用三號(hào)仿宋體，段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符；文中如有小標(biāo)題，一般采用四號(hào)黑體加粗。文件編號(hào)應(yīng)標(biāo)注在文件首頁右上角，與標(biāo)題間隔一行。（二）審核流程1.初審文件起草完成后，起草部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合公司政策和實(shí)際工作需要，邏輯是否清晰，語言表達(dá)是否準(zhǔn)確規(guī)范，格式是否符合要求等。初審?fù)ㄟ^后，起草部門負(fù)責(zé)人在文件首頁“起草部門審核意見”欄簽署意見并簽字確認(rèn)，注明日期。2.會(huì)簽對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，需進(jìn)行會(huì)簽。起草部門應(yīng)將文件發(fā)送至相關(guān)部門會(huì)簽，會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出修改意見或建議，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋給起草部門。起草部門應(yīng)根據(jù)會(huì)簽意見對(duì)文件進(jìn)行修改完善，將會(huì)簽情況及修改后的文件再次提交給會(huì)簽部門確認(rèn)，直至各部門達(dá)成一致意見。3.終審文件經(jīng)初審和會(huì)簽后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對(duì)文件的合法性、合理性、可行性進(jìn)行全面審核，提出終審意見。終審?fù)ㄟ^后，分管領(lǐng)導(dǎo)在文件首頁“公司領(lǐng)導(dǎo)審核意見”欄簽署意見并簽字確認(rèn)，注明日期。四、文件印發(fā)（一）印發(fā)申請(qǐng)1.文件經(jīng)終審?fù)ㄟ^后，起草部門應(yīng)填寫《文件印發(fā)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明文件名稱、編號(hào)、印發(fā)范圍、印發(fā)份數(shù)、印發(fā)時(shí)間等信息，并附上終審?fù)ㄟ^的文件電子版。2.《文件印發(fā)申請(qǐng)表》經(jīng)起草部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司辦公室。（二）印發(fā)審核1.公司辦公室收到《文件印發(fā)申請(qǐng)表》后，對(duì)文件的格式、排版、編號(hào)等進(jìn)行再次審核，確保文件符合公司統(tǒng)一規(guī)范要求。2.審核無誤后，辦公室負(fù)責(zé)人在《文件印發(fā)申請(qǐng)表》上簽署意見并簽字確認(rèn)，注明日期。（三）文件印制1.根據(jù)《文件印發(fā)申請(qǐng)表》確定的印發(fā)份數(shù)，辦公室安排專人負(fù)責(zé)文件印制工作。2.印制人員應(yīng)按照文件格式要求進(jìn)行排版印刷，確保文件內(nèi)容清晰、完整，印刷質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)于重要文件或涉及機(jī)密信息的文件，應(yīng)采用加密印刷、防偽標(biāo)識(shí)等措施，確保文件安全。（四）文件發(fā)放1.文件印制完成后，辦公室根據(jù)《文件印發(fā)申請(qǐng)表》確定的印發(fā)范圍，及時(shí)將文件發(fā)放至相關(guān)部門和人員。2.發(fā)放文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄文件名稱、編號(hào)、發(fā)放部門、發(fā)放份數(shù)、領(lǐng)取人簽字等信息，以便于文件的跟蹤和管理。3.對(duì)于需要簽收的文件，領(lǐng)取人應(yīng)在《文件發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)；對(duì)于通過電子郵件等方式發(fā)放的文件，應(yīng)要求收件人回復(fù)確認(rèn)收到。五、文件存檔與保管（一）存檔要求1.文件印發(fā)后，辦公室應(yīng)及時(shí)將文件原件及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.歸檔文件應(yīng)按照文件類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，建立清晰的檔案目錄，便于查閱和檢索。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行命名和分類，確保電子文件的安全性和可訪問性。（二）保管期限1.文件保管期限根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。短期保管文件：保管期限為13年，主要包括一般性的行政事務(wù)文件、臨時(shí)性工作文件等。中期保管文件：保管期限為310年，如業(yè)務(wù)流程文件、項(xiàng)目方案等，這些文件對(duì)公司業(yè)務(wù)開展具有一定的參考價(jià)值。長(zhǎng)期保管文件：保管期限為10年以上，如公司規(guī)章制度、重要會(huì)議文件、合同協(xié)議等，是公司重要的歷史資料和決策依據(jù)。2.具體文件保管期限可參考國家檔案管理相關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況確定，在文件首頁注明保管期限。（三）保管責(zé)任1.公司辦公室負(fù)責(zé)文件的統(tǒng)一保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案存放安全、有序。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，確保檔案資料的完整性和保密性。3.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照公司檔案查閱制度辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案資料，確保檔案資料的原始性和真實(shí)性。六、文件修訂與廢止（一）修訂情形1.國家法律法規(guī)、政策發(fā)生變化，導(dǎo)致公司文件與之不符的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂。2.公司業(yè)務(wù)調(diào)整、管理模式變更，需要對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行修訂的。3.文件在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)存在漏洞、缺陷或不合理之處，需要進(jìn)行修訂完善的。4.根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門要求，對(duì)文件進(jìn)行修訂的其他情形。（二）修訂流程1.文件修訂由原起草部門或相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)，根據(jù)修訂情形，對(duì)文件進(jìn)行全面審查和修改。2.修訂后的文件按照本辦法規(guī)定的起草、審核、印發(fā)流程進(jìn)行操作，確保文件修訂的合法性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.文件修訂后，應(yīng)在文件首頁注明修訂版本號(hào)和修訂日期，同時(shí)在文件存檔目錄中進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)注，以便于查閱和管理。（三）廢止情形1.文件所依據(jù)的法律法規(guī)、政策已失效或廢止，導(dǎo)致文件失去效力的。2.公司業(yè)務(wù)調(diào)整、管理模式變更，原文件已不再適用的。3.文件已完成其歷史使命，無需繼續(xù)執(zhí)行的。4.其他需要廢止文件的情形。（四）廢止流程1.文件廢止由公司辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)