媒體檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織媒體檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用媒體檔案資源，提高公司/組織在媒體傳播領(lǐng)域的工作效率和質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)涉及媒體業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成的各類檔案，包括但不限于新聞報(bào)道、廣告宣傳資料、視頻音頻素材、社交媒體內(nèi)容、媒體合作協(xié)議等相關(guān)資料。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：確保媒體檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的媒體業(yè)務(wù)活動(dòng)。2.完整性原則：全面收集、整理媒體業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)媒體檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、存儲(chǔ)和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.安全性原則：采取有效措施保障媒體檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、媒體檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.新聞報(bào)道類：包括公司/組織發(fā)布的各類新聞稿件、新聞圖片、新聞視頻等。2.廣告宣傳類：涵蓋公司/組織制作的各類廣告策劃方案、廣告設(shè)計(jì)素材、廣告投放記錄等。3.視頻音頻類：收錄公司/組織自行拍攝或制作的視頻節(jié)目、音頻資料等。4.社交媒體類：涉及公司/組織在社交媒體平臺(tái)上發(fā)布的內(nèi)容、互動(dòng)記錄、粉絲數(shù)據(jù)等。5.媒體合作類：包含與各類媒體機(jī)構(gòu)簽訂的合作協(xié)議、合作項(xiàng)目資料、合作成果等。6.其他類：不屬于上述分類的其他媒體相關(guān)檔案資料。（二）編號(hào)1.媒體檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)上述分類，分別用一位大寫字母表示，如“X”代表新聞報(bào)道類，“G”代表廣告宣傳類，“S”代表視頻音頻類，“M”代表社交媒體類，“H”代表媒體合作類，“Q”代表其他類。4.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。5.示例：2023年形成的第5份新聞報(bào)道類檔案編號(hào)為“2023X0005”。三、媒體檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)媒體檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集上來。2.在媒體業(yè)務(wù)活動(dòng)開展過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)同步做好檔案資料的積累工作，如新聞稿件撰寫完成后，應(yīng)及時(shí)將稿件及相關(guān)素材提交給檔案收集人員。3.對(duì)于從外部獲取的與媒體業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，如合作媒體提供的宣傳資料、采訪素材等，應(yīng)在接收后及時(shí)進(jìn)行登記，并納入媒體檔案管理。（二）整理1.檔案收集人員應(yīng)對(duì)收集到的媒體檔案進(jìn)行初步整理，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類，同一類別的檔案按照編號(hào)順序排列。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等。4.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁，去除金屬物等；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、命名規(guī)范等處理，確保檔案的可讀性和可管理性。四、媒體檔案的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.視頻音頻檔案：除存儲(chǔ)在電子設(shè)備上外，還可考慮進(jìn)行光盤刻錄等存儲(chǔ)方式，以確保數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行檢查，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全和穩(wěn)定。五、媒體檔案的保管期限（一）確定原則根據(jù)媒體檔案的重要性、歷史價(jià)值、法律責(zé)任等因素，綜合確定保管期限。（二）具體劃分1.永久保管：公司/組織具有重大歷史意義和長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的媒體檔案，如重要的新聞報(bào)道、標(biāo)志性的廣告宣傳活動(dòng)資料等。涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、具有重要法律憑證作用的媒體合作協(xié)議等。2.定期保管：保管期限為30年的檔案：一般性的新聞報(bào)道、廣告宣傳資料等，對(duì)公司/組織的業(yè)務(wù)發(fā)展有一定參考價(jià)值，但重要性相對(duì)較低。保管期限為10年的檔案：時(shí)效性較強(qiáng)的社交媒體內(nèi)容、短期的媒體合作項(xiàng)目資料等。（三）期限調(diào)整檔案保管期限應(yīng)根據(jù)公司/組織的發(fā)展和業(yè)務(wù)變化情況適時(shí)進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于已過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。六、媒體檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱媒體檔案。2.經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，外部單位或個(gè)人因特定目的，可查閱相關(guān)媒體檔案，但必須遵守公司/組織的保密規(guī)定。（二）利用流程1.內(nèi)部利用：部門工作人員填寫《媒體檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自復(fù)制、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。2.外部利用：外部單位或個(gè)人提出查閱申請(qǐng)，應(yīng)提交單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，并說明查閱目的。申請(qǐng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門按照內(nèi)部利用流程提供檔案，并與查閱方簽訂保密協(xié)議。查閱結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)收回檔案，并對(duì)查閱情況進(jìn)行跟蹤檢查。（三）利用限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息的媒體檔案，未經(jīng)授權(quán)不得對(duì)外提供。2.利用媒體檔案時(shí)，不得損害公司/組織的合法權(quán)益，不得違反國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。七、媒體檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對(duì)已到保管期限的媒體檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)專家組成的鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對(duì)于仍具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《媒體檔案銷毀申請(qǐng)表》。（二）銷毀1.《媒體檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀；銷毀電子檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除等處理，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱及數(shù)量、銷毀方式等，參與銷毀人員應(yīng)簽字確認(rèn)。八、媒體檔案的保密與安全管理（一）保密管理1.建立健全媒體檔案保密制度，明確保密責(zé)任，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.在檔案利用過程中，嚴(yán)格控制查閱范圍，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防范措施，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備