外購工作管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司外購工作流程，加強(qiáng)對外購業(yè)務(wù)的管理與控制，確保外購工作的順利進(jìn)行，保障公司利益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有外購業(yè)務(wù)，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：外購工作必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證外購產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明，嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保所有潛在供應(yīng)商都有平等參與競爭的機(jī)會。4.誠實守信原則：公司與供應(yīng)商之間應(yīng)誠實守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定采購計劃，根據(jù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營需求，合理安排外購物品的采購時間、數(shù)量和規(guī)格。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期進(jìn)行考核和更新。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保外購物品按時、按質(zhì)、按量到貨。（二）需求部門1.提出準(zhǔn)確、詳細(xì)的外購需求，包括物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.參與供應(yīng)商的評估和選擇，提供專業(yè)意見和建議。3.協(xié)助采購部門進(jìn)行采購合同的審核，確保合同條款滿足業(yè)務(wù)需求。4.對到貨的外購物品進(jìn)行驗收，及時反饋質(zhì)量問題。（三）質(zhì)量部門1.制定外購物品的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程。2.對外購物品進(jìn)行抽檢或全檢，確保所采購的物品符合質(zhì)量要求。3.對不合格外購物品進(jìn)行判定和處理，跟蹤整改情況。（四）財務(wù)部門1.審核采購預(yù)算，確保采購費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。2.負(fù)責(zé)采購款項的支付審核和結(jié)算工作，確保資金支付安全、準(zhǔn)確。3.對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和建議。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)、經(jīng)營計劃及實際需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計交貨時間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽署意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體情況和預(yù)算安排，對采購申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后的采購申請交采購部門。（二）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購申請的要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況等相關(guān)資料，建立供應(yīng)商信息庫。3.采購部門組織相關(guān)人員（包括需求部門、質(zhì)量部門等）對符合基本條件的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、價格水平、售后服務(wù)等方面。4.根據(jù)評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并將其納入供應(yīng)商檔案進(jìn)行管理。（三）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商就采購物品的價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行談判。談判過程中，應(yīng)充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。2.談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購合同初稿交需求部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門審核，各部門根據(jù)職責(zé)對合同條款進(jìn)行審查，提出修改意見。4.采購部門根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改完善，報公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章后生效。（四）采購訂單下達(dá)1.采購合同簽訂后，采購部門根據(jù)合同條款下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商，采購訂單應(yīng)明確采購物品的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點等要求。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量生產(chǎn)和發(fā)貨。（五）到貨驗收1.外購物品到貨前，采購部門應(yīng)提前通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準(zhǔn)備。2.質(zhì)量部門按照制定的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程對外購物品進(jìn)行驗收，可采用抽檢或全檢的方式。驗收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等方面。3.需求部門對到貨物品的規(guī)格、數(shù)量、性能等是否符合采購申請要求進(jìn)行核對。4.驗收合格的物品，由質(zhì)量部門出具《驗收合格報告》，需求部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物品，質(zhì)量部門出具《驗收不合格報告》，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（六）付款結(jié)算1.采購物品驗收合格且發(fā)票收到后，采購部門填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗收合格報告、發(fā)票等相關(guān)資料，提交財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，重點審核采購合同條款、驗收情況、發(fā)票真實性等內(nèi)容，確保付款金額準(zhǔn)確無誤。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間進(jìn)行付款結(jié)算。四、采購風(fēng)險管理（一）市場風(fēng)險1.密切關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握原材料、零部件等價格波動情況，通過與供應(yīng)商協(xié)商簽訂長期合同、套期保值等方式，降低價格波動對公司采購成本的影響。2.建立市場信息收集和分析機(jī)制，定期收集市場供求信息、行業(yè)發(fā)展趨勢等，為采購決策提供參考依據(jù)。（二）供應(yīng)商風(fēng)險1.加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在質(zhì)量問題、交貨延遲、價格不合理等情況，及時采取措施，如警告、暫停合作、取消合作等。2.與主要供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，通過簽訂長期合作協(xié)議、共同研發(fā)等方式，增強(qiáng)供應(yīng)商的忠誠度和合作穩(wěn)定性。3.建立供應(yīng)商備份機(jī)制，對于關(guān)鍵零部件或重要服務(wù)的供應(yīng)商，選擇至少兩家以上的合格供應(yīng)商，以降低因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題而導(dǎo)致的供應(yīng)中斷風(fēng)險。（三）合同風(fēng)險1.采購合同簽訂前，必須進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、明確，避免因合同漏洞而引發(fā)的風(fēng)險。2.加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的跟蹤和管理，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商違約、合同變更等情況，確保合同的順利履行。3.建立合同檔案管理制度，對采購合同進(jìn)行分類歸檔，妥善保管合同原件及相關(guān)資料，以備查閱和追溯。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對外購工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否有效、采購成本是否合理等情況。2.財務(wù)部門對采購資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保資金支付安全、準(zhǔn)確，防止出現(xiàn)資金浪費(fèi)和違規(guī)支出等問題。3.公司設(shè)立舉報信箱和舉報電話，鼓勵員工對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）考核評價1.建立采購工作考核評價體系，對采購部門及相關(guān)人員的工作業(yè)績進(jìn)行考核評價?？己酥笜?biāo)包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制、采購質(zhì)量保證、供應(yīng)商管理等方面。2.定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，根據(jù)考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵，對存在問題的部門和個人進(jìn)行督促整改，并視情節(jié)輕重