工廠檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強工廠檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工廠生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于工廠各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則工廠檔案實行集中統(tǒng)一管理，由工廠檔案管理部門負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全廠檔案管理工作。各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受工廠檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映工廠各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。歸檔的文件材料必須是原件或具有憑證作用的有效復(fù)印件，嚴禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集和整理工廠在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整，不遺漏重要文件和信息。4.系統(tǒng)性原則按照檔案形成的規(guī)律和特點，對檔案進行科學(xué)分類、編號和排列，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。5.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，建立健全檔案安全管理制度，定期進行檔案安全檢查和維護。（四）定義1.工廠檔案指工廠在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中直接形成的，對工廠具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔指各部門及有關(guān)人員將辦理完畢、具有保存價值的文件材料按照規(guī)定的范圍和要求，定期移交工廠檔案管理部門集中保存的過程。3.檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史查考價值，將檔案保管期限劃分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門1.設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責工廠檔案的集中統(tǒng)一管理工作。2.職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善工廠檔案管理制度，并組織實施。負責制定工廠檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，對各部門檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。負責收集、整理、保管和統(tǒng)計工廠各類檔案，確保檔案的完整、準確和安全。負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定的程序和標準，對已超過保管期限或失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。負責檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，積極為工廠各項工作提供檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。負責組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。負責檔案信息化建設(shè)工作，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）各部門檔案管理人員1.各部門應(yīng)指定專人擔任檔案管理人員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.職責負責收集本部門在工作活動中形成的各種文件材料，按照檔案管理要求進行分類整理，并定期移交工廠檔案管理部門。負責保管本部門的檔案，確保檔案的安全和完整，防止檔案的損壞、丟失和泄密。積極配合工廠檔案管理部門的工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時完成檔案管理部門交辦的各項任務(wù)。協(xié)助本部門領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員查閱、利用檔案，提供必要的檔案信息服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、紀檢監(jiān)察、工會工作、共青團工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類包括工廠行政事務(wù)管理、人力資源管理、財務(wù)管理、審計工作、法務(wù)工作、質(zhì)量管理、安全管理、設(shè)備管理、物資管理、信息化管理等方面形成的文件材料。3.經(jīng)營管理類包括市場調(diào)研、市場營銷、生產(chǎn)計劃、采購供應(yīng)、銷售管理、客戶服務(wù)、合同管理、項目管理等方面形成的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類包括產(chǎn)品設(shè)計、工藝技術(shù)、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、技術(shù)改造、科研開發(fā)等方面形成的文件材料。5.基本建設(shè)類包括工廠新建、改建、擴建等基本建設(shè)項目過程中形成的文件材料，如項目立項、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗收文件等。6.設(shè)備儀器類包括工廠購置、安裝、調(diào)試、維修、報廢等設(shè)備儀器管理過程中形成的文件材料，如設(shè)備采購合同、設(shè)備說明書、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護記錄、設(shè)備報廢鑒定文件等。7.會計檔案類包括工廠財務(wù)會計核算過程中形成的各種憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告等文件材料。8.職工檔案類包括職工個人的履歷、學(xué)歷、職稱、工資、獎懲、勞動合同等文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)建立健全文件材料形成、積累和歸檔制度，明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久字跡材料書寫。3.對于電子文件，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)存儲在符合安全要求的載體上，并進行備份。4.各部門應(yīng)定期將本部門收集整理好的文件材料移交工廠檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、職工檔案類等八大類。每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用“年度類別順序號”的形式，例如：“2023行政001”表示2023年度行政管理類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，便于檢索和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。對于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放在檔案密集架上，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，并建立相應(yīng)的目錄和索引，便于查找和利用。（三）保管期限1.永久保管的檔案凡是反映工廠主要職能活動和基本歷史面貌的，對工廠有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如工廠的重要規(guī)章制度、年度工作計劃和總結(jié)、重大決策文件、重要會議記錄、基本建設(shè)項目檔案、設(shè)備儀器檔案、會計檔案等。2.定期保管的檔案定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和歷史查考價值，分為30年和10年兩種保管期限。保管期限為30年的檔案主要包括工廠一般性的規(guī)章制度、年度工作報表、一般性會議記錄、一般性設(shè)備儀器檔案、一般性會計檔案等。保管期限為10年的檔案主要包括工廠臨時性的工作文件、一般性的業(yè)務(wù)資料、短期的合同協(xié)議等。（四）檔案保管期限的劃分和鑒定1.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和工廠實際情況，由檔案管理部門會同各部門共同研究確定。2.對已到保管期限的檔案，檔案管理部門應(yīng)定期組織鑒定小組進行鑒定。鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)技術(shù)人員組成。3.鑒定工作應(yīng)按照規(guī)定的程序和標準進行，對檔案的價值進行全面、客觀、公正的評估。經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，報經(jīng)工廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準后予以銷毀。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀情況報告工廠主管領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和工廠檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)為本原則檔案利用工作應(yīng)以服務(wù)工廠各項工作為宗旨，積極主動地為工廠領(lǐng)導(dǎo)決策、生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)等提供檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案的泄密和丟失。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用。（二）利用方式1.查閱工廠內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。3.出具證明工廠外部單位或個人因工作需要要求出具檔案證明時，應(yīng)提交單位介紹信或個人有效身份證件，并說明出具證明的用途。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容如實出具證明，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括利用日期、利用者姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等。檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查考。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為工廠各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進工廠信息化建設(shè)的深入發(fā)展。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對工廠現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子圖像或文本信息，存儲在檔案信息管理系統(tǒng)中。數(shù)字化處理應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準確性和完整性，圖像清晰、可讀，文本信息準確無誤。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)建立功能齊全、操作簡便、安全可靠的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能模塊，滿足工廠檔案管理工作的實際需求。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行分類存儲和管理。檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫，檔案目錄數(shù)據(jù)庫應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等基本信息，檔案全文數(shù)據(jù)庫應(yīng)包含檔案的電子圖像或文本信息。檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)定期進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）信息化管理要求1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，對不同用戶的操作權(quán)限進行嚴格控制，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作檔案信息。2.加強對檔案數(shù)字化處理過程的質(zhì)量控制