存單備案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司存單業(yè)務管理，規(guī)范存單備案行為，防范金融風險，保障公司資金安全，依據相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在開展存單業(yè)務過程中涉及的存單備案管理工作，包括但不限于存單的開立、持有、轉讓、兌付等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、金融監(jiān)管政策以及行業(yè)自律規(guī)范，確保存單業(yè)務合法合規(guī)。2.真實性原則：存單相關信息必須真實、準確、完整，不得虛假記載或隱瞞重要事實。3.安全性原則：強化存單業(yè)務風險管理，保障公司資金安全，防止出現資金損失風險。4.及時性原則：按照規(guī)定及時辦理存單備案手續(xù)，確保備案信息的時效性。二、備案管理職責分工（一）業(yè)務部門1.負責存單業(yè)務的發(fā)起、操作和日常管理，確保業(yè)務符合公司內部規(guī)定和外部監(jiān)管要求。2.收集、整理存單業(yè)務相關資料，并及時提交給備案管理部門。3.配合備案管理部門開展存單備案工作，提供必要的協助和信息支持。（二）備案管理部門1.負責制定和完善存單備案管理制度及流程。2.審核業(yè)務部門提交的存單備案資料，確保資料的合規(guī)性和完整性。3.辦理存單備案手續(xù)，向監(jiān)管部門或相關機構報送備案信息，并跟蹤備案結果。4.定期對存單備案情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現和解決存在的問題。（三）財務部門1.負責存單資金的核算和管理，確保資金收支記錄準確無誤。2.配合備案管理部門做好存單收益的核算和確認工作。3.根據存單備案情況，合理安排資金調度，保障公司資金流動性。（四）風險管理部門1.對存單業(yè)務進行風險評估和監(jiān)測，提出風險防控建議。2.參與存單備案資料的審核，從風險角度對備案業(yè)務進行把關。3.協助備案管理部門制定風險應急預案，應對可能出現的風險事件。三、存單備案管理流程（一）存單開立備案1.業(yè)務部門在存單開立前，應填寫《存單開立備案申請表》，詳細說明存單的基本信息，包括存款金額、期限、利率、存款銀行等，并附上相關業(yè)務合同或協議。2.將《存單開立備案申請表》及相關資料提交給備案管理部門。3.備案管理部門收到申請資料后，應在[X]個工作日內進行審核。審核內容包括資料的完整性、合規(guī)性以及業(yè)務的合理性。如發(fā)現問題，應及時通知業(yè)務部門補充或修改資料。4.審核通過后，備案管理部門辦理存單開立備案手續(xù)，填寫《存單開立備案登記表》，并將備案信息錄入公司存單備案管理系統(tǒng)。同時，按照規(guī)定向監(jiān)管部門或相關機構報送備案信息。（二）存單持有期間備案1.在存單持有期間，如存單信息發(fā)生變更（如提前支取、利率調整等），業(yè)務部門應及時填寫《存單信息變更備案申請表》，并附上相關證明文件。2.將申請表及證明文件提交給備案管理部門。3.備案管理部門審核無誤后，在[X]個工作日內辦理信息變更備案手續(xù)，更新《存單開立備案登記表》及備案管理系統(tǒng)中的相關信息，并向監(jiān)管部門或相關機構報送變更后的備案信息。（三）存單轉讓備案1.業(yè)務部門如需轉讓存單，應提前填寫《存單轉讓備案申請表》，說明轉讓原因、轉讓價格、受讓方等信息，并附上轉讓協議。2.將申請表及轉讓協議提交給備案管理部門。3.備案管理部門對轉讓業(yè)務進行審核，重點審核轉讓價格的合理性、受讓方的資質等。審核通過后，在[X]個工作日內辦理轉讓備案手續(xù)，在《存單開立備案登記表》中記錄轉讓情況，并更新備案管理系統(tǒng)信息。同時，按照規(guī)定向監(jiān)管部門或相關機構報送轉讓備案信息。（四）存單兌付備案1.存單到期兌付前，業(yè)務部門應填寫《存單兌付備案申請表》，注明存單到期日、兌付金額等信息。2.將申請表提交給備案管理部門。3.備案管理部門確認存單已完成相關備案手續(xù)且無未決事項后，在[X]個工作日內辦理兌付備案手續(xù)，記錄存單兌付情況，并在備案管理系統(tǒng)中進行相應處理。同時，跟蹤存單資金的到賬情況，確保資金安全及時回籠。四、備案資料管理（一）資料內容1.存單備案資料應包括但不限于以下內容：《存單開立備案申請表》或相關變更、轉讓、兌付備案申請表。存單業(yè)務合同或協議。存單憑證復印件。存款銀行出具的存款證明或相關業(yè)務回單。涉及存單信息變更、轉讓等的相關證明文件。2.備案資料應確保真實、準確、完整，能夠清晰反映存單業(yè)務的全貌和備案過程。（二）資料歸檔1.業(yè)務部門應在存單業(yè)務辦理完畢后，及時將備案資料整理成冊，移交備案管理部門。2.備案管理部門按照檔案管理規(guī)定，對備案資料進行分類、編號、裝訂，并建立電子和紙質檔案。檔案應妥善保管，保存期限按照法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。3.定期對備案資料進行清查和核對，確保檔案資料的完整性和準確性。如發(fā)現資料缺失或損壞，應及時查明原因并進行補充或修復。（三）資料查閱1.因工作需要查閱存單備案資料的，應填寫《備案資料查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等。2.申請表經所在部門負責人審批后，提交給備案管理部門。3.備案管理部門根據審批意見，安排專人負責查閱，并做好查閱記錄。查閱人員應在指定地點查閱資料，不得擅自復印、拍照或帶出資料。如需復印或摘錄相關資料，應按照規(guī)定辦理手續(xù)。五、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對存單備案管理工作進行審計檢查，重點檢查備案制度的執(zhí)行情況、備案流程的合規(guī)性、備案資料的完整性等。2.審計檢查結束后，應出具審計報告，對發(fā)現的問題提出整改意見和建議。相關部門應按照審計報告要求及時進行整改，并將整改情況反饋給審計部門。（二）外部監(jiān)管配合1.積極配合監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查工作，及時提供存單備案相關資料和信息。2.對于監(jiān)管部門提出的整改要求，應高度重視，認真落實整改措施，并在規(guī)定時間內將整改情況報告監(jiān)管部門。（三）問題處理1.對于在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現的存單備案管理問題，應區(qū)分問題的性質和嚴重程度，采取相應的處理措施。2.對于一般性問題，應要求責任部門立即整改，并提交整改報告。對于違規(guī)行為，應按照公司內部規(guī)定進行嚴肅處理，追究相關人員的責任。同時，應及時總結經驗教訓，完善相關制度和流程，防止類似問題再次發(fā)生。六、信息系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)建設1.建立完善的存單備案管理信息系統(tǒng)，實現存單備案業(yè)務的信息化管理。系統(tǒng)應具備備案信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，能夠滿足公司內部管理和監(jiān)管要求。2.信息系統(tǒng)應與公司其他業(yè)務系統(tǒng)（如財務管理系統(tǒng)、風險管理系統(tǒng)等）進行有效對接，實現數據的共享和交互，提高工作效率和管理水平。（二）系統(tǒng)維護1.安排專人負責存單備案管理信息系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。定期對系統(tǒng)進行檢查和升級，及時修復系統(tǒng)故障和漏洞，保障系統(tǒng)安全。2.加強對系統(tǒng)用戶的權限管理，根據不同崗位的職責和工作需求，設置相應的系統(tǒng)操作權限，防止未經授權的人員訪問和操作系統(tǒng)。（三）數據安全1.采取有效的數據安全措施，保障存單備案信息的安全。對系統(tǒng)數據進行定期備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。2.加強對系統(tǒng)數據的加密處理，防止數據在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。嚴格控制對系統(tǒng)數據的訪問權限，只有經過授權的人員才能進行數據操作。七、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織開展存單備案管理業(yè)務培訓，提高公司員工對存單備案管理辦法的認識和理解，熟悉備案流程和操作要求。2.培訓內容應包括相關法律法規(guī)、行業(yè)標準、公司制度、備案流程、系統(tǒng)操作等方面。培訓方式可采用集中授課、在線學習、案例分析等多種形式，確保培訓效果。3.對新入職員工和涉及存單業(yè)務的崗位人員進行重點培訓，使其盡快熟悉業(yè)務流程和工作要求，能夠正確辦理存單備案相關業(yè)務。（二）宣傳1.通過內部宣傳欄、公司網站、內部刊物等渠道，宣傳存單備案管理辦法及相關業(yè)務知識，提高員工對存單業(yè)務風險的認識和防范意識。2.向員工宣傳合規(guī)操作的重要性，引導員工自覺遵守存單備案管理規(guī)定，確保存單業(yè)務的規(guī)范開展。八、附則（一）解釋權本辦法由公