工會資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工會資料管理，確保工會工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，提高工會工作效率和質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司工會及所屬各分會、工會小組的資料管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：資料應(yīng)如實反映工會工作的實際情況，確保資料的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理工會工作中產(chǎn)生的各類資料，保證資料的完整性。3.規(guī)范性原則：資料的格式、內(nèi)容、編號等應(yīng)符合統(tǒng)一規(guī)范，便于管理和查閱。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密和職工個人隱私的資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、資料分類與編號（一）分類1.組織建設(shè)資料：包括工會組織架構(gòu)、會員名冊、工會干部任免文件等。2.會員管理資料：如會員入會、轉(zhuǎn)會、退會記錄，會員活動參與情況等。3.民主管理資料：職工代表大會相關(guān)資料、廠務(wù)公開資料等。4.勞動競賽與經(jīng)濟(jì)技術(shù)創(chuàng)新資料：競賽方案、活動記錄、創(chuàng)新成果等。5.職工權(quán)益維護(hù)資料：職工訴求記錄、勞動爭議處理文件等。6.宣傳教育資料：工會宣傳活動方案、宣傳稿件、職工培訓(xùn)資料等。7.文體活動資料：各類文體活動的策劃、組織、實施記錄等。8.財務(wù)管理資料：工會經(jīng)費(fèi)收支賬目、預(yù)決算報告等。9.其他資料：與工會工作相關(guān)的其他文件、資料、照片、音像等。（二）編號1.采用分類編號法，每類資料給予一個固定的編號。例如，組織建設(shè)資料編號為01，會員管理資料編號為02，以此類推。2.每類資料下的具體文件或記錄，再按照時間順序或其他合理方式進(jìn)行編號。如01001表示組織建設(shè)資料中的第一份文件。三、資料收集與整理（一）收集渠道1.各部門、分會、工會小組定期報送相關(guān)資料。2.工會工作人員在工作過程中及時收集各類資料。3.對職工主動提交的與工會工作相關(guān)的資料進(jìn)行接收。（二）收集要求1.明確資料收集的內(nèi)容、格式和時間要求，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.對于重要資料，應(yīng)及時收集，避免遺漏。3.對收集到的資料進(jìn)行初步審核，確保資料符合要求。（三）整理方法1.按照資料分類進(jìn)行整理，將同類資料集中存放。2.對每份資料進(jìn)行編號、標(biāo)注日期、填寫目錄等，便于查找和管理。3.對資料進(jìn)行分類裝訂，保持資料的整齊有序。四、資料歸檔（一）歸檔范圍1.已收集整理好的各類工會資料。2.具有保存價值的工會工作文件、會議記錄、活動總結(jié)等。（二）歸檔時間1.每年年底對本年度的工會資料進(jìn)行集中歸檔。2.對于臨時性或階段性工作產(chǎn)生的資料，在工作結(jié)束后及時歸檔。（三）歸檔流程1.資料整理人員將整理好的資料移交至檔案管理人員。2.檔案管理人員對移交的資料進(jìn)行核對、清點，確認(rèn)無誤后辦理接收手續(xù)。3.按照檔案管理要求，將資料進(jìn)行分類上架存放，并建立檔案目錄索引。五、資料保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的工會資料檔案室，確保檔案室安全、干燥、通風(fēng)良好。2.檔案室配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行分類存放，建立檔案盒和目錄索引，便于查找。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全的存儲設(shè)備上，并按照類別和時間進(jìn)行命名和分類管理。（三）保管期限1.重要文件和永久性資料應(yīng)長期保管。2.一般性文件和資料保管期限為[X]年，期滿后按照檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行處理。六、資料查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工會資料，需填寫《工會資料查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱人員應(yīng)在檔案室指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄部分資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱資料時，應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱工會資料的，需填寫《工會資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、數(shù)量、借閱期限等，經(jīng)工會主席簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還資料。如發(fā)現(xiàn)資料丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、資料保密（一）保密措施1.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.檔案室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.對涉及公司機(jī)密和職工個人隱私的資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止泄露。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員對所保管的資料負(fù)有保密責(zé)任，不得擅自泄露資料內(nèi)容。2.查閱和借閱資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將資料泄露給無關(guān)人員。八、資料統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.定期對工會資料進(jìn)行統(tǒng)計，包括資料的數(shù)量、類別、歸檔時間等。2.對工會工作開展情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，如活動參與人數(shù)、職工滿意度等。（二）統(tǒng)計方法1.建立資料統(tǒng)計臺賬，定期對資料進(jìn)行登記和匯總。2.運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具，對工會工作數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為工會決策提供依據(jù)。（三）結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)資料統(tǒng)計與分析結(jié)果，總結(jié)工會工作經(jīng)驗和存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議。2.將統(tǒng)計分析結(jié)果作為工會工作考核和評價的重要依據(jù)。九、資料銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限已滿且無保存價值的資料。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無效資料。（二）銷毀程序1.檔案管理人員定期對保管期滿的資料進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《工會資料銷毀申請表》。2.《工會資料銷毀申請表》經(jīng)工會主席審核批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同相關(guān)人員共同對擬銷毀的資料進(jìn)行清點、核對。3.對確認(rèn)無誤的