學校資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強學校資料管理，確保學校資料的完整性、準確性和安全性，提高資料利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學校各部門、各年級、各班級以及全體教職工在教學、科研、管理等活動中形成的各類資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：學校資料實行集中統(tǒng)一管理，由學校指定的部門負責資料的收集、整理、存儲、保管和利用。2.分類管理原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、來源、用途等進行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：加強資料的安全保密工作，防止資料泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：優(yōu)化資料管理流程，提高資料利用效率，為學校教學、科研和管理工作提供有力支持。二、資料分類與編號（一）資料分類1.教學資料：包括教學計劃、教學大綱、教案、課件、試卷、成績冊等。2.科研資料：包括科研項目申請書、研究報告、學術(shù)論文、著作等。3.管理資料：包括學校規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表等。4.學生資料：包括學生檔案、學籍信息、成績單、獎懲記錄等。5.其他資料：包括學校宣傳資料、對外交流資料、校友資料等。（二）編號規(guī)則1.編號結(jié)構(gòu)：資料編號采用“年份+類別代碼+順序號”的結(jié)構(gòu)。2.年份：用四位數(shù)字表示資料形成的年份。3.類別代碼：根據(jù)資料分類，用兩位字母表示類別。具體如下：教學資料：JX科研資料：KY管理資料：GL學生資料：XS其他資料：QT4.順序號：用四位數(shù)字表示同一類別資料的順序號。例如，2023年形成的第一份教學資料編號為：2023JX0001。三、資料收集（一）收集職責1.各部門職責：各部門負責本部門形成資料的收集工作，并指定專人負責資料的整理和移交。2.教職工職責：教職工負責個人在教學、科研、管理等活動中形成資料的收集，并及時移交所在部門。3.學生職責：學生負責個人學習過程中形成資料的收集，并按照學校要求及時提交給相關(guān)部門。（二）收集要求1.完整性：收集的資料應(yīng)齊全完整，能夠反映學校教學、科研、管理等活動的全貌。2.準確性：收集的資料應(yīng)真實準確，數(shù)據(jù)可靠，內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準。3.及時性：各部門和教職工應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時收集資料，確保資料的時效性。（三）收集流程1.資料形成：各部門、教職工和學生在工作和學習過程中形成資料后，應(yīng)及時進行整理和分類。2.部門初審：各部門指定的專人對收集的資料進行初審，檢查資料的完整性、準確性和規(guī)范性。3.資料移交：初審合格的資料，由各部門按照規(guī)定的時間和要求移交學校指定的資料管理部門。四、資料整理（一）整理原則1.真實性原則：整理資料應(yīng)保持其原始面貌，不得篡改、偽造資料。2.系統(tǒng)性原則：按照資料的內(nèi)在聯(lián)系和邏輯順序進行整理，使其條理清晰，便于查找和使用。3.規(guī)范性原則：整理資料應(yīng)符合國家和學校的有關(guān)標準和規(guī)范，確保資料的質(zhì)量。（二）整理方法1.分類整理：按照資料分類標準，對收集的資料進行分類。2.編號標注：對整理好的資料進行編號標注，確保每份資料都有唯一的編號。3.編目建冊：編制資料目錄，建立資料臺賬，記錄資料的名稱、編號、來源、形成時間、保管期限等信息。（三）整理流程1.資料接收：資料管理部門接收各部門移交的資料后，對資料進行核對和登記。2.初步整理：資料管理部門對接收的資料進行初步整理，按照分類標準進行分類，并標注編號。3.詳細整理：資料管理部門對初步整理好的資料進行詳細整理，編目建冊，建立資料臺賬。4.審核歸檔：資料管理部門對整理好的資料進行審核，審核合格后進行歸檔保存。五、資料存儲（一）存儲方式1.紙質(zhì)存儲：對于重要的紙質(zhì)資料，應(yīng)進行紙質(zhì)存儲，并建立紙質(zhì)檔案庫。2.電子存儲：對于大量的電子資料，應(yīng)進行電子存儲，并建立電子檔案管理系統(tǒng)。3.異地存儲：對于重要的資料，應(yīng)進行異地存儲，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е沦Y料丟失。（二）存儲要求1.安全可靠：存儲資料的設(shè)備應(yīng)安全可靠，具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.備份管理：對電子資料應(yīng)進行定期備份，并分別存儲在不同的介質(zhì)和地點。3.訪問控制：對存儲的資料應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。（三）存儲流程1.資料分類：根據(jù)資料的性質(zhì)和用途，對整理好的資料進行分類。2.存儲介質(zhì)選擇：根據(jù)資料的特點和存儲要求，選擇合適的存儲介質(zhì)，如紙質(zhì)檔案盒、光盤、硬盤等。3.存儲位置確定：確定資料的存儲位置，建立紙質(zhì)檔案庫或電子檔案管理系統(tǒng)。4.資料存儲：將資料按照分類和編號順序存儲在相應(yīng)的位置，并做好記錄。六、資料保管（一）保管職責1.資料管理部門職責：資料管理部門負責學校資料的保管工作，制定資料保管制度，定期對資料進行檢查和維護。2.使用部門職責：使用部門負責本部門使用資料的保管工作，指定專人負責資料的借閱和歸還，并做好記錄。（二）保管期限1.永久保管：對于具有重要歷史價值、法律意義或長期使用價值的資料，應(yīng)永久保管。2.定期保管：對于一般的資料，應(yīng)根據(jù)其重要程度和使用頻率確定保管期限，一般為310年。（三）保管要求1.環(huán)境要求：保管資料的環(huán)境應(yīng)保持整潔、干燥、通風，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。2.防火防盜：加強資料保管場所的防火防盜措施，配備必要的消防器材和防盜設(shè)備。3.防蟲防潮：采取防蟲防潮措施，定期對資料進行檢查和清理，防止資料損壞。（四）保管流程1.資料入庫：資料整理存儲后，應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫登記表。2.定期檢查：資料管理部門應(yīng)定期對資料進行檢查，檢查資料的完整性、準確性和保管狀況。3.問題處理：發(fā)現(xiàn)資料存在問題時，應(yīng)及時采取措施進行處理，如修復、補充、更換等。4.資料盤點：定期對資料進行盤點，確保資料的數(shù)量和質(zhì)量與臺賬記錄一致。七、資料利用（一）利用范圍1.教學利用：為教師教學提供參考資料，為學生學習提供輔助資料。2.科研利用：為科研人員開展研究提供數(shù)據(jù)支持和文獻參考。3.管理利用：為學校管理人員制定決策、開展工作提供依據(jù)。4.其他利用：為學校對外交流、宣傳推廣等活動提供資料支持。（二）利用方式1.借閱：需要使用資料的人員可以向資料管理部門借閱資料，填寫借閱申請表，經(jīng)批準后辦理借閱手續(xù)。2.查閱：對于一些不便于借閱的資料，可以在資料管理部門指定的地點進行查閱。3.復制：根據(jù)需要，經(jīng)資料管理部門批準，可以對資料進行復制。（三）利用流程1.申請：需要使用資料的人員填寫資料利用申請表，注明利用目的、資料名稱、數(shù)量等信息。2.審批：資料管理部門對申請表進行審核，根據(jù)資料的保管期限、利用范圍等情況進行審批。3.辦理手續(xù)：審批通過后，申請人按照規(guī)定辦理借閱、查閱或復制手續(xù)。4.資料歸還：使用完畢后，申請人應(yīng)及時將資料歸還資料管理部門，并辦理歸還手續(xù)。八、資料銷毀（一）銷毀范圍1.超過保管期限：對于保管期限已滿且無繼續(xù)保存價值的資料，應(yīng)進行銷毀。2.失去使用價值：對于因政策調(diào)整、工作變動等原因失去使用價值的資料，應(yīng)進行銷毀。3.重復或無效：對于重復或無效的資料，應(yīng)進行銷毀。（二）銷毀程序1.鑒定：資料管理部門組織相關(guān)人員對擬銷毀的資料進行鑒定，確定是否符合銷毀條件。2.審批：經(jīng)鑒定符合銷毀條件的資料，填寫資料銷毀申請表，報學校領(lǐng)導審批。3.銷毀實施：審批通過后，由資料管理部門指定專人負責銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行記錄。4.監(jiān)銷：銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)銷，確保銷毀工作的真實性和徹底性。（三）銷毀記錄1.銷毀清單：銷毀工作完成后，應(yīng)編制資料銷毀清單，記錄銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間等信息。2.檔案保存：銷毀清單應(yīng)作為檔案保存，保存期限與資料保管期限相同。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責1.學校領(lǐng)導職責：學校領(lǐng)導負責對學校資料管理工作進行監(jiān)督檢查，確保資料管理工作符合規(guī)定要求。2.資料管理部門職責：資料管理部門負責對各部門資料管理工作進行指導和監(jiān)督，定期檢查資料管理情況。（二）檢查內(nèi)容1.資料收集情況：檢查各部門和教職工是否按照規(guī)定及時收集資料，資料是否完整、準確。2.資料整理情況：檢查資料整理是否符合規(guī)范要求，編號標注是否準確，編目建冊是否齊全。3.資料存儲情況：檢查資料存儲設(shè)備是否安全可靠，存儲環(huán)境是否符合要求，備份管理是否到位。4.資料保管情況：檢查資料保管制度是否落實，保管期限是否符合規(guī)定，資料是否完好無損。5.資料利用情況：檢查資料利用流程是否規(guī)范，利用記錄是否完整，資料歸還是否及時。（三）檢查方式1.定期檢查：資料管理部門定期對各部門資料管理情況進行檢查，每年不少于一次。2.不定期抽查：學校領(lǐng)導和資料管理部門不定期對各部門資料管理情況進行抽查。