材料樣品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司材料樣品的管理，確保材料樣品的真實性、完整性和可追溯性，保證公司生產、研發(fā)、質量控制等工作的順利進行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及材料樣品的采購、接收、存儲、使用、流轉、處置等環(huán)節(jié)的管理。（三）職責分工1.采購部門負責按照相關標準和要求采購材料樣品，并確保所采購樣品的質量和規(guī)格符合規(guī)定。在采購過程中，明確樣品的來源、供應商信息等，并及時將采購的樣品及相關資料移交給接收部門。2.接收部門負責對采購部門移交的材料樣品進行驗收，檢查樣品的數(shù)量、規(guī)格、外觀等是否與采購合同或相關要求一致。對驗收合格的樣品進行登記，并妥善存儲。同時，及時將樣品信息傳遞給相關使用部門。3.使用部門根據(jù)工作需要，從接收部門領取材料樣品進行測試、分析、研發(fā)等工作。在使用過程中，按照規(guī)定的操作規(guī)程進行操作，確保樣品的安全和有效使用。使用完畢后，及時將樣品歸還接收部門或按照規(guī)定進行處置。4.質量管理部門負責對材料樣品的管理進行監(jiān)督和檢查，確保樣品管理符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。對樣品的質量檢測結果進行審核和判定，為公司的決策提供依據(jù)。5.倉儲部門負責提供合適的存儲場所和條件，對材料樣品進行分類存放和保管。定期對樣品進行盤點，確保樣品的數(shù)量準確、狀態(tài)良好。二、材料樣品的采購（一）采購計劃制定1.根據(jù)公司生產、研發(fā)、質量控制等工作的需求，由相關部門提前制定材料樣品采購計劃。采購計劃應明確樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等信息。2.采購計劃需經(jīng)過部門負責人審核，報公司主管領導批準后實施。（二）供應商選擇1.采購部門應選擇具有良好信譽、生產能力和質量保證能力的供應商作為材料樣品的供應來源。2.對供應商進行評估和審核，包括供應商的資質、生產工藝、產品質量、售后服務等方面。建立供應商檔案，記錄供應商的相關信息。（三）采購合同簽訂1.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、驗收方式等條款。2.在采購合同中明確樣品的知識產權歸屬，確保公司在使用樣品過程中不存在知識產權糾紛。（四）采購過程跟蹤1.采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通，確保樣品按時、按質、按量供應。2.如遇供應商無法按時交貨或樣品質量不符合要求等情況，采購部門應及時采取措施，如催促供應商交貨、要求供應商更換樣品等，并向相關部門報告。三、材料樣品的接收（一）驗收準備1.接收部門在收到采購部門移交的材料樣品前，應做好驗收準備工作，包括準備驗收所需的工具、設備、文件等。2.熟悉樣品的相關標準和要求，明確驗收的項目和方法。（二）驗收內容1.數(shù)量驗收：核對樣品的數(shù)量是否與采購合同或送貨清單一致。2.規(guī)格驗收：檢查樣品的規(guī)格是否符合要求，包括尺寸、型號、材質等方面。3.外觀驗收：查看樣品的外觀是否有缺陷、損壞、變形等情況。4.質量證明文件驗收：檢查供應商提供的質量證明文件，如合格證、檢驗報告等是否齊全、有效。（三）驗收記錄1.驗收人員應如實填寫驗收記錄，記錄驗收的時間、地點、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗收情況等信息。2.驗收記錄應妥善保存，作為樣品管理的重要檔案資料。（四）驗收結果處理1.驗收合格的樣品，接收部門應及時進行登記，并按照規(guī)定進行存儲。2.驗收不合格的樣品，接收部門應及時與采購部門溝通，要求供應商更換樣品或采取其他處理措施。同時，對不合格樣品進行標識和隔離，防止其流入公司內部使用環(huán)節(jié)。四、材料樣品的存儲（一）存儲場所要求1.倉儲部門應提供專門的材料樣品存儲場所，確保存儲場所的環(huán)境條件符合樣品的要求。2.存儲場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，保證樣品的安全存儲。（二）分類存放1.根據(jù)樣品的類別、性質、用途等進行分類存放，便于管理和查找。2.對不同類型的樣品應設置明顯的標識牌，標明樣品的名稱、規(guī)格、批次、入庫時間等信息。（三）存儲環(huán)境控制1.定期對存儲場所的溫度、濕度等環(huán)境條件進行監(jiān)測和記錄，確保環(huán)境條件符合要求。2.對于對環(huán)境條件要求較高的樣品，應采取相應的防護措施，如恒溫恒濕存儲、密封包裝等。（四）盤點清查1.倉儲部門應定期對材料樣品進行盤點清查，確保樣品的數(shù)量準確、狀態(tài)良好。2.盤點清查結果應及時記錄，并與樣品管理臺賬進行核對。如發(fā)現(xiàn)賬實不符等情況，應及時查明原因，并進行相應的處理。五、材料樣品的使用（一）使用申請1.使用部門如需使用材料樣品，應填寫使用申請表，注明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用目的、使用時間等信息。2.使用申請表需經(jīng)過部門負責人審核，報相關領導批準后，方可到接收部門領取樣品。（二）領取樣品1.使用部門憑批準的使用申請表到接收部門領取材料樣品。接收部門應核對申請表與樣品管理臺賬，確認無誤后，將樣品發(fā)放給使用部門，并做好發(fā)放記錄。2.使用部門領取樣品時，應檢查樣品的完整性和質量狀況，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與接收部門溝通。（三）使用操作規(guī)范1.使用部門在使用材料樣品過程中，應嚴格按照規(guī)定的操作規(guī)程進行操作，確保樣品的安全和有效使用。2.對使用過程中產生的數(shù)據(jù)和結果應及時記錄，并妥善保存。記錄應包括樣品編號、使用時間、使用人員、操作過程、測試結果等信息。（四）樣品歸還1.使用完畢后，使用部門應及時將材料樣品歸還接收部門。歸還時，應確保樣品的數(shù)量準確、狀態(tài)良好，并將使用過程中產生的相關資料一并交回。2.接收部門對歸還的樣品進行驗收，如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞或丟失等情況，應及時查明原因，并要求使用部門進行賠償或采取其他處理措施。六、材料樣品的流轉（一）流轉申請1.因工作需要，材料樣品需在公司內部不同部門之間流轉時，應由轉出部門填寫流轉申請表，注明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、流轉原因、流轉時間等信息。2.流轉申請表需經(jīng)過轉出部門和轉入部門負責人審核，報相關領導批準后，方可進行流轉。（二）流轉交接1.轉出部門和轉入部門應按照流轉申請表的要求進行樣品交接，交接時應核對樣品的數(shù)量、規(guī)格、質量狀況等信息，并填寫交接記錄。2.交接記錄應包括樣品編號、交接時間、交接雙方人員、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交接情況等內容。（三）流轉過程跟蹤1.相關部門負責對材料樣品的流轉過程進行跟蹤，確保樣品按時、按要求流轉到指定部門。2.如在流轉過程中發(fā)現(xiàn)問題，應及時與相關部門溝通協(xié)調，采取措施解決問題，保證樣品流轉的順利進行。七、材料樣品的處置（一）處置申請1.當材料樣品不再需要或已失去使用價值時，使用部門或相關部門應填寫處置申請表，注明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置原因等信息。2.處置申請表需經(jīng)過部門負責人審核，報公司主管領導批準后，方可進行處置。（二）處置方式1.報廢：對于已損壞、過期、變質等無法繼續(xù)使用的樣品，經(jīng)批準后進行報廢處理。報廢樣品應進行標識和隔離，防止其與正常樣品混淆。2.退回供應商：對于因質量問題或其他原因需要退回供應商的樣品，應按照采購合同的約定辦理退回手續(xù)，并做好記錄。3.其他處置方式：根據(jù)樣品的實際情況，經(jīng)批準后可采取其他合適的處置方式，如捐贈、變賣等。（三）處置記錄1.對材料樣品的處置過程應進行詳細記錄，記錄內容包括處置申請表編號、處置時間、處置方式、處置結果等信息。2.處置記錄應妥善保存，作為樣品管理的重要檔案資料。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.質量管理部門定期對材料樣品的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括采購、接收、存儲、使用、流轉、處置等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）外部審核1.配合公司外部審核機構對材料樣品管理體系進行審核，確保公司的樣品管理工作符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.根