恒大會(huì)議管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范恒大集團(tuán)各類會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，特制定本辦法。本辦法適用于集團(tuán)總部及各下屬公司、事業(yè)部等所有組織層級(jí)。通過明確會(huì)議的流程、規(guī)范參會(huì)人員的行為，保障信息的準(zhǔn)確傳遞與有效溝通，使會(huì)議能夠切實(shí)為公司的決策制定、工作推進(jìn)及問題解決提供有力支持，從而促進(jìn)公司整體運(yùn)營效率的提升，實(shí)現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)。（二）適用范圍本辦法適用于恒大集團(tuán)總部及各下屬公司、事業(yè)部等所有組織層級(jí)。涵蓋了集團(tuán)內(nèi)部各類正式會(huì)議，包括但不限于決策會(huì)議、工作部署會(huì)議、工作匯報(bào)會(huì)議、專題研討會(huì)議、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議等。無論會(huì)議規(guī)模大小、參與人員層級(jí)高低，均需遵循本辦法的相關(guān)規(guī)定。（三）會(huì)議分類及定義1.決策會(huì)議：主要指涉及公司重大戰(zhàn)略決策、重要人事任免、重大項(xiàng)目投資等關(guān)鍵事項(xiàng)的會(huì)議，如董事會(huì)會(huì)議、總裁辦公會(huì)等。此類會(huì)議旨在對(duì)公司發(fā)展方向、重大資源配置等進(jìn)行最終決策，具有權(quán)威性和決定性。2.工作部署會(huì)議：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人主持，向各級(jí)員工傳達(dá)公司階段性工作目標(biāo)、任務(wù)安排及工作重點(diǎn)的會(huì)議。其目的是確保全體員工明確工作方向，統(tǒng)一行動(dòng)步驟，推動(dòng)各項(xiàng)工作有序開展。3.工作匯報(bào)會(huì)議：各級(jí)員工或部門向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或管理層匯報(bào)工作進(jìn)展、成果、問題及下一步工作計(jì)劃的會(huì)議。通過匯報(bào)，上級(jí)能夠及時(shí)了解工作動(dòng)態(tài)，給予指導(dǎo)和反饋，促進(jìn)工作的持續(xù)改進(jìn)。4.專題研討會(huì)議：針對(duì)公司特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域或?qū)ｍ?xiàng)問題，組織相關(guān)專家、業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行深入討論和研究的會(huì)議。旨在集思廣益，尋求解決方案，推動(dòng)業(yè)務(wù)創(chuàng)新和問題解決。5.跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議：為解決公司內(nèi)部不同部門之間在工作中出現(xiàn)的協(xié)調(diào)配合問題而召開的會(huì)議。通過加強(qiáng)部門間的溝通與協(xié)作，打破壁壘，提高工作協(xié)同效率，確保公司整體業(yè)務(wù)流程的順暢運(yùn)行。二、會(huì)議組織與安排（一）會(huì)議發(fā)起1.發(fā)起主體決策會(huì)議一般由董事會(huì)辦公室或總裁辦公室發(fā)起，根據(jù)公司治理結(jié)構(gòu)和決策事項(xiàng)的性質(zhì)確定具體發(fā)起部門。工作部署會(huì)議由公司高層領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人發(fā)起，根據(jù)工作內(nèi)容和職責(zé)分工確定。工作匯報(bào)會(huì)議由各級(jí)員工或部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作進(jìn)展情況主動(dòng)發(fā)起，定期或不定期進(jìn)行匯報(bào)。專題研討會(huì)議由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)起，針對(duì)特定業(yè)務(wù)問題或項(xiàng)目需求組織召開。跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議由涉及協(xié)調(diào)事項(xiàng)的相關(guān)部門共同發(fā)起，或由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指定發(fā)起部門。2.發(fā)起流程發(fā)起部門或個(gè)人需填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程安排等基本信息?！稌?huì)議申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至?xí)h管理部門（一般為總裁辦公室）進(jìn)行統(tǒng)籌安排。會(huì)議管理部門對(duì)《會(huì)議申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，及時(shí)反饋發(fā)起部門進(jìn)行修改完善。審核通過后，根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和規(guī)模進(jìn)行排期，并通知相關(guān)部門和人員。（二）會(huì)議籌備1.會(huì)議通知會(huì)議管理部門根據(jù)審核通過的《會(huì)議申請(qǐng)表》，及時(shí)制作并發(fā)送會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議的基本信息，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程安排等，同時(shí)應(yīng)說明會(huì)議的重要性和相關(guān)要求。對(duì)于決策會(huì)議、重要工作部署會(huì)議等，會(huì)議通知應(yīng)提前[X]個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)資料和議題。會(huì)議通知可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、短信等多種方式發(fā)送，但應(yīng)確保所有參會(huì)人員能夠及時(shí)收到通知。2.會(huì)議資料準(zhǔn)備發(fā)起部門或個(gè)人應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程，提前準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議資料，如匯報(bào)材料、提案、調(diào)研報(bào)告等。會(huì)議資料應(yīng)內(nèi)容詳實(shí)、邏輯清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，能夠支持會(huì)議討論和決策。會(huì)議資料應(yīng)在會(huì)議召開前[X]個(gè)工作日提交給會(huì)議管理部門，由會(huì)議管理部門進(jìn)行整理和匯總。會(huì)議管理部門應(yīng)確保會(huì)議資料的完整性和準(zhǔn)確性，并在會(huì)議前將資料分發(fā)給參會(huì)人員。3.會(huì)議場地安排會(huì)議管理部門根據(jù)會(huì)議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會(huì)議場地。會(huì)議場地應(yīng)滿足會(huì)議的需求，如具備良好的音響設(shè)備、投影儀、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)施，同時(shí)應(yīng)保證場地的舒適性和安全性。對(duì)于大型會(huì)議或重要決策會(huì)議，會(huì)議管理部門應(yīng)提前對(duì)會(huì)議場地進(jìn)行檢查和調(diào)試，確保會(huì)議設(shè)備正常運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場的服務(wù)工作，如茶水供應(yīng)、會(huì)議記錄等。4.會(huì)議設(shè)備準(zhǔn)備根據(jù)會(huì)議需求，準(zhǔn)備好相關(guān)的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)、電腦等。會(huì)議設(shè)備應(yīng)提前進(jìn)行調(diào)試和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，避免在會(huì)議過程中出現(xiàn)故障。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)準(zhǔn)備備用設(shè)備，以應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。同時(shí)，應(yīng)安排專業(yè)技術(shù)人員在會(huì)議現(xiàn)場值班，及時(shí)處理設(shè)備故障。（三）會(huì)議議程制定1.議程制定原則會(huì)議議程應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和目的進(jìn)行制定，確保議程內(nèi)容與會(huì)議目標(biāo)緊密相關(guān)，重點(diǎn)突出。議程安排應(yīng)合理有序，按照重要性和緊迫性進(jìn)行排序，先討論重要事項(xiàng)，后討論一般性事項(xiàng)。議程應(yīng)預(yù)留足夠的時(shí)間給參會(huì)人員進(jìn)行充分的討論和發(fā)言，避免出現(xiàn)時(shí)間過長或過短的情況。2.議程內(nèi)容會(huì)議議程一般應(yīng)包括會(huì)議開場、主題報(bào)告、議題討論、決策表決、會(huì)議總結(jié)等環(huán)節(jié)。主題報(bào)告應(yīng)明確會(huì)議的主題和目的，對(duì)相關(guān)背景和現(xiàn)狀進(jìn)行簡要介紹，為后續(xù)討論提供基礎(chǔ)。議題討論環(huán)節(jié)應(yīng)圍繞會(huì)議主題，列出具體的討論議題，并按照議程順序依次進(jìn)行討論。每個(gè)議題應(yīng)明確討論的重點(diǎn)和要求，確保討論的針對(duì)性和有效性。決策表決環(huán)節(jié)應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和決策事項(xiàng)的要求，確定表決方式和表決規(guī)則。對(duì)于重大決策事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行充分的討論和論證后進(jìn)行表決，確保決策的科學(xué)性和合理性。會(huì)議總結(jié)環(huán)節(jié)應(yīng)由主持人對(duì)會(huì)議討論的情況進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議達(dá)成的共識(shí)和決策結(jié)果，對(duì)下一步工作進(jìn)行部署和安排。3.議程審核與調(diào)整會(huì)議議程初稿由發(fā)起部門或個(gè)人制定后，提交至?xí)h管理部門進(jìn)行審核。會(huì)議管理部門應(yīng)從議程的合理性、完整性、可行性等方面進(jìn)行審核，提出修改意見和建議。發(fā)起部門或個(gè)人根據(jù)審核意見對(duì)議程進(jìn)行修改完善后，再次提交至?xí)h管理部門進(jìn)行審核。審核通過后的議程作為會(huì)議的正式議程，在會(huì)議召開前分發(fā)給參會(huì)人員。在會(huì)議召開過程中，如遇特殊情況需要對(duì)議程進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)由主持人提出調(diào)整建議，并經(jīng)參會(huì)人員討論通過后進(jìn)行調(diào)整。三、會(huì)議參與（一）參會(huì)人員要求1.按時(shí)參會(huì)：參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議通知要求的時(shí)間和地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能按時(shí)參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假，并說明原因。2.準(zhǔn)備充分：參會(huì)人員應(yīng)提前熟悉會(huì)議主題和議程，認(rèn)真準(zhǔn)備相關(guān)資料和發(fā)言內(nèi)容，確保能夠在會(huì)議中積極參與討論，提供有價(jià)值的意見和建議。3.遵守紀(jì)律：參會(huì)人員在會(huì)議期間應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽電話等，保持會(huì)議秩序。4.積極發(fā)言：參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，充分發(fā)表自己的意見和建議，尊重他人的發(fā)言權(quán)利，不得打斷他人發(fā)言或進(jìn)行惡意攻擊。5.保守機(jī)密：對(duì)于會(huì)議中涉及的公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密等，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。（二）會(huì)議主持1.主持人職責(zé)會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的組織和引導(dǎo)，確保會(huì)議按照預(yù)定議程順利進(jìn)行。主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程和相關(guān)資料，掌握會(huì)議的主題和重點(diǎn)，在會(huì)議過程中能夠靈活應(yīng)對(duì)各種情況，引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行深入討論。主持人應(yīng)營造良好的會(huì)議氛圍，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分表達(dá)自己的意見和建議。同時(shí)，應(yīng)注意控制會(huì)議節(jié)奏，避免出現(xiàn)討論偏離主題、時(shí)間過長或過短等情況。主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議討論的情況進(jìn)行總結(jié)和歸納，明確會(huì)議達(dá)成的共識(shí)和決策結(jié)果，并對(duì)下一步工作進(jìn)行部署和安排。2.主持人選拔與培訓(xùn)會(huì)議主持人一般由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員擔(dān)任。公司應(yīng)建立主持人選拔機(jī)制，選拔具備良好溝通能力、組織協(xié)調(diào)能力和決策能力的人員擔(dān)任主持人。為提高主持人的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，公司應(yīng)定期組織主持人培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括會(huì)議組織與管理、溝通技巧、決策方法等方面。通過培訓(xùn)，使主持人能夠更好地履行職責(zé)，提高會(huì)議質(zhì)量和效率。（三）會(huì)議記錄1.記錄人員職責(zé)會(huì)議記錄人員負(fù)責(zé)會(huì)議內(nèi)容的記錄工作，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。記錄人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議記錄所需的工具，如筆記本、錄音設(shè)備等，并在會(huì)議開始前熟悉會(huì)議議程和參會(huì)人員。在會(huì)議過程中，記錄人員應(yīng)認(rèn)真傾聽參會(huì)人員的發(fā)言，準(zhǔn)確記錄會(huì)議討論的內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)、決策結(jié)果等重要信息。記錄內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、重點(diǎn)突出，能夠真實(shí)反映會(huì)議的全貌。會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并提交給會(huì)議管理部門審核。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)主持人審核簽字后，分發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)部門。2.記錄要求與規(guī)范會(huì)議記錄應(yīng)采用規(guī)范的格式和語言，使用統(tǒng)一的會(huì)議記錄模板。記錄內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議基本信息、會(huì)議議程、參會(huì)人員發(fā)言記錄、會(huì)議決議等部分。參會(huì)人員發(fā)言記錄應(yīng)準(zhǔn)確記錄發(fā)言人的姓名、職務(wù)、發(fā)言內(nèi)容等信息，對(duì)于重要觀點(diǎn)和建議應(yīng)逐字記錄。會(huì)議決議應(yīng)明確決議事項(xiàng)、決議結(jié)果、責(zé)任部門和責(zé)任人、完成時(shí)間等內(nèi)容，確保決議能夠得到有效執(zhí)行。會(huì)議記錄應(yīng)使用電子文檔和紙質(zhì)文檔兩種形式進(jìn)行保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。四、會(huì)議決策與執(zhí)行（一）會(huì)議決策1.決策原則會(huì)議決策應(yīng)遵循科學(xué)、民主、合法的原則，充分考慮公司的戰(zhàn)略目標(biāo)、長遠(yuǎn)利益和實(shí)際情況。決策過程應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主，廣泛聽取參會(huì)人員的意見和建議，確保決策的科學(xué)性和合理性。決策結(jié)果應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，不得違反法律法規(guī)和公司利益。2.決策程序?qū)τ谥卮鬀Q策事項(xiàng)，應(yīng)按照公司治理結(jié)構(gòu)和決策程序進(jìn)行決策。一般包括議題提出、調(diào)研論證、方案制定、征求意見、會(huì)議審議、決策表決等環(huán)節(jié)。在決策過程中，應(yīng)充分進(jìn)行調(diào)研論證，廣泛征求各方面的意見和建議，確保決策方案的可行性和有效性。會(huì)議審議環(huán)節(jié)應(yīng)組織參會(huì)人員對(duì)決策方案進(jìn)行充分討論和審議，參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真發(fā)表自己的意見和建議，對(duì)決策方案進(jìn)行深入分析和評(píng)估。決策表決環(huán)節(jié)應(yīng)根據(jù)決策事項(xiàng)的性質(zhì)和要求，確定表決方式和表決規(guī)則。對(duì)于重大決策事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行無記名投票表決，確保決策的公正性和嚴(yán)肅性。3.決策監(jiān)督與評(píng)估公司應(yīng)建立決策監(jiān)督機(jī)制，對(duì)決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保決策能夠得到有效執(zhí)行。決策執(zhí)行部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)決策執(zhí)行情況，及時(shí)反饋決策執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難。公司應(yīng)定期對(duì)決策的效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的決策提供參考依據(jù)。評(píng)估內(nèi)容包括決策的科學(xué)性、合理性、執(zhí)行效果等方面。（二）會(huì)議決議執(zhí)行1.責(zé)任明確會(huì)議決議形成后，應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保決議能夠得到有效執(zhí)行。責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照決議要求，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃和措施，明確工作目標(biāo)、工作任務(wù)、工作進(jìn)度和工作要求等內(nèi)容。責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)決議執(zhí)行情況，及時(shí)反饋執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難。對(duì)于執(zhí)行過程中需要調(diào)整或變更的事項(xiàng)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。2.跟蹤與反饋公司應(yīng)建立決議執(zhí)行跟蹤機(jī)制，對(duì)決議執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和監(jiān)督。會(huì)議管理部門應(yīng)定期收集決議執(zhí)行部門的執(zhí)行情況報(bào)告，及時(shí)了解決議執(zhí)行進(jìn)度和效果。對(duì)于決議執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，會(huì)議管理部門應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行解決。如遇重大問題或需要調(diào)整決議內(nèi)容的情況，應(yīng)及時(shí)提交公司管理層進(jìn)行研究和決策。3.結(jié)果評(píng)估決議執(zhí)行完畢后，公司應(yīng)組織對(duì)決議執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括決議執(zhí)行情況、工作目標(biāo)完成情況、工作效果等方面。通過評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的工作提供參考依據(jù)。對(duì)于執(zhí)行效果良好的部門和個(gè)人，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于執(zhí)行不力的部門和個(gè)人，應(yīng)進(jìn)行批評(píng)教育和問責(zé)。五、會(huì)議紀(jì)律與違規(guī)處理（一）會(huì)議紀(jì)律1.遵守時(shí)間：參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議通知要求的時(shí)間和地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能按時(shí)參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假，并說明原因。2.保持安靜：參會(huì)人員在會(huì)議期間應(yīng)保持安靜，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽電話等，保持會(huì)議秩序。3.尊重他人：參會(huì)人員應(yīng)尊重他人的發(fā)言權(quán)利，不得打斷他人發(fā)言或進(jìn)行惡意攻擊。在會(huì)議討論過程中，應(yīng)認(rèn)真傾聽他人的意見和建議，充分發(fā)表自己的觀點(diǎn)。4.保守機(jī)密：對(duì)于會(huì)議中涉及的公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密等，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。（二）違規(guī)處理1.遲到早退處理：對(duì)于遲到或早退的參會(huì)人員，會(huì)議主持人應(yīng)進(jìn)行提醒和批評(píng)。如遲到或早退時(shí)間較長，影響會(huì)議正常進(jìn)行的，公司應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如扣除績效分、給予警告等。2.無故缺席處理：對(duì)于無故缺席會(huì)議的參會(huì)人員，公司應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，如扣除績效分、給予警告、降職降薪等。同時(shí)，應(yīng)要求無故缺席人員作出書面檢討，并說明原因。3.違反會(huì)議紀(jì)律處理：對(duì)于在會(huì)議期間違反會(huì)議紀(jì)律的參會(huì)人員，如隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽電話等，會(huì)議主持人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和提醒。如多次違反會(huì)議紀(jì)律，影響會(huì)議秩序的，公司應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如扣除績效分、給予警告等。4.泄露機(jī)密處理：對(duì)于泄露會(huì)議中涉及的公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密等的參會(huì)人員，公司應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理，如解除勞動(dòng)合同、追究法律責(zé)任等。同時(shí)，應(yīng)采取措