開單收銀管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司開單收銀管理工作，規(guī)范開單收銀流程，確保公司資金安全，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及開單收銀業(yè)務(wù)的部門和崗位，包括但不限于銷售部門、門店收銀崗位、線上交易平臺運營團隊等。（三）基本原則1.準確性原則：開單信息和收銀數(shù)據(jù)必須準確無誤，確?？蛻粜畔ⅰ⒔灰捉痤~、商品明細等準確記錄。2.及時性原則：及時開具單據(jù)，及時收取款項，不得拖延積壓，確保資金及時回籠。3.安全性原則：保障資金安全，防止現(xiàn)金丟失、被盜以及線上支付風(fēng)險，嚴格遵守相關(guān)財務(wù)制度和安全規(guī)定。4.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行開單收銀操作，確保各項工作規(guī)范有序。二、開單管理（一）開單流程1.客戶信息收集業(yè)務(wù)人員在與客戶溝通達成交易意向后，應(yīng)及時收集客戶的基本信息，包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址等，并確保信息的準確性和完整性。對于新客戶，應(yīng)要求客戶提供營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證等相關(guān)資質(zhì)證明文件復(fù)印件，并進行妥善保管。2.訂單創(chuàng)建根據(jù)客戶需求和交易內(nèi)容，業(yè)務(wù)人員在公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)中準確創(chuàng)建訂單。訂單內(nèi)容應(yīng)包括訂單編號、客戶信息、商品或服務(wù)明細、數(shù)量、單價、金額、交貨日期、交貨地點等詳細信息。在創(chuàng)建訂單時，應(yīng)仔細核對商品或服務(wù)的規(guī)格、型號、質(zhì)量要求等，確保與客戶溝通一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致后續(xù)交易糾紛。3.訂單審核訂單創(chuàng)建完成后，提交至相關(guān)部門或負責人進行審核。審核人員應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)政策、價格體系、庫存情況等對訂單進行全面審核。重點審核訂單金額的準確性、商品或服務(wù)的合規(guī)性、交貨期的合理性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)人員溝通并要求其進行修改，直至審核通過。4.開具單據(jù)審核通過的訂單，由專門的單據(jù)開具人員根據(jù)訂單信息開具相應(yīng)的銷售發(fā)票、送貨單、服務(wù)確認單等單據(jù)。開具單據(jù)時，應(yīng)確保單據(jù)內(nèi)容與訂單信息一致，發(fā)票開具應(yīng)符合國家稅收法律法規(guī)的要求，包括發(fā)票抬頭、稅號、商品或服務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等信息準確無誤。對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)嚴格按照增值稅發(fā)票管理規(guī)定進行開具和保管，確保發(fā)票的真實性、合法性和有效性。（二）開單規(guī)范1.單據(jù)格式公司統(tǒng)一制定各類單據(jù)的格式和模板，確保單據(jù)的規(guī)范性和一致性。單據(jù)應(yīng)包含公司名稱、地址、聯(lián)系方式、單據(jù)編號、日期、客戶信息、交易內(nèi)容、金額等必要信息。銷售發(fā)票應(yīng)按照稅務(wù)部門規(guī)定的格式開具，注明發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等內(nèi)容。2.書寫要求開單人員應(yīng)使用黑色或藍色中性筆填寫單據(jù)，字跡清晰、工整，不得涂改、刮擦。如有填寫錯誤，應(yīng)在錯誤處劃一條紅線，在上方填寫正確內(nèi)容，并加蓋開單人員印章或簽名確認。對于金額、數(shù)量等重要數(shù)據(jù)，應(yīng)采用大寫和小寫同時注明，確保數(shù)據(jù)的準確性和一致性。大寫金額應(yīng)按照規(guī)范的漢字書寫，如“壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整”等。3.簽字蓋章所有單據(jù)必須加蓋公司公章或業(yè)務(wù)專用章，以確認單據(jù)的有效性。發(fā)票還需加蓋發(fā)票專用章。開單人員、審核人員、收款人員等相關(guān)人員應(yīng)在單據(jù)上簽字確認，明確各自的責任。簽字應(yīng)使用本人真實姓名，不得代簽。（三）開單變更與作廢1.變更處理訂單開具后，如因客戶需求變更、商品或服務(wù)調(diào)整等原因需要對訂單內(nèi)容進行修改，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時填寫訂單變更申請單，詳細說明變更原因和變更內(nèi)容。訂單變更申請單經(jīng)相關(guān)部門負責人審批通過后，交單據(jù)開具人員進行相應(yīng)的單據(jù)修改。修改后的單據(jù)應(yīng)重新加蓋印章，并由相關(guān)人員簽字確認。涉及金額變更的訂單，還需財務(wù)部門審核確認，確保資金變動的準確性和合規(guī)性。2.作廢處理因客戶取消訂單、交易未達成等原因需要作廢已開具的單據(jù)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)填寫單據(jù)作廢申請單，注明作廢原因和單據(jù)編號。單據(jù)作廢申請單經(jīng)相關(guān)部門負責人審批通過后，交單據(jù)開具人員進行作廢處理。作廢的單據(jù)應(yīng)加蓋“作廢”章，并妥善保管，不得隨意丟棄。對于已開具的發(fā)票作廢，應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定進行操作，確保發(fā)票作廢的合法性和有效性。同時，應(yīng)及時向稅務(wù)部門報備發(fā)票作廢情況。三、收銀管理（一）收款方式1.現(xiàn)金收款門店收銀崗位或其他涉及現(xiàn)金收款的業(yè)務(wù)場景，應(yīng)嚴格按照現(xiàn)金管理規(guī)定進行收款操作。收款人員在收到現(xiàn)金后，應(yīng)立即進行清點，確?，F(xiàn)金金額與訂單金額一致。如有差異，應(yīng)及時與客戶溝通核實?，F(xiàn)金收款應(yīng)使用驗鈔設(shè)備進行真?zhèn)舞b別，防止收到假幣。如發(fā)現(xiàn)假幣，應(yīng)立即予以沒收，并向客戶說明情況，同時及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。每日營業(yè)結(jié)束后，收款人員應(yīng)將當日收取的現(xiàn)金及時繳存銀行，不得坐支現(xiàn)金。繳存現(xiàn)金時，應(yīng)填寫現(xiàn)金繳款單，注明繳款日期、繳款單位、款項來源、金額等信息，并與銀行工作人員進行核對確認。2.銀行轉(zhuǎn)賬收款對于通過銀行轉(zhuǎn)賬方式收款的客戶，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時向客戶提供公司的銀行賬戶信息，包括開戶行名稱、賬號、戶名等?？蛻艮D(zhuǎn)賬后，財務(wù)人員應(yīng)及時查詢銀行到賬情況，并與訂單信息進行核對。確認款項到賬后，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進行收款確認操作，并更新客戶應(yīng)收賬款狀態(tài)。對于大額轉(zhuǎn)賬或可疑轉(zhuǎn)賬，財務(wù)人員應(yīng)及時與銀行聯(lián)系核實，確保資金安全。同時，應(yīng)要求客戶提供轉(zhuǎn)賬憑證或相關(guān)說明，以便進行賬務(wù)處理。3.線上支付收款公司通過線上交易平臺開展業(yè)務(wù)的，應(yīng)按照平臺規(guī)定的支付流程進行收款操作。線上支付系統(tǒng)應(yīng)與公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)訂單信息與支付信息的實時交互?？蛻敉瓿芍Ц逗?，系統(tǒng)自動生成收款記錄，并推送至公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)。運營團隊應(yīng)密切關(guān)注線上支付平臺的交易動態(tài)，及時處理支付異常情況，如支付失敗、退款等。對于支付失敗的訂單，應(yīng)及時通知客戶重新支付；對于客戶發(fā)起的退款申請，應(yīng)按照公司退款政策進行審核處理，并確保退款資金及時、準確地退回客戶賬戶。加強線上支付安全管理，采取必要的安全技術(shù)措施，如加密傳輸、身份認證、風(fēng)險監(jiān)控等，防止支付信息泄露和支付風(fēng)險，保障公司和客戶資金安全。（二）收款流程1.收款確認業(yè)務(wù)人員在與客戶溝通確定收款方式后，應(yīng)及時通知財務(wù)人員或相關(guān)收款崗位做好收款準備。收款人員在收到款項后，應(yīng)立即在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進行收款確認操作，記錄收款日期、收款金額、收款方式等信息，并生成收款憑證。收款確認后，系統(tǒng)自動更新客戶應(yīng)收賬款余額，如客戶已結(jié)清全部款項，應(yīng)將客戶狀態(tài)標記為已結(jié)清，并進行相應(yīng)的檔案管理。2.款項核對每日營業(yè)結(jié)束后，收款人員應(yīng)將當日收款情況與業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的收款記錄進行核對，確保收款金額、收款筆數(shù)等信息一致。財務(wù)人員應(yīng)定期對收款數(shù)據(jù)進行審核，與銀行對賬單、線上支付平臺交易記錄等進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并進行處理。對于應(yīng)收賬款余額較大或賬齡較長的客戶，應(yīng)加強款項核對和跟蹤催款工作，及時與客戶溝通，了解款項未收回的原因，采取有效措施確保資金回籠。3.收款記錄與報表收款人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，詳細記錄每一筆收款業(yè)務(wù)，包括收款日期、客戶名稱、訂單編號、收款金額、收款方式等信息，并妥善保管收款憑證和相關(guān)資料。財務(wù)部門應(yīng)定期編制收款報表，反映公司收款情況，包括收款總額、各收款方式占比、客戶收款情況分析等。收款報表應(yīng)及時報送公司管理層，為決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）收款安全1.現(xiàn)金保管安全門店收銀崗位應(yīng)配備專門的保險柜，用于存放現(xiàn)金、票據(jù)等重要物品。保險柜應(yīng)設(shè)置密碼和鑰匙雙重鎖具，并由專人負責保管。每日營業(yè)結(jié)束后，收款人員應(yīng)將現(xiàn)金存入保險柜，并確保保險柜處于鎖閉狀態(tài)。保險柜鑰匙應(yīng)隨身攜帶，不得隨意交予他人保管。加強對現(xiàn)金保管場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備，確?，F(xiàn)金存放環(huán)境安全。定期對保險柜進行檢查和維護，確保其正常使用。2.線上支付安全公司應(yīng)加強線上支付系統(tǒng)的安全管理，采用安全可靠的支付平臺和技術(shù)手段，保障支付信息的安全傳輸和處理。對線上支付操作人員進行嚴格的權(quán)限管理，設(shè)置不同的操作級別和權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的操作。操作人員應(yīng)定期更換密碼，并妥善保管個人賬號信息。建立線上支付風(fēng)險監(jiān)控機制，實時監(jiān)測支付交易情況，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常交易。對于可疑交易，應(yīng)及時采取措施進行核實和防范，如暫停支付、聯(lián)系客戶核實等，確保資金安全。3.收款人員安全培訓(xùn)定期組織收款人員進行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和防范能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括現(xiàn)金保管安全知識、線上支付安全風(fēng)險防范、防詐騙技巧等。提醒收款人員在收款過程中注意觀察客戶行為，如發(fā)現(xiàn)可疑人員或異常情況，應(yīng)及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)和安保部門，并采取相應(yīng)的防范措施。要求收款人員嚴格遵守公司安全制度和操作規(guī)程，不得擅自離崗、串崗或違規(guī)操作，確保收款工作安全有序進行。四、票據(jù)管理（一）票據(jù)種類公司涉及的票據(jù)主要包括銷售發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票等。（二）票據(jù)購買與領(lǐng)用1.票據(jù)購買財務(wù)部門指定專人負責票據(jù)的購買工作。根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，定期向稅務(wù)部門或其他相關(guān)機構(gòu)購買所需的票據(jù)。購買票據(jù)時，應(yīng)填寫票據(jù)購買申請表，注明票據(jù)種類、數(shù)量、購買日期等信息，并經(jīng)財務(wù)部門負責人審批后，方可辦理購買手續(xù)。票據(jù)購買人員應(yīng)妥善保管票據(jù)購買憑證，作為票據(jù)入賬和核對的依據(jù)。2.票據(jù)領(lǐng)用各部門或崗位如需使用票據(jù)，應(yīng)填寫票據(jù)領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用票據(jù)種類、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審批后，到財務(wù)部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。財務(wù)人員應(yīng)按照審批后的申請表發(fā)放票據(jù)，并在票據(jù)領(lǐng)用登記簿上詳細記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、票據(jù)種類、數(shù)量等信息。領(lǐng)用人應(yīng)在票據(jù)領(lǐng)用登記簿上簽字確認，確保票據(jù)領(lǐng)用的真實性和準確性。（三）票據(jù)開具與保管1.票據(jù)開具嚴格按照本辦法中開單管理的相關(guān)規(guī)定開具各類票據(jù)，確保票據(jù)內(nèi)容準確、規(guī)范。票據(jù)開具人員應(yīng)在票據(jù)上加蓋相應(yīng)的印章，并按照順序號依次開具，不得跳號、空號或重復(fù)開具。對于作廢的票據(jù)，應(yīng)加蓋“作廢”章，并與存根聯(lián)一并妥善保管，不得隨意銷毀。2.票據(jù)保管財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的票據(jù)保管專柜，用于存放各類票據(jù)。票據(jù)應(yīng)分類存放，按照票據(jù)種類、號碼順序排列整齊，便于查找和核對。定期對票據(jù)進行盤點，確保票據(jù)數(shù)量與登記簿記錄一致。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)丟失、短缺等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進行處理。票據(jù)保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司財務(wù)制度的要求執(zhí)行。到期后，經(jīng)財務(wù)部門負責人審批后，方可進行銷毀處理。銷毀票據(jù)時，應(yīng)填寫票據(jù)銷毀申請表，注明銷毀票據(jù)種類、數(shù)量、銷毀日期等信息，并由專人負責監(jiān)銷，確保票據(jù)銷毀過程的合規(guī)性和安全性。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對開單收銀業(yè)務(wù)進行審計檢查，重點審查開單流程的合規(guī)性、收銀數(shù)據(jù)的準確性、票據(jù)管理的規(guī)范性等。2.審計人員通過查閱相關(guān)文件、單據(jù)、報表，實地觀察業(yè)務(wù)操作過程，與相關(guān)人員進行訪談等方式，獲取審計證據(jù)，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務(wù)檢查1.財務(wù)部門定期對開單收銀業(yè)務(wù)進行自查，核對收款記錄與業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性，檢查票據(jù)開具和使用情況，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和合規(guī)性。2.對發(fā)現(xiàn)的財務(wù)問題及時進行糾正，并分析原因，提出改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。（三）業(yè)務(wù)部門自查1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對本部門的開單收銀業(yè)務(wù)進行自查，檢查業(yè)務(wù)操作是否符合公司規(guī)定的流程和標準，客戶信息是否準確完整，訂單處理是否及時有效等。2.發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改，并將自查情況報告上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按照規(guī)定流程進行開單收銀操作，如訂單未經(jīng)審核開具單據(jù)、收款未及時確認等。2.開單信息或收銀數(shù)據(jù)不準確、不完整，導(dǎo)致客戶糾紛或財務(wù)數(shù)據(jù)錯誤。3.違反票據(jù)管理規(guī)定，如票據(jù)丟失、擅自銷毀票據(jù)、違規(guī)開具票據(jù)等。4.收款過程中存在違規(guī)行為，如坐支現(xiàn)金、挪用公款、收取假幣未及時處理等。5.泄露客戶信息或支付信息，造成客戶損失或公司聲譽受損。（二）處理措施