招待酒水管理辦法一、總則（一）目的為加強公司招待酒水的管理，規(guī)范招待酒水的采購、存儲、使用和報銷等流程，確保招待活動的合理、合規(guī)、節(jié)約，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)招待、商務(wù)活動、會議等發(fā)生的酒水招待支出。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保招待酒水的采購、使用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.合理性原則：根據(jù)招待活動的實際需要，合理安排酒水的種類、數(shù)量和檔次，避免鋪張浪費。3.預(yù)算控制原則：納入公司預(yù)算管理，嚴格控制招待酒水費用支出，確保不超預(yù)算。4.審批流程原則：所有招待酒水的采購、使用等必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程。二、采購管理（一）采購渠道1.優(yōu)先選擇與公司建立長期合作關(guān)系、信譽良好的正規(guī)酒水供應(yīng)商。2.可以通過招標、詢價、比選等方式確定供應(yīng)商，確保采購價格合理、質(zhì)量可靠。（二）采購流程1.需求申請：各部門根據(jù)招待活動計劃，提前填寫《招待酒水采購申請表》，注明酒水的種類、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交至行政部門。2.行政審核：行政部門對采購申請進行審核，核實招待活動的真實性和必要性，同時結(jié)合庫存情況，確定是否需要采購以及采購的數(shù)量。審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購實施：行政部門根據(jù)審批后的采購申請，按照既定的采購渠道進行采購。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議，明確酒水的規(guī)格、價格、交貨時間、質(zhì)量標準等條款。4.驗收入庫：酒水到貨后，行政部門會同相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括酒水的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫《招待酒水入庫單》。三、存儲管理（一）存儲地點設(shè)立專門的招待酒水存儲倉庫或儲物間，確保存儲環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)良好。（二）存儲要求1.按照酒水的種類、品牌、規(guī)格等進行分類存放，并有明顯的標識，便于查找和管理。2.建立庫存臺賬，詳細記錄酒水的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息，定期進行盤點，確保賬實相符。3.加強對存儲倉庫的安全管理，配備必要的消防器材，防止發(fā)生火災(zāi)、盜竊等事故。四、使用管理（一）領(lǐng)用流程1.領(lǐng)用申請：各部門因招待活動需要領(lǐng)用酒水時，填寫《招待酒水領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用酒水的種類、數(shù)量、招待活動的時間、地點、參與人員等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交至行政部門。2.行政審批：行政部門對領(lǐng)用申請進行審批，核實招待活動的相關(guān)信息，根據(jù)庫存情況決定是否批準領(lǐng)用以及領(lǐng)用的數(shù)量。審批通過后，發(fā)放《招待酒水領(lǐng)用單》。3.領(lǐng)用發(fā)放：領(lǐng)用部門憑《招待酒水領(lǐng)用單》到倉庫領(lǐng)取酒水，倉庫管理人員按照領(lǐng)用單上的內(nèi)容發(fā)放酒水，并在庫存臺賬上記錄出庫信息。（二）使用標準1.根據(jù)招待活動的性質(zhì)、規(guī)模和參與人員的情況，合理確定酒水的使用標準。一般商務(wù)招待可提供適量的啤酒、白酒、葡萄酒等；重要商務(wù)活動或會議可根據(jù)實際情況提供檔次較高的酒水。2.嚴禁在招待活動中過度飲酒，倡導(dǎo)文明、適度飲酒。（三）剩余處理招待活動結(jié)束后，如有剩余酒水，領(lǐng)用部門應(yīng)及時將剩余酒水退回倉庫。倉庫管理人員對退回的酒水進行清點、核對，并在庫存臺賬上記錄。對于因特殊原因無法退回的剩余酒水，需經(jīng)行政部門和分管領(lǐng)導(dǎo)批準后妥善處理。五、報銷管理（一）報銷憑證1.報銷招待酒水費用時，應(yīng)提供正規(guī)的發(fā)票、采購合同、入庫單、領(lǐng)用單等相關(guān)憑證。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)詳細注明酒水的種類、數(shù)量、單價、金額等信息，且與采購合同和實際采購情況相符。（二）報銷流程1.報銷申請：領(lǐng)用部門的經(jīng)辦人整理好招待酒水費用的報銷憑證，填寫《費用報銷單》，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)審核：財務(wù)部門對報銷憑證進行審核，重點審核憑證的真實性、合法性、完整性以及費用是否符合公司規(guī)定的標準和預(yù)算。審核通過后，報財務(wù)負責(zé)人審批。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：財務(wù)負責(zé)人審批通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.報銷支付：經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度進行報銷支付。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對招待酒水的采購、存儲、使用和報銷等情況進行審計檢查，確保各項流程符合規(guī)定，費用支出合理合規(guī)。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的行為，如未經(jīng)審批擅自采購、超標準使用酒水、虛報冒領(lǐng)費用等，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評教育、責(zé)令退回違規(guī)費用、扣減績效獎金等。2.對于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成違法犯罪的，依法移送司法機關(guān)處理。七、附則