標(biāo)準(zhǔn)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀公司/組織各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對各部門及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動提供檔案信息支持。（三）各部門及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位各類檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案管理的日常工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.嚴(yán)格遵守公司/組織檔案管理的規(guī)章制度，接受檔案管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在籌備、成立、運營等各個階段形成的文件材料，包括公司章程、董事會決議、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等。2.公司/組織的各類會議文件、會議記錄、紀(jì)要等。3.公司/組織的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。4.公司/組織的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.公司/組織的財務(wù)文件、會計憑證、賬簿、報表等。6.公司/組織的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。7.公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，包括技術(shù)文件、產(chǎn)品圖紙、工藝規(guī)程、銷售合同等。8.公司/組織的基本建設(shè)項目文件，包括項目建議書、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等。9.公司/組織的設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維修等文件材料，包括設(shè)備清單、采購合同、安裝調(diào)試記錄、維修檔案等。10.公司/組織的對外交往文件，包括與上級主管部門、政府部門、合作伙伴、客戶等的往來信函、文件、會議紀(jì)要等。11.公司/組織的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。12.其他具有保存價值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門及所屬單位在各項活動中形成的文件材料，并進(jìn)行分類整理。2.收集的文件材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)和背景信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）檔案整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等十大類。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。3.編目編制檔案目錄，包括案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火門、防蟲藥品、溫濕度計等。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、定期檢查、復(fù)制備份等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。（三）檔案的數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力，電子檔案的管理應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理的規(guī)章制度為依據(jù)，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）檔案鑒定方法1.對檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等特征，判斷其保存價值。2.根據(jù)檔案的保存價值，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期三種。3.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）檔案銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對檔案銷毀清冊進(jìn)行審批。3.經(jīng)審批同意銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存。六、檔案的查閱與利用（一）檔案查閱原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司/組織檔案管理的規(guī)章制度，確保檔案信息的安全。2.堅持服務(wù)公司/組織中心工作和實際需要的原則，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動提供檔案信息支持。3.實行嚴(yán)格的查閱審批制度，確保檔案查閱的合法性和規(guī)范性。（二）檔案查閱范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。2.公司/組織外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或個人有效身份證件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（三）檔案查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、查閱時間等信息。2.查閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。4.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱人查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。（四）檔案利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動提供檔案信息支持。2.根據(jù)公司/組織的實際需要，編制檔案參考資料，如大事記、組織沿革、會議簡介、專題文件匯編等。3.為公司/組織的重大活動、重要決策等提供檔案咨詢服務(wù)，協(xié)助相關(guān)部門查閱、整理和利用檔案。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，報表內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作考核和決策的重要依據(jù)。（二）檔案移交1.各部門