校友信息管理辦法總則目的本辦法旨在規(guī)范我校校友信息管理工作，加強(qiáng)學(xué)校與校友之間的聯(lián)系與溝通，充分發(fā)揮校友資源在學(xué)校發(fā)展、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)等方面的積極作用，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于學(xué)校對校友信息的收集、整理、存儲、使用、維護(hù)及安全管理等工作。校友信息是指與我校有過學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的各類校友的個人基本信息、在校期間信息、畢業(yè)去向信息、職業(yè)發(fā)展信息以及校友與學(xué)?；咏涣餍畔⒌取；驹瓌t1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保校友信息管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障校友信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)校友的合法權(quán)益。3.真實準(zhǔn)確原則：確保所收集、整理的校友信息真實、準(zhǔn)確、完整，不得虛假或誤導(dǎo)性記錄。4.服務(wù)校友原則：以服務(wù)校友為宗旨，充分利用校友信息，為校友提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，促進(jìn)校友與學(xué)校共同發(fā)展。管理職責(zé)學(xué)校校友工作辦公室1.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和組織實施校友信息管理工作，制定校友信息管理的相關(guān)制度和流程。2.負(fù)責(zé)校友信息的收集、整理、審核、存儲、維護(hù)及更新等工作，建立校友信息數(shù)據(jù)庫。3.負(fù)責(zé)與各學(xué)院、部門溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)和督促其做好校友信息管理工作。4.負(fù)責(zé)校友信息的安全管理，制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，確保校友信息安全。5.負(fù)責(zé)根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要，合理利用校友信息，為學(xué)校與校友之間的溝通、合作提供支持和服務(wù)。各學(xué)院1.負(fù)責(zé)本學(xué)院校友信息的收集、整理和初步審核工作，并及時上報學(xué)校校友工作辦公室。2.協(xié)助學(xué)校校友工作辦公室做好校友信息的更新和維護(hù)工作，提供本學(xué)院校友的最新動態(tài)和信息。3.配合學(xué)校校友工作辦公室開展校友活動，利用校友信息加強(qiáng)與校友的聯(lián)系與溝通。其他部門1.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，配合校友工作辦公室做好校友信息管理工作，如提供校友在校期間的相關(guān)信息等。2.根據(jù)工作需要，合理使用校友信息，促進(jìn)學(xué)校與校友在教學(xué)、科研、社會服務(wù)等方面的合作。信息收集收集渠道1.入學(xué)登記信息：在新生入學(xué)時，通過入學(xué)登記表等方式收集校友的基本信息，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址、入學(xué)時間、專業(yè)、班級等。2.畢業(yè)信息采集：在畢業(yè)生畢業(yè)時，通過畢業(yè)信息采集系統(tǒng)收集校友的畢業(yè)去向信息，包括就業(yè)單位、升學(xué)學(xué)校、出國（境）情況等。3.校友自主填報：學(xué)校通過校友網(wǎng)站、微信公眾號、校友APP等平臺，設(shè)置校友信息填報入口，供校友自主更新和完善個人信息。4.校友活動反饋：在舉辦校友活動過程中，通過簽到表、調(diào)查問卷等方式收集校友的相關(guān)信息，如職業(yè)發(fā)展情況、對學(xué)校的建議等。5.學(xué)院及部門報送：各學(xué)院、部門定期向?qū)W校校友工作辦公室報送本單位校友的相關(guān)信息，如校友職務(wù)變動、獲獎情況等。6.合作單位提供：與校友所在的企業(yè)、機(jī)構(gòu)等合作單位建立信息共享機(jī)制，獲取校友的相關(guān)信息。收集內(nèi)容1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.在校信息：包括入學(xué)時間、專業(yè)、班級、學(xué)歷層次、學(xué)位、畢業(yè)時間、在校期間擔(dān)任職務(wù)、獲獎情況等。3.畢業(yè)去向信息：包括就業(yè)單位、職位、聯(lián)系方式，升學(xué)學(xué)校、專業(yè)、學(xué)歷層次，出國（境）情況、留學(xué)學(xué)校、專業(yè)等。4.職業(yè)發(fā)展信息：包括工作經(jīng)歷、職業(yè)成就、行業(yè)領(lǐng)域、社會兼職等。5.校友與學(xué)?；有畔ⅲ喊▍⒓有Ｓ鸦顒忧闆r、捐贈情況、對學(xué)校的建議和意見等。收集要求1.信息收集應(yīng)遵循合法、自愿、必要的原則，不得強(qiáng)制校友提供個人信息。2.收集的校友信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得收集與校友工作無關(guān)的信息。3.對于校友自主填報的信息，應(yīng)提供明確的填報指南和說明，確保校友能夠準(zhǔn)確填寫。4.在收集校友信息過程中，應(yīng)告知校友信息的使用目的、范圍和方式，以及校友的權(quán)利和義務(wù)。信息整理信息分類1.按畢業(yè)年份分類：將校友信息按照畢業(yè)年份進(jìn)行分類，便于統(tǒng)計和分析不同年份校友的情況。2.按學(xué)院分類：按照校友所在學(xué)院進(jìn)行分類，便于各學(xué)院開展校友工作。3.按地域分類：根據(jù)校友工作或生活所在地域進(jìn)行分類，便于組織校友活動和開展地方校友聯(lián)絡(luò)工作。4.按行業(yè)分類：按照校友所在行業(yè)進(jìn)行分類，便于了解校友在不同行業(yè)的發(fā)展情況，促進(jìn)學(xué)校與校友在行業(yè)領(lǐng)域的合作。信息審核1.學(xué)校校友工作辦公室對收集到的校友信息進(jìn)行審核，確保信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與校友本人或相關(guān)報送部門溝通核實，要求其補(bǔ)充或更正信息。3.審核通過的校友信息進(jìn)行編號管理，建立唯一的校友信息標(biāo)識，確保信息的一致性和可追溯性。信息錄入1.將審核通過的校友信息錄入校友信息數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和及時性。2.在錄入過程中，對校友信息進(jìn)行規(guī)范化處理，如統(tǒng)一格式、編碼等，便于數(shù)據(jù)的存儲和查詢。3.建立數(shù)據(jù)錄入審核機(jī)制，對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行二次審核，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。信息存儲存儲方式1.采用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)存儲校友信息，確保數(shù)據(jù)的安全性、穩(wěn)定性和可擴(kuò)展性。2.定期對校友信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立數(shù)據(jù)存儲安全防護(hù)體系，采取防火墻、入侵檢測、加密等技術(shù)手段，保障校友信息的安全。存儲期限1.校友基本信息、在校信息、畢業(yè)去向信息等長期存儲，以便學(xué)校隨時查詢和使用。2.校友職業(yè)發(fā)展信息、校友與學(xué)校互動信息等根據(jù)實際情況確定存儲期限，一般不少于[X]年，以便跟蹤校友發(fā)展情況和評估校友工作成效。存儲環(huán)境1.確保校友信息存儲服務(wù)器的運行環(huán)境安全可靠，具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。2.配備專業(yè)的技術(shù)人員，定期對存儲設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，及時處理設(shè)備故障和安全隱患。信息使用使用原則1.校友信息的使用應(yīng)遵循合法、正當(dāng)、必要的原則，不得超出收集目的范圍使用校友信息。2.使用校友信息應(yīng)經(jīng)過校友本人同意，法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。3.確保校友信息的使用符合學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略和校友工作目標(biāo)，不得用于損害校友利益或?qū)W校聲譽(yù)的活動。使用范圍1.學(xué)校內(nèi)部管理：用于學(xué)校的招生宣傳、教學(xué)評估、學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)、校友工作開展等內(nèi)部管理工作。2.校友聯(lián)絡(luò)與服務(wù)：用于加強(qiáng)學(xué)校與校友之間的聯(lián)系與溝通，為校友提供個性化的服務(wù)，如校友活動通知、校友資源共享、校友職業(yè)發(fā)展咨詢等。3.學(xué)校發(fā)展與合作：用于促進(jìn)學(xué)校與校友在教學(xué)、科研、社會服務(wù)等方面的合作，如產(chǎn)學(xué)研合作、校友捐贈管理、校友企業(yè)合作等。4.其他合法用途：在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要，合理使用校友信息。使用審批1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要使用校友信息的，應(yīng)填寫《校友信息使用申請表》，注明使用目的、范圍、方式和期限等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報學(xué)校校友工作辦公室審批。學(xué)校校友工作辦公室對申請進(jìn)行審核，確保使用符合規(guī)定和原則。3.對于涉及校友個人隱私或敏感信息的使用申請，需經(jīng)校友本人同意后方可審批。使用記錄1.建立校友信息使用記錄制度，對每次使用校友信息的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括使用部門、使用目的、使用范圍、使用時間、使用方式等。2.使用記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[X]年，以便查詢和追溯。信息維護(hù)定期更新1.學(xué)校校友工作辦公室定期對校友信息進(jìn)行更新，確保信息的時效性和準(zhǔn)確性。2.各學(xué)院、部門應(yīng)及時向?qū)W校校友工作辦公室報送本單位校友的信息變更情況，如聯(lián)系方式變更、職務(wù)變動、畢業(yè)院校變更等。3.校友本人可通過學(xué)校校友網(wǎng)站、微信公眾號、校友APP等平臺自主更新個人信息。動態(tài)跟蹤1.建立校友信息動態(tài)跟蹤機(jī)制，關(guān)注校友的職業(yè)發(fā)展、工作變動、社會活動等情況，及時更新校友信息數(shù)據(jù)庫。2.通過校友活動、校友聯(lián)絡(luò)人等渠道，收集校友的最新動態(tài)和信息，豐富校友信息內(nèi)容。數(shù)據(jù)清理1.定期對校友信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)清理，刪除無效、重復(fù)或已過期的信息，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和完整性。2.在數(shù)據(jù)清理過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和記錄，防止數(shù)據(jù)丟失或誤刪。信息安全管理安全制度1.制定校友信息安全管理制度，明確信息安全管理的職責(zé)、流程和措施。2.建立信息安全崗位責(zé)任制，指定專人負(fù)責(zé)校友信息的安全管理工作。3.加強(qiáng)對信息安全管理人員的培訓(xùn)和考核，提高其安全意識和業(yè)務(wù)水平。安全措施1.采取防火墻、入侵檢測、加密等技術(shù)手段，保障校友信息存儲和傳輸?shù)陌踩?.對校友信息數(shù)據(jù)庫設(shè)置訪問權(quán)限，嚴(yán)格控制用戶對信息的訪問范圍和操作權(quán)限。3.定期對校友信息系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時防范安全風(fēng)險。4.加強(qiáng)對校友信息管理人員的安全保密教育，簽訂保密協(xié)議，防止內(nèi)部人員泄露信息。應(yīng)急處置1.制定校友信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確信息安全事件發(fā)生時的應(yīng)急處置流程和措施。2.定期組織信息安全應(yīng)急演練，提高應(yīng)對信息安全事件的能力。3.一旦發(fā)生信息安全事件，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，及時報告相關(guān)部門，并做好信息備份和恢復(fù)工作，最大限度地減少損失和影響。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校建立校友信息管理監(jiān)督機(jī)制，定期對校友信息管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對校友信息管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和查處。3.鼓勵校友對校友信息管理工作進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問題可通過舉報電話、郵箱等方式向?qū)W校反映。檢查內(nèi)容1.校友信息管理工作制度的執(zhí)行情況，包括信息收集、整理、存儲、使用、維護(hù)及安全管理等環(huán)節(jié)。2.校友信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，以及信息更新和維護(hù)情況。3.校友信息使用的合法性、合規(guī)性和合理性，以及使用審批和記錄情況。4.校友信息安全管理措施的落實情況，包括安全制度執(zhí)行、安全技術(shù)手段應(yīng)用、應(yīng)急處置