校友活動管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范校友活動的組織與管理，加強校友之間的聯(lián)系與交流，增進(jìn)校友與母校的感情，促進(jìn)校友與母校共同發(fā)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于[公司/組織名稱]舉辦的各類校友活動，包括但不限于校友聚會、校友論壇、校友捐贈活動、校友返校日等。（三）基本原則1.自愿參與原則：校友活動遵循自愿參與的原則，充分尊重校友的意愿，不得強制要求校友參加。2.安全第一原則：確保校友活動的安全，制定完善的安全預(yù)案，保障校友的人身和財產(chǎn)安全。3.規(guī)范有序原則：活動組織過程應(yīng)規(guī)范有序，嚴(yán)格按照既定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保活動順利開展。4.服務(wù)校友原則：以服務(wù)校友為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，滿足校友的需求，提升校友的參與體驗。二、組織管理（一）管理機(jī)構(gòu)1.校友工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立校友工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由[公司/組織名稱]領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃校友活動，審議重大事項，協(xié)調(diào)各方資源，確保校友活動的順利開展。2.校友工作辦公室在校友工作領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下，設(shè)立校友工作辦公室，作為校友活動的日常辦事機(jī)構(gòu)。辦公室負(fù)責(zé)校友活動的具體策劃、組織實施、溝通協(xié)調(diào)以及校友信息的收集與管理等工作。辦公室成員由相關(guān)部門抽調(diào)人員組成，明確各自職責(zé)分工，確保工作落實到位。（二）職責(zé)分工1.校友工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)制定校友工作的方針政策和發(fā)展規(guī)劃，指導(dǎo)校友活動的開展。審議校友活動計劃、預(yù)算及重要活動方案，做出決策。協(xié)調(diào)校內(nèi)各部門、各學(xué)院之間的關(guān)系，為校友活動提供支持與保障。研究解決校友活動中出現(xiàn)的重大問題，推動校友工作不斷發(fā)展。2.校友工作辦公室職責(zé)負(fù)責(zé)校友信息的收集、整理、更新和維護(hù)，建立校友數(shù)據(jù)庫，為校友活動提供信息支持。制定年度校友活動計劃，報校友工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后組織實施。策劃、組織各類校友活動，包括活動的籌備、宣傳、現(xiàn)場組織、后勤保障等工作。加強與校友的溝通與聯(lián)系，及時了解校友需求，反饋校友意見和建議，不斷改進(jìn)校友工作。負(fù)責(zé)校友捐贈的接收、管理和使用，做好捐贈信息的公開與反饋工作。協(xié)助校友組織開展校友分會、校友社團(tuán)等活動，加強校友之間的聯(lián)絡(luò)與合作。3.各學(xué)院職責(zé)負(fù)責(zé)本學(xué)院校友信息的收集、整理和更新，協(xié)助校友工作辦公室開展校友活動。組織本學(xué)院校友的聯(lián)絡(luò)與溝通工作，積極配合校友工作辦公室策劃和實施相關(guān)校友活動。鼓勵和支持本學(xué)院校友參與校友活動，引導(dǎo)校友關(guān)心和支持母校發(fā)展。4.其他部門職責(zé)財務(wù)部門負(fù)責(zé)校友活動經(jīng)費的預(yù)算編制、審核和報銷工作，確保經(jīng)費使用合理合規(guī)。宣傳部門負(fù)責(zé)校友活動的宣傳報道工作，通過多種渠道宣傳校友活動信息，擴(kuò)大活動影響力。后勤部門負(fù)責(zé)校友活動的場地安排、餐飲住宿、交通保障等后勤服務(wù)工作，為校友提供舒適、便捷的活動環(huán)境。三、活動策劃與組織（一）活動策劃1.需求調(diào)研校友工作辦公室定期開展校友需求調(diào)研，通過問卷調(diào)查、電話訪談、校友座談會等方式，了解校友對活動形式、內(nèi)容、時間、地點等方面的需求和建議，為活動策劃提供依據(jù)。2.方案制定根據(jù)校友需求調(diào)研結(jié)果，結(jié)合學(xué)校發(fā)展目標(biāo)和校友工作重點，制定年度校友活動計劃?；顒佑媱潙?yīng)明確活動主題、目的、時間、地點、參與人員、活動內(nèi)容、組織形式、經(jīng)費預(yù)算等內(nèi)容。對于重要活動，應(yīng)制定詳細(xì)的活動方案，包括活動流程、人員分工、安全保障措施等。3.方案審批活動計劃和方案制定完成后，報校友工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。校友工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)認(rèn)真審議活動計劃和方案，提出修改意見和建議，確?；顒佑媱澓头桨阜蠈W(xué)校發(fā)展利益和校友需求，具有可行性和操作性。（二）活動組織1.活動籌備成立活動籌備工作小組，明確小組成員的職責(zé)分工，確?；I備工作有序進(jìn)行。按照活動方案，開展各項籌備工作，包括場地預(yù)訂、物資采購、宣傳推廣、人員邀請、嘉賓接待、安全保障等。加強與校友的溝通與聯(lián)系，及時向校友發(fā)送活動通知和相關(guān)信息，確保校友了解活動詳情，積極參與活動。2.活動實施活動現(xiàn)場應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)，確?；顒恿鞒添槙?，各項環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。做好活動現(xiàn)場的服務(wù)工作，為校友提供良好的活動體驗，包括餐飲、住宿、交通、引導(dǎo)、咨詢等服務(wù)。加強活動現(xiàn)場的安全管理，制定安全應(yīng)急預(yù)案，確?；顒蝇F(xiàn)場秩序良好，校友人身和財產(chǎn)安全得到保障。安排專人負(fù)責(zé)活動的宣傳報道工作，及時通過學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾號、校友刊物等渠道發(fā)布活動信息和報道，擴(kuò)大活動影響力。3.活動總結(jié)活動結(jié)束后，及時對活動進(jìn)行總結(jié)?？偨Y(jié)內(nèi)容包括活動的組織實施情況、校友參與情況、活動效果、存在的問題及改進(jìn)措施等。通過活動總結(jié)，積累經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷提高校友活動的組織水平和質(zhì)量。四、校友聯(lián)絡(luò)與溝通（一）信息收集與管理1.信息收集渠道建立校友信息收集平臺，通過學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾號、校友APP等渠道，方便校友自主填寫個人信息。各學(xué)院負(fù)責(zé)收集本學(xué)院校友信息，定期更新校友信息庫。在校友活動中，安排專人收集校友信息，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。鼓勵校友之間相互推薦，擴(kuò)大校友信息收集范圍。2.信息管理校友工作辦公室負(fù)責(zé)對收集到的校友信息進(jìn)行整理、分類和錄入，建立校友數(shù)據(jù)庫。校友數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括校友的基本信息、聯(lián)系方式、畢業(yè)時間、專業(yè)班級、工作經(jīng)歷、校友活動參與情況等內(nèi)容。定期對校友數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和維護(hù)，確保校友信息的時效性和準(zhǔn)確性。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校保密制度，保護(hù)校友信息安全，防止校友信息泄露。（二）溝通方式與頻率1.溝通方式建立多樣化的溝通渠道，包括校友微信群、QQ群、校友郵箱、校友刊物、校友網(wǎng)站等，方便與校友進(jìn)行及時、有效的溝通。定期組織校友座談會、校友論壇等活動，加強與校友的面對面交流。對于重要校友或校友組織，安排專人進(jìn)行定期走訪和溝通，了解校友需求，反饋學(xué)校發(fā)展情況。2.溝通頻率定期通過校友微信群、QQ群、校友郵箱等渠道向校友發(fā)送學(xué)校發(fā)展動態(tài)、校友活動信息、校友風(fēng)采展示等內(nèi)容，保持與校友的常態(tài)化溝通。每年至少組織12次全校性的校友座談會或校友論壇，邀請校友代表返校，共商學(xué)校發(fā)展大計。對于重點校友或校友組織，每年至少走訪12次，及時了解校友需求，加強與校友的聯(lián)系與合作。五、校友捐贈管理（一）捐贈原則1.自愿原則：校友捐贈遵循自愿原則，充分尊重校友的意愿，不得強制要求校友捐贈。2.合法合規(guī)原則：校友捐贈應(yīng)符合國家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定，確保捐贈行為合法合規(guī)。3.?？顚Ｓ迷瓌t：校友捐贈資金應(yīng)?？顚Ｓ?，嚴(yán)格按照捐贈協(xié)議約定的用途使用，不得挪作他用。（二）捐贈方式與渠道1.捐贈方式校友捐贈可以采用現(xiàn)金捐贈、實物捐贈、設(shè)立獎學(xué)金、助學(xué)金、科研基金等方式。鼓勵校友通過網(wǎng)絡(luò)捐贈平臺進(jìn)行捐贈，方便快捷，提高捐贈效率。2.捐贈渠道在校友工作辦公室設(shè)立校友捐贈專用賬戶，負(fù)責(zé)接收校友捐贈資金。學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾號等平臺應(yīng)提供校友捐贈指引，明確捐贈渠道和方式。（三）捐贈管理與使用1.捐贈管理校友工作辦公室負(fù)責(zé)校友捐贈的登記、入賬、管理等工作，建立校友捐贈臺賬，詳細(xì)記錄捐贈校友的姓名、捐贈金額、捐贈時間、捐贈用途等信息。定期對校友捐贈資金進(jìn)行核對和盤點，確保資金安全。按照國家有關(guān)規(guī)定，及時為捐贈校友開具捐贈票據(jù)。2.捐贈使用校友捐贈資金應(yīng)嚴(yán)格按照捐贈協(xié)議約定的用途使用，由相關(guān)部門或?qū)W院負(fù)責(zé)組織實施。建立校友捐贈資金使用審批制度，明確審批流程和權(quán)限，確保資金使用合理合規(guī)。定期向校友公開捐贈資金的使用情況，接受校友監(jiān)督。六、校友分會與社團(tuán)管理（一）校友分會管理1.分會成立校友分會的成立應(yīng)經(jīng)學(xué)校校友工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，由校友工作辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)和協(xié)助。申請成立校友分會的校友應(yīng)具備一定的條件，包括在當(dāng)?shù)赜幸欢〝?shù)量的校友基礎(chǔ)、有熱心校友工作的負(fù)責(zé)人、有相對固定的活動場所等。校友分會成立時，應(yīng)制定分會章程，明確分會的宗旨、任務(wù)、組織機(jī)構(gòu)、會員權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。2.分會職責(zé)加強本地區(qū)校友之間的聯(lián)系與交流，組織開展各類校友活動。宣傳母校發(fā)展成就，關(guān)心和支持母校建設(shè)與發(fā)展，積極為母校發(fā)展建言獻(xiàn)策。協(xié)助母校開展校友工作，推薦優(yōu)秀校友回校講學(xué)、交流，為在校學(xué)生提供實習(xí)、就業(yè)等方面的幫助。維護(hù)校友合法權(quán)益，反映校友的意見和建議，促進(jìn)校友與母校、校友之間的合作與發(fā)展。3.分會活動校友分會應(yīng)根據(jù)自身實際情況，制定年度活動計劃，報校友工作辦公室備案。校友分會開展活動應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定，確?；顒影踩?、有序、規(guī)范。校友工作辦公室應(yīng)加強對校友分會活動的指導(dǎo)和支持，為校友分會提供必要的資源和幫助。（二）校友社團(tuán)管理1.社團(tuán)成立校友社團(tuán)的成立應(yīng)經(jīng)學(xué)校校友工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，由校友工作辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)和管理。申請成立校友社團(tuán)的校友應(yīng)具備一定的條件，包括有明確的社團(tuán)宗旨、有一定數(shù)量的會員、有相對固定的活動計劃等。校友社團(tuán)成立時，應(yīng)制定社團(tuán)章程，明確社團(tuán)的宗旨、任務(wù)、組織機(jī)構(gòu)、會員權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。2.社團(tuán)職責(zé)組織開展各類有益的社團(tuán)活動，豐富校友業(yè)余生活，增進(jìn)校友之間的友誼。弘揚母校文化和精神，傳承母校優(yōu)良傳統(tǒng)，增強校友的歸屬感和榮譽感。加強與其他校友社團(tuán)或社會組織的交流與合作，拓展校友活動空間和領(lǐng)域。協(xié)助母校開展相關(guān)工作，為母校發(fā)展貢獻(xiàn)力量。3.社團(tuán)活動校友社團(tuán)應(yīng)根據(jù)自身特點和會員需求，制定年度活動計劃，報校友工作辦公室備案。校友社團(tuán)開展活動應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定，確?；顒影踩?、有序、規(guī)范。校友工作辦公室應(yīng)加強對校友社團(tuán)活動的指導(dǎo)和支持，為校友社團(tuán)提供必要的資源和幫助。七、經(jīng)費管理（一）經(jīng)費來源校友活動經(jīng)費主要來源包括：1.學(xué)校專項撥款：學(xué)校根據(jù)校友工作需要，安排專項經(jīng)費用于校友活動的開展。2.校友捐贈：校友自愿捐贈的資金，專項用于校友活動及相關(guān)工作。3.活動贊助：通過與企業(yè)、社會組織等合作，獲得活動贊助資金。4.其他合法收入：如校友活動的門票收入、場地租賃收入等。（二）經(jīng)費預(yù)算1.校友工作辦公室應(yīng)根據(jù)年度校友活動計劃，編制詳細(xì)的經(jīng)費預(yù)算。經(jīng)費預(yù)算應(yīng)包括活動策劃、組織實施、宣傳推廣、嘉賓接待、場地租賃、物資采購、交通餐飲、人員勞務(wù)等各項費用。2.經(jīng)費預(yù)算應(yīng)報校友工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后執(zhí)行。在經(jīng)費使用過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制預(yù)算，確保經(jīng)費使用合理合規(guī)。（三）經(jīng)費使用1.校友活動經(jīng)費應(yīng)?？顚Ｓ茫瑖?yán)格按