樣品分類管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣品的科學(xué)管理，規(guī)范樣品的分類、標(biāo)識、存儲、使用及處置等流程，確保樣品質(zhì)量和安全，滿足公司生產(chǎn)、研發(fā)、銷售及質(zhì)量控制等各項(xiàng)工作的需要，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及的樣品，包括原材料樣品、半成品樣品、成品樣品、研發(fā)過程中的實(shí)驗(yàn)樣品、客戶提供的樣品以及用于質(zhì)量檢測的標(biāo)準(zhǔn)樣品等。（三）基本原則1.科學(xué)性原則根據(jù)樣品的特性、用途、來源等因素進(jìn)行合理分類，確保分類方法科學(xué)合理，便于管理和使用。2.規(guī)范性原則嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，規(guī)范樣品管理的各個環(huán)節(jié)，保證管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。3.安全性原則充分考慮樣品的安全風(fēng)險，采取有效的安全防護(hù)措施，確保樣品在存儲、使用及處置過程中的安全，避免對人員、環(huán)境造成危害。4.可追溯性原則建立完善的樣品標(biāo)識和記錄體系，保證樣品從接收、存儲、使用到處置的全過程都具有可追溯性，以便在需要時能夠快速準(zhǔn)確地查詢相關(guān)信息。二、樣品分類標(biāo)準(zhǔn)（一）按樣品用途分類1.生產(chǎn)用樣品用于指導(dǎo)生產(chǎn)過程，包括原材料小樣、生產(chǎn)工藝驗(yàn)證樣品、生產(chǎn)過程中的質(zhì)量控制樣品等。2.研發(fā)用樣品為新產(chǎn)品研發(fā)、新技術(shù)研究等提供實(shí)驗(yàn)材料，如實(shí)驗(yàn)原料樣品、中間試驗(yàn)樣品、新產(chǎn)品試制樣品等。3.銷售用樣品向客戶展示產(chǎn)品性能和特點(diǎn)，促進(jìn)產(chǎn)品銷售的樣品，如產(chǎn)品展示樣品、客戶試用樣品等。4.質(zhì)量檢測用樣品按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，用于質(zhì)量檢驗(yàn)、檢測、認(rèn)證等工作的樣品，包括標(biāo)準(zhǔn)樣品、比對樣品、監(jiān)督抽檢樣品等。（二）按樣品來源分類1.公司內(nèi)部自制樣品由公司自行生產(chǎn)、加工或研發(fā)的樣品。2.供應(yīng)商提供樣品由原材料、零部件供應(yīng)商提供的樣品，用于公司進(jìn)行質(zhì)量評估、選型等。3.客戶提供樣品客戶交付給公司的樣品，可能用于分析客戶需求、產(chǎn)品改進(jìn)或質(zhì)量比對等。（三）按樣品特性分類1.化學(xué)樣品具有化學(xué)活性或化學(xué)成分需要分析檢測的樣品，如化學(xué)試劑、化工原料樣品等。2.物理樣品主要通過物理性能進(jìn)行表征和檢測的樣品，如金屬材料樣品、塑料制品樣品等，其物理性能包括硬度、密度、尺寸等。3.生物樣品涉及生物活性物質(zhì)或生物體的樣品，如生物制品、微生物樣品等。（四）按樣品狀態(tài)分類1.固態(tài)樣品呈現(xiàn)固態(tài)形態(tài)的樣品，如粉末狀、塊狀、顆粒狀等。2.液態(tài)樣品以液體形式存在的樣品，如水溶液、油狀液體等。3.氣態(tài)樣品處于氣態(tài)的樣品，如氣體混合物、揮發(fā)性物質(zhì)等。三、樣品標(biāo)識與編號（一）標(biāo)識要求1.所有樣品均應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識，標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、牢固，確保在樣品流轉(zhuǎn)過程中不易損壞或脫落。2.標(biāo)識內(nèi)容應(yīng)包括樣品名稱、規(guī)格型號、批次號、生產(chǎn)日期、有效期（如有）、樣品來源、用途等必要信息。（二）編號規(guī)則1.樣品編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。2.編號采用[具體編號格式]，例如：[公司代碼][年份][流水號]。其中，公司代碼為公司名稱的縮寫；年份為樣品產(chǎn)生的年份；流水號為按照樣品產(chǎn)生順序依次編排的號碼。3.對于不同用途、不同來源的樣品，在編號后可添加相應(yīng)的分類標(biāo)識或后綴，以便進(jìn)一步區(qū)分。（三）標(biāo)識與編號的實(shí)施1.樣品接收時，由接收人員按照標(biāo)識要求和編號規(guī)則對樣品進(jìn)行標(biāo)識和編號，并填寫《樣品接收登記表》，詳細(xì)記錄樣品的相關(guān)信息。2.在樣品存儲、使用及流轉(zhuǎn)過程中，各環(huán)節(jié)工作人員應(yīng)確保樣品標(biāo)識的完整性和編號的準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失應(yīng)及時補(bǔ)全。四、樣品存儲管理（一）存儲環(huán)境要求1.根據(jù)樣品的特性，設(shè)置專門的存儲區(qū)域，確保存儲環(huán)境符合樣品的保存條件。2.對于化學(xué)樣品，應(yīng)存儲在通風(fēng)良好、溫度和濕度適宜的化學(xué)品倉庫中，避免陽光直射、避免與不相容物質(zhì)混存。3.對于生物樣品，應(yīng)根據(jù)其對溫度、濕度、光照等條件的要求，分別存儲在相應(yīng)的冷藏庫、冷凍庫或恒溫恒濕箱中。4.對于物理樣品，應(yīng)按照其材質(zhì)和特性，選擇合適的存儲方式，防止樣品變形、損壞或變質(zhì)。（二）存儲設(shè)施管理1.定期對存儲設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)和清潔，確保其正常運(yùn)行。2.配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、通風(fēng)設(shè)備、防護(hù)用品等，并確保其處于有效狀態(tài)。3.對于存儲貴重或易損樣品的設(shè)施，應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，加強(qiáng)安全防范。（三）樣品存儲擺放1.按照樣品分類標(biāo)準(zhǔn)，對樣品進(jìn)行分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明樣品類別、存放區(qū)域等信息。2.同一類樣品應(yīng)按照批次、編號等順序整齊擺放，便于查找和取用。3.對于有特殊存儲要求的樣品，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。（四）庫存盤點(diǎn)1.定期對樣品進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，確保賬物相符。盤點(diǎn)周期為[具體盤點(diǎn)周期]。2.盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品數(shù)量、質(zhì)量等問題，應(yīng)及時查明原因，并填寫《樣品盤點(diǎn)差異報(bào)告》，采取相應(yīng)的處理措施。五、樣品使用管理（一）使用申請1.各部門如需使用樣品，應(yīng)填寫《樣品使用申請表》，注明樣品名稱、編號、用途、使用數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.對于涉及重要項(xiàng)目或大量樣品使用的申請，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）領(lǐng)用發(fā)放1.樣品管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的《樣品使用申請表》，對樣品進(jìn)行核實(shí)后發(fā)放，并填寫《樣品發(fā)放登記表》。2.發(fā)放時，應(yīng)向使用人員詳細(xì)說明樣品的特性、使用注意事項(xiàng)等信息。（三）使用過程管理1.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的用途和操作規(guī)程使用樣品，不得擅自更改使用方法或用途。2.在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品出現(xiàn)質(zhì)量問題或異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時報(bào)告樣品管理人員和相關(guān)部門。3.使用完畢后，使用人員應(yīng)及時清理現(xiàn)場，將剩余樣品歸還樣品管理人員，并填寫《樣品歸還登記表》。（四）樣品借用管理1.因工作需要臨時借用樣品的，應(yīng)填寫《樣品借用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和樣品管理人員批準(zhǔn)后辦理借用手續(xù)。2.借用期限一般不得超過[具體借用期限]，如需延長借用期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借用人員應(yīng)妥善保管借用的樣品，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非批準(zhǔn)用途，歸還時應(yīng)確保樣品完好無損。六、樣品處置管理（一）處置方式1.留樣保存對于需要長期保存作為參考或追溯依據(jù)的樣品，應(yīng)按照規(guī)定的存儲條件進(jìn)行留樣保存。留樣期限根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際需要確定。2.銷毀對于已無使用價值、過期失效、不符合質(zhì)量要求或法律法規(guī)規(guī)定的樣品，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。銷毀方式可根據(jù)樣品特性選擇合適的方法，如焚燒、粉碎、化學(xué)處理等，確保樣品徹底銷毀，不造成環(huán)境污染和安全隱患。3.返還對于客戶提供的樣品，在完成相關(guān)工作后，如客戶要求返還，應(yīng)及時辦理返還手續(xù)，并確保返還樣品的狀態(tài)與接收時一致。（二）處置流程1.留樣保存流程由樣品管理人員根據(jù)留樣規(guī)定，確定需要留樣的樣品清單，填寫《樣品留樣登記表》，并將留樣樣品轉(zhuǎn)移至指定的留樣存儲區(qū)域妥善保存。留樣期間，應(yīng)定期對留樣樣品進(jìn)行檢查，確保其質(zhì)量穩(wěn)定。2.銷毀流程（1）提出申請：使用部門或相關(guān)人員填寫《樣品銷毀申請表》，說明樣品銷毀的原因、名稱、編號、數(shù)量等信息，并附上相關(guān)證明材料。（2）審批：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)樣品管理人員和質(zhì)量負(fù)責(zé)人審批。對于涉及危險化學(xué)品或貴重樣品的銷毀申請，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（3）實(shí)施銷毀：經(jīng)批準(zhǔn)后，由樣品管理人員組織相關(guān)人員按照規(guī)定的銷毀方式對樣品進(jìn)行銷毀，并填寫《樣品銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。（4）監(jiān)督檢查：質(zhì)量管理人員應(yīng)對樣品銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保銷毀工作符合要求。銷毀完成后，應(yīng)對銷毀現(xiàn)場進(jìn)行清理，確保無殘留樣品。3.返還流程（1）確認(rèn)返還：收到客戶返還樣品的要求后，樣品管理人員與客戶溝通確認(rèn)返還樣品的具體信息，包括樣品名稱、編號、數(shù)量、狀態(tài)等。（2）檢查驗(yàn)收：對客戶返還的樣品進(jìn)行檢查驗(yàn)收，確保樣品的完整性和質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與客戶溝通解決。（3）辦理返還手續(xù)：驗(yàn)收合格后，樣品管理人員填寫《樣品返還登記表》，辦理樣品返還手續(xù)，并將返還樣品妥善存儲。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)定期對樣品管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保樣品管理符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.各部門應(yīng)配合質(zhì)量部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）檢查內(nèi)容1.樣品標(biāo)識與編號的準(zhǔn)確性和完整性。2.樣品存儲環(huán)境、設(shè)施及擺放情況是否符合要求。3.樣品使用申請、領(lǐng)用發(fā)放、使用過程及歸還等環(huán)節(jié)的管理是否規(guī)范。4.樣品處置流程是否合規(guī)，處置記錄是否完整。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，質(zhì)量部門應(yīng)及時下達(dá)《整改通知書》，明確整改要求和期限。2.責(zé)任部門應(yīng)按照《整改通知書》的要求制定整改措施，認(rèn)真組織整改，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況報(bào)告質(zhì)量部門。3.質(zhì)量部門對整改情況進(jìn)行跟