檔案管理辦法試行一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織的各項工作活動和歷史面貌，確保檔案內容的真實性。3.完整性原則：應保證檔案的齊全完整，全面反映公司/組織工作的全過程。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門1.負責制定和完善公司/組織檔案管理的各項規(guī)章制度，并組織實施。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導各部門的檔案管理工作，對檔案管理人員進行培訓。4.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現問題并提出改進措施。（二）各部門檔案管理人員1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.協助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作。3.遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、聲像等材料。2.上級機關下發(fā)的與公司/組織有關的文件、指示、通知等。3.公司/組織對外簽訂的合同、協議、章程、紀要等文件。4.公司/組織內部的工作計劃、總結、報告、請示、批復等文件。5.各類會議記錄、紀要、決議等文件。6.人事檔案、財務檔案、設備檔案、基建檔案等專門檔案。7.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，載體完好。3.對于電子文件，應按照相關標準進行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.檔案管理人員應按照檔案的形成規(guī)律和特點，對收集到的檔案材料進行分類、編號、編目等整理工作。2.分類應科學合理，便于查找和利用。一般可按照年度、機構（問題）、保管期限等進行分類。3.編號應統(tǒng)一、規(guī)范，確保每份檔案都有唯一的編號。4.編目應準確、詳細，包括檔案的題名、日期、責任者、文號、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、防蟲藥、滅火器、防盜門窗等。（二）保管方式1.檔案應按照不同的保管期限進行分類存放，便于管理和查閱。2.對于紙質檔案，應采用檔案盒、檔案柜等方式進行存放，并按照編號順序排列。3.對于電子檔案，應進行備份存儲，并按照相關規(guī)定進行管理。備份存儲介質應定期進行檢查和更新，確保數據的安全。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內對公司/組織有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。長期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般性工作活動，在較短時間內對公司/組織有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（四）檔案的清點與核對1.檔案管理人員應定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數量準確、完整。2.清點和核對的內容包括檔案的數量、編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。3.如發(fā)現檔案有丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員等組成。3.鑒定小組應根據檔案的保管期限、內容價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.經鑒定確需銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，注明檔案的題名、日期、責任者、文號、保管期限等信息。2.銷毀清冊應經公司/組織主管領導審批后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。4.嚴禁擅自銷毀檔案，如因工作需要確需提前銷毀的檔案，應按照相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍公司/組織內部人員因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案。外部單位或個人查閱公司/組織檔案，應按照相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息。2.《檔案查閱申請表》應經所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據審批意見，為查閱人員提供相應的檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記內容包括查閱日期、查閱人員姓名、查閱內容、查閱期限等信息。4.查閱人員應在規(guī)定的查閱期限內歸還檔案，如需延期查閱，應重新辦理審批手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理人員應根據查閱人員的需求，為其提供檔案的復印件、摘錄等利用服務。2.對于涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，查閱人員不得擅自摘抄、復制、傳播檔案內容。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內容應包括檔案的數量、種類、保管期限、利用情況等信息。3.檔案統(tǒng)計報表應及時、準確、完整，上報至公司/組織主管領導和上級檔案管理部門。（二）移交工作1.公司/組織因機構變動、工作需要等原因，需將檔案移交給其他單位或部門時，應按照相