檔案業(yè)績(jī)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案業(yè)績(jī)管理，規(guī)范檔案工作流程，提高檔案管理水平，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在檔案業(yè)績(jī)管理方面的工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作。3.配合檔案管理部門做好檔案的清查、盤點(diǎn)和利用等工作。4.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。5.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案信息。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，并進(jìn)行分類整理。2.檔案收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：上級(jí)文件、公司文件、部門文件等各類文書檔案。合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表等業(yè)務(wù)檔案。財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。員工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲等人事檔案。其他具有保存價(jià)值的文件材料。3.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，確保檔案不遺漏、不丟失。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。2.檔案分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。一般可按照年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題等進(jìn)行分類。3.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，確保檔案編號(hào)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。4.檔案編目應(yīng)包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、文號(hào)、保管期限等信息，以便于檔案的檢索和利用。四、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案移交至檔案管理部門。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或緊急文件材料，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，確保檔案的規(guī)范性。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案質(zhì)量符合要求。（三）歸檔流程1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案后，進(jìn)行再次核對(duì)和整理，確保檔案符合歸檔要求。3.檔案管理部門將歸檔的檔案進(jìn)行上架存放，并建立檔案臺(tái)賬。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保檔案保管場(chǎng)所安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的文件材料。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為16年至50年，主要包括公司一般性的業(yè)務(wù)文件、人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至15年，主要包括公司臨時(shí)性的文件材料等。（三）檔案保管措施1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序存放，便于查找和利用。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案不損壞、不丟失。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子檔案的安全性和完整性。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并由檔案管理人員陪同。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案信息的正確使用。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，為公司決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展等提供支持。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用流程1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱、借閱人員提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還。4.外單位查閱公司檔案，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，并加蓋單位公章，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)指定專人陪同。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱人員姓名、部門、時(shí)間、檔案名稱、利用目的等信息。2.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便于日后查閱和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理制度進(jìn)行。2.鑒定工作應(yīng)從檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性和保存價(jià)值等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。（三）鑒定流程1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.檔案管理人員對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步整理和統(tǒng)計(jì)，填寫《檔案鑒定申請(qǐng)表》。3.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。4.對(duì)于確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀應(yīng)在檔案鑒定工作小組的監(jiān)督下進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)拍照或錄像，留存銷毀記錄。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，為公司提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、用戶認(rèn)證等方面的措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露。4.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等方面的工作情況。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，