樣品試用管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司樣品試用活動，確保樣品試用過程的科學、公正、有序，有效收集客戶對產(chǎn)品的反饋信息，提升產(chǎn)品質(zhì)量和市場競爭力，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有用于向客戶提供試用的樣品管理活動，包括樣品的申請、發(fā)放、試用跟蹤、回收及評估等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：樣品試用活動必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，確?；顒拥暮戏ㄐ院秃弦?guī)性。2.科學性原則：試用方案的設計應科學合理，能夠準確收集客戶對產(chǎn)品性能、質(zhì)量、使用體驗等方面的反饋信息，為產(chǎn)品改進提供可靠依據(jù)。3.公正性原則：在樣品試用過程中，應確保對所有參與試用的客戶一視同仁，不偏袒任何一方，保證試用結(jié)果的公正性和客觀性。4.保密性原則：對于在樣品試用過程中涉及的公司商業(yè)秘密、客戶信息等，相關(guān)人員應嚴格保密，不得泄露。二、樣品申請與審批（一）申請主體公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)及銷售人員等，如因業(yè)務需要向客戶提供樣品試用，應填寫《樣品試用申請表》。（二）申請內(nèi)容申請表應詳細填寫試用客戶的基本信息（包括公司名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等）、試用產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、試用期限、試用目的及預計試用效果等內(nèi)容。（三）審批流程1.部門初審：申請人所在部門負責人對申請表進行初審，重點審核試用目的的合理性、試用客戶的真實性及試用產(chǎn)品數(shù)量的必要性等，簽署初審意見后提交至樣品管理部門。2.樣品管理部門審核：樣品管理部門收到申請表后，對試用產(chǎn)品的庫存情況進行核實，如庫存充足且符合試用條件，進一步審核申請表內(nèi)容的完整性和準確性，簽署審核意見后提交至分管領(lǐng)導審批。3.分管領(lǐng)導審批：分管領(lǐng)導根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展戰(zhàn)略、市場需求及資源狀況等因素，對樣品試用申請進行審批。如申請獲批，分管領(lǐng)導應在申請表上簽署審批意見，并明確試用預算安排（如有）。（四）特殊情況處理對于緊急情況下的樣品試用申請（如客戶臨時提出試用需求且對公司業(yè)務發(fā)展具有重要影響），可由申請人直接向分管領(lǐng)導匯報，經(jīng)分管領(lǐng)導同意后，先進行試用，試用結(jié)束后及時補辦申請及審批手續(xù)。三、樣品發(fā)放（一）發(fā)放準備1.根據(jù)審批通過的《樣品試用申請表》，樣品管理部門安排專人負責樣品的準備工作。準備的樣品應確保質(zhì)量合格、包裝完好，并附帶產(chǎn)品使用說明書、質(zhì)量合格證等相關(guān)資料。2.在樣品包裝上應清晰標注“試用樣品”字樣及試用期限等信息，以便客戶識別和管理。（二）發(fā)放方式1.直接發(fā)放：對于本地客戶或距離公司較近的客戶，可由公司銷售人員或樣品管理人員直接將樣品送達客戶指定地點，并與客戶辦理樣品交接手續(xù)。交接手續(xù)應包括填寫《樣品試用交接單》，明確樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交接時間、交接雙方簽字等內(nèi)容。2.郵寄發(fā)放：對于外地客戶或距離公司較遠的客戶，可采用郵寄方式發(fā)放樣品。樣品管理部門應選擇具有良好信譽的快遞公司，并確保樣品在運輸過程中的安全。在郵寄樣品時，應妥善包裝，并在快遞單上注明“試用樣品”字樣及試用期限等信息。同時，將快遞單號告知申請人，以便其跟蹤樣品物流信息。（三）發(fā)放記錄樣品管理部門應建立《樣品試用發(fā)放臺賬》，詳細記錄每一次樣品發(fā)放的相關(guān)信息，包括申請表編號、試用客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、發(fā)放方式、發(fā)放時間、快遞單號（如有）等內(nèi)容，以便對樣品試用情況進行全程跟蹤和管理。四、試用跟蹤（一）跟蹤責任人樣品試用期間，由申請人負責對試用客戶進行跟蹤，及時了解客戶對樣品的使用情況及反饋信息。（二）跟蹤方式1.定期溝通：申請人應定期與試用客戶進行溝通，溝通方式可采用電話、郵件、上門拜訪等多種形式。溝通頻率應根據(jù)試用期限和產(chǎn)品特點合理確定，一般每周至少溝通一次，確保及時掌握客戶試用進展情況。2.收集反饋信息：在與試用客戶溝通時，申請人應重點收集客戶對產(chǎn)品性能、質(zhì)量、使用便捷性、外觀設計等方面的反饋意見，以及客戶在試用過程中遇到的問題和建議。對于客戶提出的問題，申請人應詳細記錄，并及時反饋給公司相關(guān)部門進行處理。（三）試用期限管理1.嚴格按照審批通過的試用期限對樣品試用情況進行管理。如試用客戶因特殊原因需要延長試用期限，申請人應及時向樣品管理部門提交《樣品試用延期申請表》，說明延期原因及預計延期時間。2.樣品管理部門收到延期申請表后，按照本辦法規(guī)定的審批流程進行審核。如延期申請獲批，樣品管理部門應及時通知申請人及試用客戶，并在《樣品試用發(fā)放臺賬》中更新試用期限信息。五、樣品回收（一）回收要求1.試用期限屆滿后，申請人應及時通知試用客戶將試用樣品回收。如客戶因特殊原因無法按時回收樣品，申請人應與客戶協(xié)商確定回收時間，并確保樣品在回收前得到妥善保管。2.回收的樣品應保持完好，如有損壞或丟失，試用客戶應說明原因，并按照公司規(guī)定進行賠償。賠償標準可根據(jù)產(chǎn)品成本及市場價格等因素合理確定。（二）回收方式1.客戶送回：對于本地客戶或距離公司較近的客戶，可由客戶將試用樣品送回公司指定地點?？蛻羲突貥悠窌r，申請人應與客戶再次辦理交接手續(xù)，填寫《樣品試用回收交接單》，明確樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、回收時間、交接雙方簽字等內(nèi)容。2.郵寄回收：對于外地客戶或距離公司較遠的客戶，可采用郵寄方式回收樣品。申請人應告知客戶郵寄地址及收件人信息，并要求客戶在郵寄樣品時妥善包裝，確保樣品安全運輸。同時，申請人應跟蹤樣品郵寄信息，確保樣品按時、準確回收。（三）回收記錄樣品管理部門應建立《樣品試用回收臺賬》，詳細記錄每一次樣品回收的相關(guān)信息，包括申請表編號、試用客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、回收方式、回收時間、快遞單號（如有）、樣品狀態(tài)（完好、損壞、丟失等）及賠償情況（如有）等內(nèi)容，以便對樣品試用結(jié)果進行統(tǒng)計和分析。六、試用評估（一）評估主體樣品試用結(jié)束后，由樣品管理部門牽頭組織相關(guān)部門（如研發(fā)部門、質(zhì)量部門、市場部門等）對試用結(jié)果進行評估。（二）評估內(nèi)容1.客戶反饋意見分析：對試用客戶反饋的意見和建議進行匯總、整理和分析，重點關(guān)注客戶對產(chǎn)品性能、質(zhì)量、使用體驗等方面的評價，找出產(chǎn)品存在的問題和不足之處。2.試用數(shù)據(jù)統(tǒng)計：對試用過程中收集到的相關(guān)數(shù)據(jù)（如產(chǎn)品使用次數(shù)、使用時長、故障發(fā)生次數(shù)等）進行統(tǒng)計和分析，為產(chǎn)品評估提供數(shù)據(jù)支持。3.與競品對比分析：將試用產(chǎn)品與市場上同類競品進行對比分析，評估產(chǎn)品在市場上的競爭力和優(yōu)勢劣勢，為產(chǎn)品改進和市場推廣提供參考依據(jù)。（三）評估報告評估結(jié)束后，評估小組應撰寫《樣品試用評估報告》。報告內(nèi)容應包括試用基本情況介紹、客戶反饋意見匯總及分析、試用數(shù)據(jù)統(tǒng)計結(jié)果、與競品對比分析結(jié)論、產(chǎn)品存在的問題及改進建議等內(nèi)容。評估報告經(jīng)相關(guān)部門負責人審核簽字后，提交至公司管理層，作為產(chǎn)品改進和決策的重要依據(jù)。七、樣品處置（一）合格樣品處置對于經(jīng)試用評估合格的樣品，可根據(jù)公司業(yè)務需要進行以下處置：1.重新入庫：將樣品清理、檢查后重新入庫，作為公司庫存產(chǎn)品進行管理，以備后續(xù)銷售或其他業(yè)務使用。2.市場推廣：結(jié)合試用評估結(jié)果及市場反饋信息，對產(chǎn)品進行優(yōu)化和改進后，作為公司重點產(chǎn)品進行市場推廣。（二）不合格樣品處置對于經(jīng)試用評估不合格的樣品，應按照以下方式進行處置：1.報廢處理：對于存在嚴重質(zhì)量問題或無法修復的樣品，經(jīng)相關(guān)部門負責人批準后，進行報廢處理。報廢處理應按照公司固定資產(chǎn)報廢管理規(guī)定執(zhí)行，確保報廢過程的合規(guī)性和安全性。2.整改后重新試用：對于部分存在一般性質(zhì)量問題或可通過整改解決的問題的樣品，由研發(fā)部門或生產(chǎn)部門制定整改方案，對樣品進行整改后，再次提交給試用客戶進行試用評估，直至樣品符合要求為止。（三）處置記錄樣品管理部門應建立《樣品試用處置臺賬》，詳細記錄每一次樣品處置的相關(guān)信息，包括申請表編號、試用客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、處置方式、處置時間、處置原因等內(nèi)容，以便對樣品試用全過程進行追溯和管理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對樣品試用管理活動進行監(jiān)督檢查，重點檢查樣品試用申請及審批流程的執(zhí)行情況、樣品發(fā)放與回收記錄的完整性和準確性、試用評估報告的真實性和客觀性等內(nèi)容。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）客戶反饋監(jiān)督建立客戶反饋監(jiān)督機制，定期收集試用客戶對樣品試用管理活動的意見和建議。對于客戶反映的問題，應及時進行調(diào)查核實，并采取有效措施加以解決，不斷提高客戶滿意度。（三）違規(guī)處理對于在樣品試用管理活動中違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、績效扣分、解除勞動合同等。對于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責任人應承