格式文書管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司格式文書的規(guī)范化管理，提高工作效率，確保公司各類文件的質(zhì)量和嚴(yán)肅性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中所涉及的格式文書的管理，包括但不限于公文、報(bào)告、合同、協(xié)議、通知、函件等。（三）基本原則1.合法性原則：格式文書的制定和使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.規(guī)范性原則：各類格式文書應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式規(guī)范和行文規(guī)則，確保文書的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。3.準(zhǔn)確性原則：格式文書的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤表述。4.時(shí)效性原則：格式文書應(yīng)及時(shí)處理和傳遞，確保信息的及時(shí)性和有效性。二、格式文書的分類與編號(hào)（一）分類1.公文類：包括公司發(fā)布的決定、命令、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)類：涵蓋各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中使用的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃書等。3.事務(wù)類：如通知、函件、請(qǐng)假條、報(bào)銷單、工作匯報(bào)等日常事務(wù)處理所需的文書。（二）編號(hào)1.格式文書應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別、查詢和管理。2.編號(hào)規(guī)則：[公司簡稱][年份][類別代碼][順序號(hào)]。例如：[ABC公司][2023][GW][001]，其中“GW”表示公文類，“001”為該類文書的順序號(hào)。3.編號(hào)由公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)編制和管理，確保編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。三、格式文書的制定與審批（一）制定部門1.公文類格式文書一般由公司辦公室負(fù)責(zé)起草和制定，涉及特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的公文可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門協(xié)助起草。2.業(yè)務(wù)類格式文書由各業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求自行制定，但應(yīng)遵循公司統(tǒng)一的格式規(guī)范和行文規(guī)則。3.事務(wù)類格式文書由使用部門或個(gè)人按照規(guī)定格式自行填寫，但重要事務(wù)類文書需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.公文類：初稿完成后，起草部門應(yīng)提交至公司辦公室進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確性、行文邏輯等。經(jīng)辦公室審核通過后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重大事項(xiàng)或決策的公文，需經(jīng)總經(jīng)理審批。審批通過后的公文，由辦公室負(fù)責(zé)編號(hào)、印發(fā)，并按照規(guī)定進(jìn)行存檔。2.業(yè)務(wù)類：業(yè)務(wù)部門制定的格式文書，初稿完成后應(yīng)提交至本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文書內(nèi)容與業(yè)務(wù)實(shí)際的相符性、條款的完整性等。初審?fù)ㄟ^后，報(bào)分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)審批；對(duì)于涉及金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高或重要合作的業(yè)務(wù)文書，需經(jīng)總經(jīng)理審批。審批通過后的業(yè)務(wù)文書，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)編號(hào)、存檔，并按照業(yè)務(wù)流程進(jìn)行使用和傳遞。3.事務(wù)類：一般事務(wù)類文書由使用部門或個(gè)人填寫后，直接提交至本部門負(fù)責(zé)人審批。重要事務(wù)類文書在部門負(fù)責(zé)人審批后，還需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的事務(wù)類文書，由使用部門或個(gè)人自行存檔，并按照規(guī)定用途使用。（三）格式規(guī)范1.格式文書應(yīng)包括標(biāo)題、正文、落款、日期等基本要素。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文書的主要內(nèi)容；正文應(yīng)條理清晰、層次分明、語言簡潔；落款應(yīng)注明發(fā)文部門或個(gè)人；日期應(yīng)明確文書的形成時(shí)間。2.各類格式文書的字體、字號(hào)、排版格式等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定。例如，公文標(biāo)題一般用二號(hào)宋體加粗，正文用三號(hào)仿宋體，行距為固定值28磅等。3.涉及數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位等的使用，應(yīng)嚴(yán)格遵循國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。四、格式文書的發(fā)放與傳遞（一）發(fā)放范圍1.公文類格式文書根據(jù)工作需要和規(guī)定的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放，確保相關(guān)部門和人員能夠及時(shí)了解公司的政策、決策和工作安排。2.業(yè)務(wù)類格式文書按照業(yè)務(wù)流程和合作關(guān)系，發(fā)放至相關(guān)業(yè)務(wù)部門、合作伙伴或客戶等。3.事務(wù)類格式文書發(fā)放至具體的使用部門或個(gè)人。（二）傳遞方式1.格式文書的傳遞可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件等方式進(jìn)行。重要、緊急的文書應(yīng)優(yōu)先采用紙質(zhì)文件傳遞，并確保傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.通過辦公系統(tǒng)或電子郵件傳遞的格式文書，應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行登記和跟蹤，確保接收方已及時(shí)查閱。3.紙質(zhì)格式文書的傳遞應(yīng)采用專門的文件傳遞渠道，如文件收發(fā)室、機(jī)要通道等，并做好簽收記錄。（三）簽收與登記1.接收格式文書的部門或個(gè)人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收，并在規(guī)定的登記表格上簽字確認(rèn)。簽收記錄應(yīng)包括文書編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文部門、發(fā)文日期、簽收日期、簽收人等信息。2.對(duì)于重要格式文書，接收方應(yīng)在收到后立即進(jìn)行傳閱和處理，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給發(fā)文部門。五、格式文書的使用與保管（一）使用要求1.各部門和人員應(yīng)嚴(yán)格按照格式文書的規(guī)定用途和使用范圍使用格式文書，不得擅自擴(kuò)大或縮小使用范圍。2.在使用格式文書時(shí)，應(yīng)確保文書內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和合法性，不得篡改、偽造或擅自刪除文書內(nèi)容。3.涉及公司機(jī)密的格式文書，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行保管和使用，嚴(yán)格控制知悉范圍。（二）保管責(zé)任1.格式文書的保管實(shí)行“誰使用、誰保管”的原則，各部門和人員應(yīng)妥善保管本部門或個(gè)人使用的格式文書，防止丟失、損壞或泄密。2.公文類格式文書由公司辦公室負(fù)責(zé)集中保管，并建立專門的公文檔案，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和存放。3.業(yè)務(wù)類格式文書由各業(yè)務(wù)部門自行保管，應(yīng)建立相應(yīng)的業(yè)務(wù)文書檔案，確保文書的完整性和可追溯性。4.事務(wù)類格式文書由使用部門或個(gè)人根據(jù)需要自行保管，但重要事務(wù)類文書應(yīng)定期整理歸檔，交至公司檔案室或本部門檔案管理人員統(tǒng)一保管。（三）保管期限1.格式文書的保管期限應(yīng)根據(jù)文書的性質(zhì)、重要程度和法律法規(guī)要求確定。一般公文類格式文書的保管期限為[X]年，業(yè)務(wù)類格式文書的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)合同的履行期限和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定執(zhí)行，事務(wù)類格式文書的保管期限為[X]年。2.超過保管期限的格式文書，應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀前應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。六、格式文書的修訂與廢止（一）修訂原因1.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展、法律法規(guī)的變化或公司管理要求的調(diào)整，格式文書可能需要進(jìn)行修訂。2.當(dāng)格式文書在實(shí)際使用過程中發(fā)現(xiàn)存在內(nèi)容錯(cuò)誤、表述不清、格式不規(guī)范等問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂。（二）修訂流程1.格式文書的修訂由原起草部門或相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)提出修訂建議，并填寫《格式文書修訂申請(qǐng)表》，說明修訂的原因、內(nèi)容和依據(jù)。2.《格式文書修訂申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重大修訂的，需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.審批通過后，由原起草部門負(fù)責(zé)對(duì)格式文書進(jìn)行修訂，并按照本辦法規(guī)定的制定與審批流程進(jìn)行審核、審批和印發(fā)。4.修訂后的格式文書應(yīng)及時(shí)發(fā)放至相關(guān)部門和人員，并收回舊版文書進(jìn)行銷毀或存檔。（三）廢止程序1.當(dāng)格式文書不再適用或已被新的文書替代時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行廢止。2.格式文書的廢止由原起草部門或相關(guān)責(zé)任部門提出申請(qǐng)，并填寫《格式文書廢止申請(qǐng)表》，說明廢止的原因和依據(jù)。3.《格式文書廢止申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重要格式文書廢止的，需經(jīng)總經(jīng)理審批。4.審批通過后，由公司辦公室在辦公系統(tǒng)和相關(guān)檔案中進(jìn)行標(biāo)注，并通知各相關(guān)部門和人員停止使用該格式文書。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)格式文書的管理情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保各部門和人員嚴(yán)格按照本辦法的規(guī)定執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.格式文書的制定、審批、發(fā)放、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.格式文書的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、規(guī)范，是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.格式文書的編號(hào)、存檔等管理工作是否規(guī)范、有序。（三）檢查方式1.定期檢查：公司辦公室定期對(duì)格式文書的管理情況進(jìn)行全面檢查，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，公司辦公室可隨時(shí)對(duì)各部門的格式文書管理情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查重要格式文書的使用和保管情況。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)格式文書管理中存在的突出問題或重點(diǎn)事項(xiàng)，公司辦公室可組織專項(xiàng)檢查，深入查找問題原因，提出整改措施。（四）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司辦公室應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門發(fā)出《格式文書管理問題整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真分