檔案儲存管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案的科學管理，確保檔案的完整、安全與有效利用，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織的各項工作活動，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行保密管理。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司/組織內(nèi)部各部門及員工對檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責公司/組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）部門職責1.檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施公司/組織檔案管理制度。負責接收、征集公司/組織各部門形成的各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案的安全存儲。定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施銷毀工作。開展檔案統(tǒng)計工作，及時準確地反映檔案的收進、移出、保管、利用等情況。積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的各項工作提供檔案信息服務，編制檔案檢索工具和參考資料。組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識。2.各部門兼職檔案員職責負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。協(xié)助檔案管理部門開展檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，提供本部門檔案利用的相關信息。負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務經(jīng)營類檔案：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術研發(fā)、客戶服務等業(yè)務活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報表、技術資料、項目文檔等。3.基本建設類檔案：涉及公司/組織新建、改建、擴建項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收文件等。4.設備儀器類檔案：包括設備儀器的購置合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護保養(yǎng)記錄、報廢處理文件等。5.會計檔案：按照國家有關會計檔案管理的規(guī)定執(zhí)行，包括會計憑證、會計賬簿、財務報告等。6.聲像檔案：如照片、錄音、錄像等，記錄公司/組織重要活動、會議、工程建設等方面的影像資料。7.電子檔案：包括公司/組織在信息化建設過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁信息等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案形成后及時收集，不得積壓或散失。2.收集的檔案應真實、完整、準確，保持文件材料的原始面貌，不得擅自涂改、偽造。3.對于重要文件和資料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件保存地點和出處。4.電子檔案的收集應確保其真實性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲介質(zhì)進行保存。（三）歸檔時間1.行政管理類檔案應在文件辦理完畢后[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.業(yè)務經(jīng)營類檔案應根據(jù)業(yè)務活動的階段性特點，在項目結束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.基本建設類檔案應隨工程進度同步歸檔，在工程竣工驗收后[X]個月內(nèi)完成全部歸檔工作。4.設備儀器類檔案應在設備儀器驗收合格后[X]個工作日內(nèi)歸檔。5.會計檔案應按照會計年度進行整理歸檔，在年度終了后[X]個月內(nèi)移交檔案管理部門保管。6.聲像檔案應在活動結束后[X]個工作日內(nèi)整理歸檔。7.電子檔案應定期進行備份，并在相關業(yè)務活動結束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集到的檔案進行初步整理，按照檔案分類方案進行分類、編號、編目等工作。2.編制檔案移交清單，詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，一式兩份。3.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，審核無誤后辦理交接手續(xù)，雙方在檔案移交清單上簽字確認。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按年度分開，每個年度內(nèi)再按保管期限分類。2.保管期限分類法：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種保管期限。3.機構（問題）分類法：按照公司/組織的內(nèi)部機構或業(yè)務問題進行分類，同一機構（問題）下的檔案再按年度、保管期限排列。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標識和檢索。2.編號采用“全宗號年度保管期限機構（問題）代碼順序號”的結構。全宗號：由檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司/組織的檔案全宗。年度：采用公元紀年，如“20XX”。保管期限：分別用“永久”“長期”“短期”表示。機構（問題）代碼：根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機構或業(yè)務問題編制代碼，如“01”代表行政管理部，“02”代表市場營銷部等。順序號：按檔案在本類別中的排列順序依次編號，從“001”開始。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、責任者、日期、保管期限、密級等項目。2.檔案目錄應打印或書寫清晰、工整，采用A4紙格式，一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份供查閱使用。3.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案目錄的信息化管理，方便檔案的檢索和利用。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.庫房內(nèi)應配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）檔案裝具1.檔案裝具應選用符合國家標準的檔案柜、檔案架等，確保檔案的安全存放。2.檔案裝具應根據(jù)檔案的分類和排列順序進行編號，便于查找和管理。3.檔案裝具應定期進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案裝具的完好無損。（三）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序存放，不同保管期限、不同密級的檔案應分開存放。2.同一類檔案應集中存放，便于管理和查找。對于體積較大或數(shù)量較多的檔案，可采用專柜存放。3.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行異地備份，確保電子檔案的安全。（四）檔案保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是在相當長時期內(nèi)公司/組織需要查考的檔案，應列為長期保管。3.短期保管的檔案：凡是在較短時期內(nèi)公司/組織需要查考的檔案，應列為短期保管。（五）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案專家組成，負責對檔案鑒定工作進行組織和指導。3.檔案鑒定應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值，確保鑒定結果的科學性和準確性。（六）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，詳細列出檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，一式三份。2.檔案銷毀清冊應經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織主管領導批準后，方可組織實施銷毀工作。3.檔案銷毀工作應指定專人負責，在指定地點進行銷毀，并采用焚燒、粉碎等方式確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。銷毀完畢后，檔案銷毀清冊應永久保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關檔案利用的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.堅持保密原則，對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行利用，防止檔案信息的泄露。3.方便利用原則，優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項工作提供及時、有效的檔案信息服務。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關部門的檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應按照國家有關規(guī)定和公司/組織的審批程序辦理查閱手續(xù)。3.涉及司法案件等特殊情況需要查閱、借閱檔案的，應按照司法機關的要求辦理相關手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員可在檔案管理部門查閱檔案，檔案管理部門應提供必要的查閱條件，協(xié)助查閱人員查找所需檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.復制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復印件，但應注明復印件的出處，并加蓋檔案管理部門印章。（四）利用期限1.檔案查閱一般應在檔案管理部門指定的地點進行，當場查閱，不得帶出。如有特殊情況需要帶出的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理相關手續(xù)，限期歸還。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外單位查閱檔案的期限按照國家有關規(guī)定和公司/組織與外單位簽訂的協(xié)議執(zhí)行。（五）利用登記1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄。2.利用登記記錄應包括利用者姓名、單位、利用時間、利用檔案名稱、數(shù)量、利用方式、歸還時間等信息。3.定期對檔案利用登記記錄進行整理和統(tǒng)計，分析檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務質(zhì)量。3.確保檔案信息的安全存儲和有效利用，為公司/組織的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有力支持。（二）信息化系統(tǒng)建設1.選用符合公司/組織實際需求的檔案信息化管理軟件，確保軟件功能滿足檔案管理工作的要求。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。3.完善檔案信息化管理系統(tǒng)的功能模塊，包括檔案錄入、分類編目、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析、安全保密等功能。4.加強檔案信息化管理系統(tǒng)與公司/組織其他信息系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)檔案信息的共享和交互。（三）電子檔案管理1.電子檔案的形成、收集、整理、歸檔應遵循國家有關電子文件管理的規(guī)定和公司/組織的檔案管理制度。2.電子檔案應采用通用的、標準的文件格式進行存儲，確保其可讀性和可移植性。3.對電子檔案進行元數(shù)據(jù)管理，元數(shù)據(jù)應包括文件的題名、責任者、日期、格式、大小等信息，確保電子檔案的真實性和完整性。4.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息安全管理1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，對不同用戶賦予不同的操作權限，確保檔案信息的安全。2.采用防火墻、入侵檢測、加密技術等手段，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露，保障檔案信息化管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。4.加強對檔案管理人員的信息安全培訓，提高其安全意識和操作技能，防止因人為因素導致檔案信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對公司/組織各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.檔案管理部門負責組織實施檔案管理監(jiān)督檢查工作，制定監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、方法和時間安排。3.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理機構和人員的配備情況，檔案管理人員是否具備相應的業(yè)務知識和技能。3.檔案保管設施設備的配備和使用情況，檔案庫房的環(huán)境條件是否符合要求。4.檔案信息化管理工作的開展情況，檔案信息化管理系統(tǒng)