檔案數(shù)據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案數(shù)據(jù)管理，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性、準確性、安全性和可追溯性，提高公司運營效率和決策支持能力，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在檔案數(shù)據(jù)的形成、收集、整理、存儲、利用、保管、銷毀等全過程的管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案數(shù)據(jù)應如實反映公司各項業(yè)務活動的實際情況，確保數(shù)據(jù)真實可靠。2.完整性原則：全面收集和保存與公司業(yè)務相關的各類檔案數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)缺失或遺漏。3.準確性原則：檔案數(shù)據(jù)的記錄和處理應準確無誤，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。5.保密性原則：對涉及公司機密和敏感信息的檔案數(shù)據(jù)嚴格保密，防止信息泄露。6.便利性原則：檔案數(shù)據(jù)的管理應便于查詢、檢索和利用，提高工作效率。二、管理職責（一）檔案數(shù)據(jù)管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案數(shù)據(jù)管理規(guī)章制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案數(shù)據(jù)管理工作，指導和監(jiān)督各部門的檔案數(shù)據(jù)管理工作。3.負責公司各類檔案數(shù)據(jù)的集中收集、整理、存儲、保管和利用服務。4.建立和維護公司檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的安全存儲。5.定期對公司檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并按規(guī)定進行數(shù)據(jù)恢復演練。6.組織開展檔案數(shù)據(jù)管理人員的培訓和考核工作，提高管理人員的業(yè)務水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案數(shù)據(jù)的形成、收集、整理和初步審核工作，確保檔案數(shù)據(jù)的真實、完整和準確。2.按照公司檔案數(shù)據(jù)管理規(guī)定，定期向檔案數(shù)據(jù)管理部門移交本部門的檔案數(shù)據(jù)，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案數(shù)據(jù)管理部門做好檔案數(shù)據(jù)的查詢、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負責本部門檔案數(shù)據(jù)的安全保密工作，指定專人負責檔案數(shù)據(jù)的管理，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（三）檔案數(shù)據(jù)管理人員職責1.嚴格遵守檔案數(shù)據(jù)管理的各項規(guī)章制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案數(shù)據(jù)的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化和標準化。3.熟練掌握檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的操作技能，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲、檢索和維護等工作。4.定期對檔案數(shù)據(jù)進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理數(shù)據(jù)異常情況。5.保守檔案數(shù)據(jù)機密，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案數(shù)據(jù)。6.積極參加檔案數(shù)據(jù)管理部門組織的培訓和學習活動，不斷提高自身業(yè)務素質(zhì)。三、檔案數(shù)據(jù)的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、報表、合同、協(xié)議、會議記錄、工作底稿等紙質(zhì)和電子數(shù)據(jù)。2.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議及其補充文件，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、技術合同等。3.公司的財務報表、審計報告、稅務資料、預算計劃、成本核算資料等財務數(shù)據(jù)。4.公司的人事檔案、員工培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利文件等人力資源數(shù)據(jù)。5.公司的項目文檔，包括項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目進度報告、項目驗收報告等。6.公司的知識產(chǎn)權相關資料，如專利證書、商標注冊文件、著作權登記證書等。7.其他與公司業(yè)務相關的具有保存價值的檔案數(shù)據(jù)。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案數(shù)據(jù)的收集工作，確保檔案數(shù)據(jù)及時、完整地收集。2.檔案數(shù)據(jù)的收集應遵循真實性、完整性、準確性的原則，確保收集的數(shù)據(jù)真實反映業(yè)務活動實際情況，無遺漏、無差錯。3.對于電子檔案數(shù)據(jù)，應確保數(shù)據(jù)格式的規(guī)范性和兼容性，便于后續(xù)的整理和存儲。4.收集的檔案數(shù)據(jù)應進行初步審核，確保數(shù)據(jù)內(nèi)容符合相關規(guī)定和要求，對于不符合要求的數(shù)據(jù)應及時進行補充或修正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案數(shù)據(jù)的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案數(shù)據(jù)的管理效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案數(shù)據(jù)的來源、內(nèi)容、形式等特征進行分類，可分為行政管理類、業(yè)務管理類、財務管理類、人力資源管理類、項目管理類、知識產(chǎn)權管理類等類別。2.編號：對每一類檔案數(shù)據(jù)進行編號，以便于標識和管理。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和檢索。3.編目：編制檔案數(shù)據(jù)目錄，包括檔案數(shù)據(jù)的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于快速查找和了解檔案數(shù)據(jù)的基本情況。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)，應進行裝訂，確保檔案數(shù)據(jù)的整齊和牢固，便于保管和查閱。四、檔案數(shù)據(jù)的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲：設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案存儲設備，如檔案柜、貨架等，對紙質(zhì)檔案進行分類存放。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準要求。2.電子檔案存儲：采用磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等存儲設備，建立電子檔案數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，對電子檔案數(shù)據(jù)進行集中存儲。電子檔案數(shù)據(jù)應進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.云存儲：對于部分非敏感的檔案數(shù)據(jù)，可采用云存儲方式進行存儲，但應選擇具有良好信譽和安全保障的云服務提供商，并簽訂詳細的服務協(xié)議，確保數(shù)據(jù)的安全和隱私。（二）保管期限1.根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的重要性和歷史價值，確定不同檔案數(shù)據(jù)的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司發(fā)展有長遠利用價值的檔案數(shù)據(jù)，應永久保管。3.長期保管：凡是在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案數(shù)據(jù)，保管期限為[X]年。4.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案數(shù)據(jù)，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.建立健全檔案數(shù)據(jù)保管制度，明確檔案數(shù)據(jù)保管人員的職責和工作流程。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進行清查和盤點，核對檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對檔案數(shù)據(jù)的存儲環(huán)境進行監(jiān)測和維護，確保檔案數(shù)據(jù)存儲設備的正常運行，防止因環(huán)境因素導致檔案數(shù)據(jù)損壞或丟失。4.加強對檔案數(shù)據(jù)的安全防護，采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防磁等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。5.嚴格限制檔案數(shù)據(jù)的訪問權限，對涉及公司機密和敏感信息的檔案數(shù)據(jù)，實行專人專管，嚴格保密。五、檔案數(shù)據(jù)的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案數(shù)據(jù)的利用應符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，不得損害公司利益和他人合法權益。2.服務公司原則：檔案數(shù)據(jù)的利用應圍繞公司業(yè)務開展，為公司的決策、管理、運營等提供支持和服務。3.權限控制原則：嚴格按照檔案數(shù)據(jù)的訪問權限進行利用，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和保密。（二）利用流程1.申請：公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案數(shù)據(jù)的，應填寫《檔案數(shù)據(jù)利用申請表》，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交檔案數(shù)據(jù)管理部門。2.審批：檔案數(shù)據(jù)管理部門對《檔案數(shù)據(jù)利用申請表》進行審核，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的保密級別和訪問權限，報公司分管領導審批。對于涉及公司機密和敏感信息的檔案數(shù)據(jù)，需經(jīng)公司主要領導審批。3.查閱：經(jīng)審批同意后，檔案數(shù)據(jù)管理人員按照規(guī)定為利用人員提供檔案數(shù)據(jù)查閱服務。查閱紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)應在檔案庫房內(nèi)進行，查閱電子檔案數(shù)據(jù)應在指定的計算機上進行，并由檔案數(shù)據(jù)管理人員進行現(xiàn)場監(jiān)督。4.復制：利用人員如需復制檔案數(shù)據(jù)，應經(jīng)檔案數(shù)據(jù)管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。復制的檔案數(shù)據(jù)應與原件一致，并加蓋檔案數(shù)據(jù)管理部門印章。5.歸還：利用人員查閱或復制完畢后，應及時將檔案數(shù)據(jù)歸還檔案數(shù)據(jù)管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案數(shù)據(jù)管理人員應對歸還的檔案數(shù)據(jù)進行核對，確保檔案數(shù)據(jù)的完整和安全。（三）利用記錄1.檔案數(shù)據(jù)管理部門應建立檔案數(shù)據(jù)利用記錄臺賬，詳細記錄利用人員的姓名、部門、利用目的、利用內(nèi)容、利用期限、審批情況、查閱或復制情況等信息。2.檔案數(shù)據(jù)利用記錄臺賬應定期進行整理和歸檔，保存期限與相應檔案數(shù)據(jù)的保管期限一致。六、檔案數(shù)據(jù)的安全與保密（一）安全管理1.建立健全檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，明確檔案數(shù)據(jù)安全管理的目標、原則、措施和責任。2.加強檔案數(shù)據(jù)存儲設備的安全管理，定期對存儲設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行和數(shù)據(jù)的安全存儲。3.采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、身份認證等技術手段，保障檔案數(shù)據(jù)的傳輸和存儲安全。4.制定檔案數(shù)據(jù)安全應急預案，定期進行演練，提高應對突發(fā)事件的能力，確保在發(fā)生安全事故時能夠及時采取措施，減少損失。（二）保密管理1.加強對檔案數(shù)據(jù)管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，明確保密責任。2.對涉及公司機密和敏感信息的檔案數(shù)據(jù)，實行專人專管，嚴格限制訪問權限，嚴禁無關人員接觸。3.在檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲、利用、保管、銷毀等過程中，采取必要的保密措施，防止信息泄露。4.對違反保密規(guī)定的行為，按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的依法追究法律責任。七、檔案數(shù)據(jù)的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案數(shù)據(jù)。2.因保管不善或其他原因?qū)е聯(lián)p壞、變質(zhì)，無法使用的檔案數(shù)據(jù)。3.經(jīng)公司批準同意銷毀的其他檔案數(shù)據(jù)。（二）銷毀程序1.鑒定：檔案數(shù)據(jù)管理部門定期對檔案數(shù)據(jù)進行鑒定，確定需要銷毀的檔案數(shù)據(jù)清單，并編制《檔案數(shù)據(jù)銷毀鑒定表》。2.審批：《檔案數(shù)據(jù)銷毀鑒定表》經(jīng)檔案數(shù)據(jù)管理部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。對于涉及公司機密和敏感信息的檔案數(shù)據(jù)，需經(jīng)公司主要領導審批。3.銷毀：經(jīng)審批同意后，檔案數(shù)據(jù)管理部門組織實施檔案數(shù)據(jù)的銷毀工作。銷毀紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)應采用粉碎、焚燒等方式進行，確保數(shù)據(jù)無法恢復；銷毀電子檔案數(shù)據(jù)應采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術手段進行，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。4.記錄：檔案數(shù)據(jù)管理部門應建立檔案數(shù)據(jù)銷毀記錄臺賬，詳細記錄銷毀檔案數(shù)據(jù)的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員等信息。檔案數(shù)據(jù)銷毀記錄臺賬應永久保存。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立檔案數(shù)據(jù)管理監(jiān)督機制，定期對各部門的檔案數(shù)據(jù)管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案數(shù)據(jù)管理工作符合本辦法的規(guī)定和要求。2.檔案數(shù)據(jù)管理部門負責對公司檔案數(shù)據(jù)管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲、利用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量情況，包括檔案數(shù)據(jù)的完整性、準確性、真實性等。3.檔案數(shù)據(jù)的安全保密情況，包括檔案數(shù)據(jù)的存儲安全、訪問控制、保密措施等是否落實到位。4.檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的運行情況，包括系統(tǒng)的穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)的備份與恢復等。（三）問題整改1.對