檔案單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案單據(jù)管理，確保檔案單據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案單據(jù)的管理，包括但不限于合同、發(fā)票、文件、報(bào)告、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案單據(jù)由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中管理，確保檔案單據(jù)的完整性和一致性。2.分類(lèi)管理原則：根據(jù)檔案單據(jù)的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)，便于管理和查詢。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案單據(jù)的安全，防止檔案單據(jù)的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮公司各部門(mén)對(duì)檔案單據(jù)的利用需求，提供便捷的查詢和借閱服務(wù)。二、檔案單據(jù)的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.合同類(lèi)：包括采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。2.財(cái)務(wù)類(lèi)：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷(xiāo)單、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.行政類(lèi)：包括公司文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。4.業(yè)務(wù)類(lèi)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，進(jìn)一步細(xì)分各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案單據(jù)，如生產(chǎn)記錄、銷(xiāo)售訂單、客戶資料等。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：檔案單據(jù)編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)由字母和數(shù)字組成，具體規(guī)則如下：第一位字母表示檔案單據(jù)的類(lèi)別，如“C”表示合同類(lèi)，“F”表示財(cái)務(wù)類(lèi)，“A”表示行政類(lèi)，“B”表示業(yè)務(wù)類(lèi)。第二位至第四位數(shù)字表示年份，如“2023”表示2023年。第五位至第七位數(shù)字表示該類(lèi)別檔案單據(jù)的順序號(hào)，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。2.編號(hào)示例：合同編號(hào)“C2023001”表示2023年簽訂的第一份合同。三、檔案單據(jù)的收集與整理（一）收集1.各部門(mén)職責(zé)：公司各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案單據(jù)的收集工作，確保檔案單據(jù)的及時(shí)、完整。2.收集要求：檔案單據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對(duì)于電子檔案單據(jù)，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份。（二）整理1.分類(lèi)整理：檔案管理人員按照檔案單據(jù)的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案單據(jù)進(jìn)行分類(lèi)整理。2.編號(hào)標(biāo)注：在檔案單據(jù)上標(biāo)注編號(hào)，確保編號(hào)清晰、準(zhǔn)確。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙張較多的檔案單據(jù)，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，便于保管和查閱。4.建立目錄：根據(jù)檔案單據(jù)的分類(lèi)和編號(hào)，建立檔案單據(jù)目錄，注明檔案單據(jù)的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，便于查詢和管理。四、檔案單據(jù)的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.定期歸檔：各部門(mén)應(yīng)在每月末或每季度末將本部門(mén)的檔案單據(jù)整理后移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.及時(shí)歸檔：對(duì)于重要的檔案單據(jù)，應(yīng)在形成后及時(shí)移交檔案管理部門(mén)歸檔。（二）歸檔流程1.移交清單：各部門(mén)在移交檔案單據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)移交清單，注明檔案單據(jù)的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。2.審核接收：檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案單據(jù)進(jìn)行審核，確保檔案單據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。審核無(wú)誤后，辦理接收手續(xù)，并將檔案單據(jù)存入檔案庫(kù)。五、檔案單據(jù)的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)：公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)，用于存放檔案單據(jù)。檔案庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.存儲(chǔ)設(shè)備：對(duì)于電子檔案單據(jù)，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。（二）保管期限1.永久保管：對(duì)于涉及公司重大權(quán)益、重要?dú)v史資料等檔案單據(jù)，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案單據(jù)的保管期限根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，一般分為3年、5年、10年等。（三）保管要求1.分類(lèi)存放：檔案單據(jù)應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.標(biāo)識(shí)清晰：在檔案庫(kù)內(nèi)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，注明檔案單據(jù)的類(lèi)別、年份、保管期限等信息。3.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案單據(jù)進(jìn)行檢查，確保檔案單據(jù)的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案單據(jù)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、檔案單據(jù)的查閱與借閱（一）查閱1.查閱范圍：公司內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱檔案單據(jù)。查閱范圍應(yīng)根據(jù)工作需要和檔案單據(jù)的保密級(jí)別確定。2.查閱流程：查閱人員應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案單據(jù)的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案單據(jù)，不得擅自將檔案單據(jù)帶出檔案庫(kù)。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案單據(jù)，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.借閱范圍：公司內(nèi)部人員因工作需要，可以借閱檔案單據(jù)。借閱范圍應(yīng)根據(jù)工作需要和檔案單據(jù)的保密級(jí)別確定。對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案單據(jù)，一般不予借閱。如確需借閱，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱流程：借閱人員應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案單據(jù)的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的期限內(nèi)歸還檔案單據(jù)，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案單據(jù)，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、銷(xiāo)毀檔案單據(jù)。如發(fā)現(xiàn)檔案單據(jù)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案單據(jù)的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.保管期限屆滿：對(duì)于保管期限屆滿的檔案單據(jù)，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核后，可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.失去保存價(jià)值：對(duì)于因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因失去保存價(jià)值的檔案單據(jù)，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核后，可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀流程1.編制清單：檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案單據(jù)的銷(xiāo)毀條件，編制檔案單據(jù)銷(xiāo)毀清單，注明檔案單據(jù)的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.審批簽字：檔案單據(jù)銷(xiāo)毀清單經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。3.組織銷(xiāo)毀：檔案管理部門(mén)按照審批后的檔案單據(jù)銷(xiāo)毀清單，組織專人進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息。4.監(jiān)銷(xiāo)簽字：銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)由公司審計(jì)部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案單據(jù)銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。八、檔案單據(jù)的信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)1.系統(tǒng)功能：公司應(yīng)建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案單據(jù)的電子化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案單據(jù)的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.數(shù)據(jù)安全：檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取有效的安全措施，確保數(shù)據(jù)的安全和保密。如設(shè)置用戶權(quán)限、定期備份數(shù)據(jù)等。（二）電子檔案的管理1.格式規(guī)范：電子檔案應(yīng)采用規(guī)范的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS等。2.元數(shù)據(jù)錄入：在電子檔案錄入檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)錄入相關(guān)的元數(shù)據(jù)，如檔案單據(jù)的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，便于查詢和管理。3.備份管理：電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：公司審計(jì)部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案單據(jù)管理工作進(jìn)行檢查，確保檔案單據(jù)管理工作符合本辦法的規(guī)定。2.專項(xiàng)檢查：對(duì)于重要的檔案單據(jù)或檔案管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，公司應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。（二）考核評(píng)價(jià)1.考核指標(biāo)：公司應(yīng)建立檔案單據(jù)管理工作考核評(píng)價(jià)制度，明確考核指標(biāo)，如檔案單據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。2.考核方式：考核方式可以采用定期考核和不定期考核相結(jié)合的方式，對(duì)檔案管理部門(mén)和各部門(mén)的檔案單據(jù)管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。3.結(jié)果應(yīng)用：考核評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)與檔案管理部門(mén)和各部門(mén)的績(jī)效掛鉤