檔案實(shí)體管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案實(shí)體管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門形成的各類檔案實(shí)體的管理。（三）定義1.檔案實(shí)體：指本公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。2.檔案管理：包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目和利用等工作環(huán)節(jié)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件材料，如章程、協(xié)議、批復(fù)等。2.公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，包括合同、報(bào)告、報(bào)表、計(jì)劃等。3.公司/組織行政管理活動(dòng)中形成的文件材料，如通知、決定、會(huì)議紀(jì)要等。4.公司/組織財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如憑證、賬簿、報(bào)表等。5.公司/組織人事管理活動(dòng)中形成的文件材料，如招聘、培訓(xùn)、考核等記錄。6.公司/組織科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件材料，如設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。7.公司/組織對(duì)外交往活動(dòng)中形成的文件材料，如信函、協(xié)議、合同等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對(duì)重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）收集時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成收集歸檔。2.對(duì)重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)及時(shí)收集歸檔，確保檔案的完整性。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于保密和計(jì)算機(jī)管理。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。（三）整理要求1.整理檔案應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，便于管理和查找。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)重要檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年以下。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案部門提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.根據(jù)鑒定報(bào)告，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。六、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。2.定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。七、檔案編目（一）編目內(nèi)容1.編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.編制檔案檢索工具，如索引、指南等，便于檔案的查閱和利用。（二）編目要求1.編目應(yīng)做到準(zhǔn)確、規(guī)范、清晰。2.檔案目錄和檢索工具應(yīng)及時(shí)更新，確保信息的準(zhǔn)確性。八、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織檔案部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并有檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督。（三）利用要求1.查閱檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、偽造檔案。2.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和利用。九、檔案保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案保密責(zé)任。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識(shí)。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人