檔案征集管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案征集工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，有效收集和保存具有重要價(jià)值的各類(lèi)檔案資料，維護(hù)公司/組織歷史真實(shí)面貌，為公司/組織的發(fā)展提供有力的檔案支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織范圍內(nèi)檔案征集的各項(xiàng)活動(dòng)，包括但不限于各類(lèi)紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等的征集。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案征集工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保征集活動(dòng)的合法性、規(guī)范性。2.真實(shí)完整原則：注重征集檔案的真實(shí)性和完整性，保證所征集檔案能夠客觀(guān)、全面地反映公司/組織的歷史發(fā)展和業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.價(jià)值優(yōu)先原則：優(yōu)先征集對(duì)公司/組織具有重要?dú)v史、文化、科研、經(jīng)濟(jì)等價(jià)值的檔案資料，確保征集成果的質(zhì)量和效益。4.廣泛參與原則：鼓勵(lì)公司/組織全體員工、離退休人員以及社會(huì)各界人士積極參與檔案征集工作，拓寬檔案來(lái)源渠道。二、征集范圍（一）公司/組織發(fā)展歷程檔案1.公司/組織成立以來(lái)的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、決議、章程、制度等。2.公司/組織發(fā)展過(guò)程中的重大事件、重要活動(dòng)的相關(guān)資料，包括照片、影像、題詞、紀(jì)念冊(cè)等。（二）業(yè)務(wù)活動(dòng)檔案1.公司/組織各部門(mén)在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中形成的文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。2.科研項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等。3.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶(hù)資料、廣告宣傳資料等。（三）人事檔案1.員工入職、離職手續(xù)辦理過(guò)程中形成的相關(guān)材料，如勞動(dòng)合同、離職證明等。2.員工培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的檔案資料。3.離退休人員的相關(guān)檔案材料，包括退休審批表、榮譽(yù)證書(shū)等。（四）財(cái)務(wù)檔案1.公司/組織財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算計(jì)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、發(fā)票、收據(jù)等財(cái)務(wù)核算資料。（五）實(shí)物檔案1.公司/組織獲得的各類(lèi)榮譽(yù)獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書(shū)、錦旗等。2.具有代表性的產(chǎn)品樣本、模型、工具等。3.與公司/組織相關(guān)的名人字畫(huà)、紀(jì)念品等。（六）其他檔案1.反映公司/組織文化特色、員工風(fēng)貌的照片、影像、文學(xué)作品等。2.對(duì)公司/組織發(fā)展具有參考價(jià)值的其他各類(lèi)檔案資料。三、征集方式（一）主動(dòng)征集1.制定檔案征集計(jì)劃，明確征集目標(biāo)、范圍和重點(diǎn)，有針對(duì)性地向公司/組織內(nèi)部各部門(mén)、離退休人員以及相關(guān)單位發(fā)出征集通知。2.主動(dòng)走訪(fǎng)公司/組織的老領(lǐng)導(dǎo)、老同志、老員工，了解他們手中保存的與公司/組織有關(guān)的檔案資料，并進(jìn)行征集。3.關(guān)注社會(huì)媒體、行業(yè)動(dòng)態(tài)等信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與公司/組織相關(guān)的具有征集價(jià)值的檔案線(xiàn)索，主動(dòng)進(jìn)行聯(lián)系征集。（二）定向征集1.根據(jù)公司/組織發(fā)展需要和特定項(xiàng)目要求，確定定向征集對(duì)象，如特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專(zhuān)家、合作伙伴等，向其定向征集相關(guān)檔案資料。2.針對(duì)公司/組織歷史上的重大事件、重要活動(dòng)，定向征集相關(guān)當(dāng)事人、知情人提供的檔案資料。（三）捐贈(zèng)征集1.向公司/組織全體員工、離退休人員以及社會(huì)各界人士宣傳檔案征集工作的意義和價(jià)值，鼓勵(lì)他們自愿捐贈(zèng)具有保存價(jià)值的檔案資料。2.對(duì)捐贈(zèng)檔案資料的個(gè)人或單位，頒發(fā)捐贈(zèng)證書(shū)，并在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行表彰和宣傳。（四）購(gòu)買(mǎi)征集1.對(duì)于一些具有特殊價(jià)值且難以通過(guò)其他方式征集到的檔案資料，可以通過(guò)購(gòu)買(mǎi)的方式進(jìn)行征集。2.在購(gòu)買(mǎi)檔案資料時(shí)，要嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度進(jìn)行操作，確保購(gòu)買(mǎi)行為的合法性和規(guī)范性。四、征集程序（一）征集申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)、員工個(gè)人或其他單位如有符合征集范圍的檔案資料，可填寫(xiě)《檔案征集申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案資料的名稱(chēng)、數(shù)量、來(lái)源、形成時(shí)間、主要內(nèi)容、價(jià)值說(shuō)明等信息，并提交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)收到《檔案征集申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，判斷是否符合征集條件。（二）征集受理1.經(jīng)審核符合征集條件的申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)予以受理，并與申請(qǐng)人或相關(guān)單位取得聯(lián)系，進(jìn)一步了解檔案資料的具體情況。2.對(duì)于主動(dòng)征集、定向征集和購(gòu)買(mǎi)征集的檔案資料，檔案管理部門(mén)應(yīng)與相關(guān)單位或個(gè)人簽訂檔案征集協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）檔案整理1.檔案管理部門(mén)對(duì)征集到的檔案資料進(jìn)行整理，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.對(duì)征集到的電子檔案，要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。（四）檔案鑒定1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家以及檔案管理人員組成，對(duì)整理后的檔案資料進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，確定檔案的保管級(jí)別和處置方式，如永久保存、長(zhǎng)期保存或短期保存等。（五）檔案入庫(kù)1.經(jīng)過(guò)鑒定后的檔案資料，按照其保管級(jí)別分別存入相應(yīng)的檔案庫(kù)房或電子存儲(chǔ)設(shè)備中。2.建立檔案入庫(kù)登記制度，詳細(xì)記錄檔案資料的入庫(kù)時(shí)間、類(lèi)別、數(shù)量、保管期限等信息。五、征集工作管理（一）人員管理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案征集工作，明確其職責(zé)和工作流程，確保征集工作的順利開(kāi)展。2.加強(qiáng)對(duì)檔案征集工作人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，使其熟悉檔案征集的相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和工作方法。（二）經(jīng)費(fèi)管理1.設(shè)立檔案征集專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，用于支付檔案征集過(guò)程中的各項(xiàng)費(fèi)用，如購(gòu)買(mǎi)檔案資料的費(fèi)用、征集活動(dòng)的宣傳費(fèi)用、給捐贈(zèng)者的獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用等。2.檔案征集專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行，做到專(zhuān)款專(zhuān)用，確保經(jīng)費(fèi)使用的合理性和透明度。（三）安全管理1.建立健全檔案征集過(guò)程中的安全管理制度，確保征集到的檔案資料的安全。2.在檔案征集、整理、運(yùn)輸、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)，要采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案資料的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。（四）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案征集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查征集程序的合規(guī)性、經(jīng)費(fèi)使用的合理性、檔案整理和鑒定的準(zhǔn)確性等。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行整改。六、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在檔案征集工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)或個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)金等。2.對(duì)積極捐贈(zèng)具有重要價(jià)值檔案資料的個(gè)人或單位，除頒發(fā)捐贈(zèng)證書(shū)外，可根據(jù)實(shí)際情況給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）處罰1.對(duì)違反本辦法規(guī)定，在檔案征集工作中存在弄虛作假、故意隱瞞檔案資料真實(shí)情況等行為的單位或個(gè)人，視情節(jié)輕