檔案管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司/組織各項工作提供有力支持，特制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，確保檔案信息的準確性和可靠性。3.完整系統(tǒng)原則檔案的收集、整理應(yīng)保證齊全完整，保持檔案之間的有機聯(lián)系，形成系統(tǒng)的檔案體系。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案整理和存儲方式，提高檔案查閱和利用效率。（四）檔案定義本辦法所稱檔案，是指公司/組織在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實施檔案管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和檢索等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立和維護檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享利用。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。5.負責檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展和歷史研究提供檔案信息支持。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。（二）各部門檔案管理職責各部門負責本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，并指定專人負責檔案管理工作。其主要職責包括：1.負責收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門的檔案進行分類整理、立卷歸檔，并編制檔案目錄。3.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用和統(tǒng)計等工作。（三）檔案管理人員職責檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，嚴格遵守檔案管理工作紀律，認真履行以下職責：1.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和檢索等。2.對檔案進行定期檢查和清點，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。3.負責檔案信息的錄入和維護，保證檔案信息的準確性和及時性。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱和利用服務(wù)，并做好登記工作。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的文件、報告、合同、協(xié)議、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)憑證、技術(shù)資料、圖紙、照片、音像資料等各類載體的材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。4.公司/組織內(nèi)部各部門之間的往來文件、函件、報表等。5.反映公司/組織發(fā)展歷程、重大事件、重要活動的照片、錄像、錄音等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集應(yīng)遵循真實、準確、完整的原則，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案材料。3.對重要文件和資料，應(yīng)及時進行備份，防止丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。2.立卷將具有保存價值的文件材料按照一定的原則和方法進行組合，組成案卷。案卷應(yīng)保持相對獨立和完整，卷內(nèi)文件排列有序，編號清晰。3.編目對案卷和卷內(nèi)文件進行編號、編目，編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，以便于檔案的查閱和檢索。四、檔案的鑒定與保管（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點，從公司/組織的實際出發(fā)，根據(jù)檔案的價值和保管期限，準確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管凡是反映公司/組織一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的價值和保管期限，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準后，由檔案管理部門負責組織銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認。（五）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機密的檔案，查閱人應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織檔案管理部門負責人審核，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，在檔案管理部門指定地點查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的和查閱時間等信息。2.所在部門負責人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，將申請表提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。4.查閱人在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極主動地為公司/組織提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要，編制檔案參考資料，如大事記、組織沿革、專題文件匯編等，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展和歷史研究提供支持。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，及時掌握檔案管理工作動態(tài)。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱利用情況等。統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門。（二）移交工作1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門。移交時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。2.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)及時進行核對、登記，并按照檔案整理要求進行整理和上架。3.公司/組織撤銷、合并或分立時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，對檔案進行妥善處置，并辦理檔案移交手續(xù)。七、檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密紀律，保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。3.在檔案查閱和利用過程中，查閱人應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（二）安全制度1.檔案管理部門應(yīng)加強檔案安全管理，建立健全安全管理制度，落實安全責任。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防