檔案收集管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的收集、整理、保管和利用，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集公司/組織在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.時(shí)效性原則及時(shí)收集、整理和歸檔檔案，確保檔案信息的時(shí)效性，以便為公司/組織決策提供及時(shí)有效的支持。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、保管和利用工作。集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，建立健全檔案管理體系。負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等工作。開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織各項(xiàng)工作提供服務(wù)。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交。配備兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理。嚴(yán)格執(zhí)行公司/組織檔案管理制度，確保本部門檔案的完整與安全。二、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類檔案公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。公司/組織會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。公司/組織規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。公司/組織人事任免、獎(jiǎng)懲、考核等文件。公司/組織對(duì)外聯(lián)絡(luò)、合作、協(xié)議等文件。公司/組織行政事務(wù)處理文件，如公文、函件、通知等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案公司/組織業(yè)務(wù)項(xiàng)目的策劃、方案、合同等文件。業(yè)務(wù)項(xiàng)目的調(diào)研、分析、評(píng)估報(bào)告等。業(yè)務(wù)活動(dòng)中的來(lái)往信函、訂單、發(fā)票等文件。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析資料等。業(yè)務(wù)項(xiàng)目的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、總結(jié)等文件。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料。財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告等文件。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。財(cái)務(wù)資金管理、資產(chǎn)管理等相關(guān)文件。4.生產(chǎn)技術(shù)類檔案產(chǎn)品研發(fā)、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件等。生產(chǎn)工藝、操作規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等文件。生產(chǎn)設(shè)備的采購(gòu)、安裝、調(diào)試、維護(hù)等文件。生產(chǎn)過(guò)程中的檢驗(yàn)、檢測(cè)報(bào)告、記錄等。技術(shù)創(chuàng)新、技術(shù)改造項(xiàng)目的相關(guān)文件。5.市場(chǎng)營(yíng)銷類檔案市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析資料等。營(yíng)銷策劃方案、廣告宣傳資料等?？蛻糍Y料、銷售合同、訂單等文件。市場(chǎng)活動(dòng)記錄、促銷方案等文件。市場(chǎng)反饋信息、客戶投訴處理文件等。6.人力資源類檔案員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升等文件。員工勞動(dòng)合同、薪酬福利、社會(huì)保險(xiǎn)等文件。員工考勤記錄、請(qǐng)假審批等文件。員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。員工績(jī)效考核資料、獎(jiǎng)懲記錄等。7.其他類檔案公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。公司/組織參加的各類活動(dòng)的照片、視頻、音頻等聲像檔案。公司/組織與外部單位交換的資料、禮品等檔案。其他具有保存價(jià)值的文件、資料、實(shí)物等。（二）收集要求1.及時(shí)性各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的完整性和時(shí)效性。2.準(zhǔn)確性收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工作活動(dòng)的實(shí)際情況，不得有虛假、錯(cuò)誤信息。3.完整性按照檔案收集范圍，全面收集各類檔案資料，不得遺漏重要文件。4.規(guī)范性收集的檔案資料應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范要求，如格式統(tǒng)一、字跡清晰、簽字蓋章齊全等。（三）收集渠道1.內(nèi)部形成各部門在工作過(guò)程中直接形成的檔案資料，由本部門負(fù)責(zé)收集整理。2.部門移交各部門應(yīng)定期將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。3.外部接收接收上級(jí)主管部門、相關(guān)單位發(fā)來(lái)的文件、資料等，由檔案管理部門統(tǒng)一接收。（四）收集程序1.確定收集內(nèi)容各部門根據(jù)檔案收集范圍，結(jié)合本部門工作實(shí)際，確定需要收集的檔案資料清單。2.收集整理各部門兼職檔案管理人員按照清單收集檔案資料，并進(jìn)行初步整理，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.移交審核各部門將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門，檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案資料退回原部門重新整理。4.登記入庫(kù)審核通過(guò)的檔案資料，由檔案管理部門進(jìn)行登記，并按照檔案分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類編號(hào)，入庫(kù)保管。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律按照文件材料的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行整理，保持檔案的系統(tǒng)性。2.便于保管和利用整理后的檔案應(yīng)便于查找、借閱和利用，提高檔案管理工作效率。（二）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類、生產(chǎn)技術(shù)類、市場(chǎng)營(yíng)銷類、人力資源類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類目。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法可采用年度類別順序號(hào)的形式，如“2023X001”，其中“2023”表示年度，“X”表示類別代碼，“001”表示該類別下的順序號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。通過(guò)編目，便于快速查找和了解檔案的基本信息。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響檔案的查閱和利用。（三）整理要求1.保持文件材料的原貌不得隨意涂改、損壞文件材料，確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.區(qū)分不同價(jià)值根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定不同的保管期限和密級(jí)。3.規(guī)范整理流程嚴(yán)格按照檔案整理的方法和步驟進(jìn)行操作，確保整理工作的質(zhì)量和效率。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房設(shè)施庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管將紙質(zhì)檔案存放在檔案架或檔案柜中，按照檔案分類編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案保管對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)可采用光盤、硬盤等。同時(shí)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。3.聲像檔案保管對(duì)聲像檔案進(jìn)行分類整理，存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的目錄索引。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）保管要求1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全。2.安全防護(hù)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防護(hù)措施，嚴(yán)格控制庫(kù)房的出入人員，確保檔案的安全。3.環(huán)境維護(hù)保持檔案庫(kù)房的溫濕度適宜，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清潔消毒，防止檔案受到損壞。五、檔案利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定，不得損害公司/組織利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)至上原則以服務(wù)公司/組織各項(xiàng)工作為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.嚴(yán)格審批原則對(duì)檔案利用實(shí)行嚴(yán)格的審批制度，確保檔案利用的合理性和安全性。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部利用公司/組織各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后進(jìn)行利用。2.外部利用外單位因工作需要查閱、借閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可進(jìn)行利用。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱利用者因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用者因工作需要復(fù)制檔案的，須填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)審批后辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（四）利用要求1.遵守制度利用者應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.履行手續(xù)利用者應(yīng)按照規(guī)定履行檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。3.保密要求利用者應(yīng)對(duì)所查閱、借閱、復(fù)制的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管期限等因素，確定檔案的價(jià)值。2.準(zhǔn)確判定原則準(zhǔn)確判定檔案是否已失去保存價(jià)值，避免誤判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容和保存價(jià)值，確定其保管期限和是否需要銷毀。2.分析比較法通過(guò)對(duì)同類檔案的分析比較，判斷檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.審批銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。4.監(jiān)銷銷毀檔案時(shí)，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)各類檔案的數(shù)量，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制次數(shù)及利用效果等。3.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案的保管期限、密級(jí)分布、庫(kù)房溫濕度等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.定期統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)周期可根據(jù)實(shí)際情況確